Cómo organizar un concierto tributo sin perder el control
Un concierto tributo se organiza en un orden muy concreto: primero se cierran la fecha, el lugar, los artistas y el presupuesto; después se resuelven permisos, seguro y necesidades técnicas. La venta de entradas y la promoción deben empezar cuando el programa sea suficientemente firme. En la última semana, la atención pasa al catering, las preferencias dietéticas, el material, los voluntarios y el plan de trabajo. El mayor riesgo es confirmar al grupo sin haber comprobado antes el escenario, la carga y descarga y el equipo de sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contratar artistas
2 personas
- 3
Solicitar necesidades técnicas
- 4
Comprobar permisos
- 5
Comprobar el seguro
- 6
Fijar el presupuesto
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir la venta de entradas
- 9
Publicar la promoción en línea
2 personas
- 10
Distribuir carteles
3 personas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Hacer reservas
- 14
Pedir el catering
2 personas
- 15
Asignar voluntarios
2 personas
- 16
Imprimir el plan de trabajo
- 17
Imprimir la lista de contactos
- 18
Confirmar el programa
2 personas
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
3 personas
- 23
Enviar briefing a los artistas
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
- 26
Colocar las piezas del escenario
4 personas
- 27
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 28
Conectar los instrumentos
3 personas
- 29
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 30
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
- 31
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 32
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 33
Montar la barra
3 personas
- 34
Preparar la restauración
3 personas
- 35
Colgar la decoración
2 personas
- 36
Colgar señalización
2 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Realizar la prueba de sonido
4 personas
- 39
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Evento
- 40
Recibir a los artistas
2 personas
- 41
Abrir las puertas
3 personas
- 42
Registrar a los visitantes
3 personas
- 43
Atender el guardarropa
2 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir el aperitivo
3 personas
- 46
Acompañar la actuación
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer los aperitivos
2 personas
- 49
Anunciar el descanso
- 50
Atender a los artistas
- 51
Acompañar la segunda actuación
3 personas
- 52
Atender las preguntas del público
- 53
Atender la barra
3 personas
- 54
Informar al público sobre el final
- 55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 56
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 57
Recoger bebidas y comida
3 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 60
Retirar la decoración
2 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Limpiar el lugar
4 personas
- 63
Limpiar los baños
2 personas
- 64
Devolver el equipo
3 personas
- 65
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 66
Registrar objetos perdidos
- 67
Recoger facturas de proveedores
- 68
Comprobar la fianza y los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Mesas altascant. 8
- Mesas de comedorcant. 6
- Sillascant. 80
- Percheroscant. 2
- Taburetes plegablescant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cajas de monitorcant. 3
- Cables de sonidocant. 20
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 10
- Soportes para tecladocant. 2
- Soportes para guitarracant. 4
- Atriles de músicacant. 4
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
- Linternascant. 4
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos altoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Jarracant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
Decoración
- Lona de fondo
- Decoración del escenario
- Manteles runnerscant. 8
- Jarroncitoscant. 12
- Letras luminosas
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Juego de fregonacant. 2
- Carros de limpiezacant. 2
- Escobillas y recogedorescant. 3
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Postes separadorescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las necesidades técnicas con los artistas antes de contratar o alquilar el equipo. Pide por escrito los canales, micrófonos, cajas DI, monitores y soportes que necesitan, y revisa que haya suficientes regletas y cables alargadores.
- No abras la venta de entradas hasta tener confirmados el programa, el lugar y las condiciones de acceso. Si el concierto cambia después, tendrás que responder a compradores y rehacer parte de la promoción.
- Comprueba permisos y seguro con varias semanas de margen, no durante el montaje. También conviene confirmar quién puede acceder a la zona de carga y descarga y despejarla antes de que llegue el equipo.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y entrega el briefing al equipo artístico antes del día del concierto. Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos: depender de teléfonos guardados en un solo móvil retrasa cualquier incidencia.
- Calcula la atención al público además del escenario: mesas, sillas, percheros, vasos, copas, platos y cubiertos deben estar listos antes de abrir. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con tiempo, y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto tributo?
- Empieza como mínimo entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar artistas y lugar, comprobar permisos y seguro, preparar la parte técnica y dar tiempo a la venta de entradas y la promoción.
- ¿Cuándo hay que contratar el sonido para un concierto tributo?
- Solicita las necesidades técnicas en cuanto los artistas estén confirmados y cierra el equipo al menos 3 semanas antes. No esperes al montaje para comprobar altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, monitores y cableado.
- ¿Cuándo abrir la venta de entradas?
- Ábrela cuando estén confirmados la fecha, el lugar, el programa y las condiciones de acceso, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Así puedes promocionar el concierto sin anunciar datos que todavía pueden cambiar.
- ¿Qué hay que preparar la semana del concierto?
- Durante los 7 días anteriores confirma el programa, el pronóstico del tiempo, el catering, los voluntarios y los contactos. Haz la compra, enfría las bebidas, imprime el plan de trabajo y despeja la zona de carga y descarga antes de abrir el lugar.
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