Zo organiseer je een tributeconcert

Begin met de datum, locatie en begroting; pas daarna leg je de artiesten en techniek vast. Vraag de band vroeg om een technische fiche, zodat je weet welke microfoons, DI-boxen, monitorboxen en podiumruimte nodig zijn. Regel vergunningen, verzekering en ticketverkoop voordat je promotie start. In de laatste week draait alles om bevestigen: programma, catering, vrijwilligers, weersverwachting en het draaiboek. Op de concertdag houd je de laad- en loszone vrij en werk je met één actuele contactlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Artiesten boeken
2 personen
3
Technische wensen opvragen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Begroting vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Ticketverkoop openen
9
Promotie online plaatsen
2 personen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Reserveringen maken
14
Catering bestellen
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Draaiboek printen
17
Contactlijst printen
18
Programma bevestigen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Artiestenbriefing versturen
24
Locatie openen
2 personen
25
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
26
Podiumdelen plaatsen
4 personen
27
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
28
Instrumenten aansluiten
3 personen
29
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
30
Kabels veilig afplakken
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Entree en garderobe inrichten
2 personen
33
Bar inrichten
3 personen
34
Catering klaarzetten
3 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Wayfinding ophangen
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
39
Lichtcheck uitvoeren
2 personen

Event

40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Deuren openen
3 personen
42
Bezoekers inchecken
3 personen
43
Garderobe bemannen
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Aperitief serveren
3 personen
46
Optreden begeleiden
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Pauze aankondigen
50
Artiesten verzorgen
51
Tweede optreden begeleiden
3 personen
52
Publieksvragen afhandelen
53
Bar bedienen
3 personen
54
Publiek informeren over einde
55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

56
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
57
Dranken en eten opruimen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Meubilair afbreken
4 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Apparatuur retourneren
3 personen
65
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
66
Gevonden voorwerpen registreren
67
Leveranciersfacturen verzamelen
68
Borg en materialen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 8
Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 2
Klapkrukkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorboxenaantal 3
Geluidskabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Keyboardstandaardsaantal 2
Gitaarstandaardsaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 4

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Zaklampenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 80
Longdrinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 3

Decoratie

Achtergronddoek
Podiumdecoratie
Tafellopersaantal 8
Vaasjesaantal 12
Lichtletters

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handvegers en blikkenaantal 3
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Boek artiesten pas definitief nadat datum, locatie en begroting op elkaar aansluiten. Vraag tegelijk de technische wensen op; een ontbrekende mengtafel, monitorbox of kabel kan op de dag zelf niet snel worden opgelost.
Open de ticketverkoop zodra programma en zaalcapaciteit vaststaan en plan promotie op meerdere momenten. Verstuur uitnodigingen en plaats online promotie niet pas in de laatste week, want aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen kosten daarna nog verwerkingstijd.
Maak de podiumindeling op basis van de bezetting van het tributeconcert. Teken vooraf waar podiumdelen, microfoonstatieven, keyboard- en gitaarstandaards en muzieklessenaars komen, zodat de soundcheck niet verandert in schuiven met spullen.
Plan catering en dranken op het verwachte aantal bezoekers en de starttijd van het programma. Koel dranken vóór de deuren opengaan, bereid hapjes op tijd voor en zet naast glazen ook schenk kannen, borden en bestek klaar.
Print het draaiboek en de contactlijst uiterlijk één dag vooraf en wijs vrijwilligers concrete posten toe. Controleer op de dag zelf eerst de locatie, laad- en loszone, techniek en verlichting; pas daarna begin je met ontvangst, garderobe en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tributeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, begroting en het boeken van artiesten. Regel vergunningen, verzekering en techniek direct daarna, omdat die vaak langer duren dan de promotie.
Wanneer moet ik de techniek voor een tributeconcert regelen?: Vraag de technische wensen meteen bij het boeken van de artiesten op en leg de benodigde apparatuur uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer een week voor het concert alle luidsprekers, microfoons, kabels, stekkerdozen en monitorboxen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een tributeconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor podium, licht, geluid en inrichting, plus extra tijd voor een soundcheck. Open de locatie eerst voor de techniek en houd de laad- en loszone vrij voordat catering en bezoekers arriveren.
Wanneer moet ik uitnodigingen en tickets voor een tributeconcert regelen?: Open de ticketverkoop zodra artiesten, datum, locatie en programma bevestigd zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot enkele dagen voor het concert, zodat reserveringen en catering kloppen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.