Ein Tribute-Konzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Tribute-Konzert steht und fällt mit drei Dingen: einem passenden Künstler, einer belastbaren Technikplanung und einem klaren Ablauf. Lege zuerst Datum, Ort und Budget fest, bevor du Tickets oder Werbung startest. Kläre früh, welche Lautsprecher, Mikrofone, Monitorboxen und Anschlüsse benötigt werden. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Aufbau, Getränke und Zuständigkeiten vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Künstler buchen
2 Personen
- 3
Technische Anforderungen erfragen
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Budget festlegen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Ticketverkauf öffnen
- 9
Werbung online stellen
2 Personen
- 10
Poster verteilen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Reservierungen vornehmen
- 14
Catering bestellen
2 Personen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Ablaufplan ausdrucken
- 17
Kontaktliste drucken
- 18
Programm bestätigen
2 Personen
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Künstlerbriefing versenden
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
- 26
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
- 27
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 28
Instrumente anschließen
3 Personen
- 29
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 30
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 33
Bar einrichten
3 Personen
- 34
Catering bereitstellen
3 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 36
Wegweiser anbringen
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 39
Lichtcheck durchführen
2 Personen
Event
- 40
Künstler empfangen
2 Personen
- 41
Türen öffnen
3 Personen
- 42
Besucher einchecken
3 Personen
- 43
Garderobe besetzen
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 45
Aperitif servieren
3 Personen
- 46
Auftritt begleiten
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks auffüllen
2 Personen
- 49
Pause ankündigen
- 50
Künstler betreuen
- 51
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
- 52
Publikumsfragen bearbeiten
- 53
Bar bedienen
3 Personen
- 54
Publikum über das Ende informieren
- 55
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 57
Getränke und Essen wegräumen
3 Personen
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Möbel abbauen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Toiletten reinigen
2 Personen
- 64
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
- 65
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 66
Fundgegenstände registrieren
- 67
Lieferantenrechnungen sammeln
- 68
Kaution und Materialien prüfen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- Bühnentreppe
- StehtischeAnz. 8
- EsstischeAnz. 6
- StühleAnz. 80
- GarderobenständerAnz. 2
- KlapphockerAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorboxenAnz. 3
- AudiokabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KeyboardständerAnz. 2
- GitarrenständerAnz. 4
- NotenpulteAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Geschirr
- WeingläserAnz. 80
- LongdrinkgläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- KaraffeAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
Dekoration
- Hintergrundtuch
- Bühnendekoration
- TischläuferAnz. 8
- VasenAnz. 12
- Leuchtbuchstaben
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischsetAnz. 2
- ReinigungswagenAnz. 2
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
- KabelmattenAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Buche den Künstler erst, wenn Datum, Spielort und technische Anforderungen geklärt sind. Lass dir spätestens vier Wochen vorher bestätigen, welche Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen und Kabel benötigt werden.
- Prüfe Genehmigungen und Versicherung direkt nach der Ortswahl. Für ein Konzert mit Bühne, Verstärkung und Publikum können andere Vorgaben gelten als für eine private Feier.
- Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Programm und Einlasszeit bestätigt sind. Verschicke Einladungen und starte die Online-Werbung anschließend gebündelt, damit niemand mit unterschiedlichen Angaben arbeitet.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Ladezone freimachen, Bühne und Licht aufbauen, Soundcheck durchführen und erst danach Getränke kühlen sowie Snacks bereitstellen. Für den Soundcheck solltest du mindestens 90 Minuten reservieren.
- Drucke Ablaufplan und Kontaktliste am Vortag aus und teile Freiwillige für Einlass, Garderobe und Service ein. Prüfe die Wettervorhersage spätestens am Morgen des Konzerts und halte Taschenlampen für dunkle Wege bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Tribute-Künstler buchen?
- Beginne mindestens drei bis sechs Monate vor dem Konzert mit der Anfrage. Beliebte Termine sind oft früh vergeben; Technik, Vertrag und Künstlerbriefing sollten spätestens vier Wochen vor dem Auftritt feststehen.
- Welche Technik braucht ein Tribute-Konzert?
- Typisch sind Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Monitorboxen und passende Audiokabel. Lass dir vom Künstler eine konkrete Bühnen- und Anschlussliste geben und plane mindestens 90 Minuten für Aufbau und Soundcheck ein.
- Wann sollte man Tickets und Werbung starten?
- Öffne den Ticketverkauf, sobald Künstler, Ort, Datum und Programm bestätigt sind. Starte die Online-Werbung anschließend etwa sechs bis acht Wochen vor dem Konzert und verteile Poster spätestens drei Wochen vorher.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Konzerttag?
- Rechne für Bühne, Licht und Ton mit mindestens drei Stunden vor dem Einlass. Zusätzlich sollten Soundcheck, Künstlerbriefing, Getränkekühlung und die Einteilung der Freiwilligen abgeschlossen sein, bevor die ersten Gäste kommen.
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