Organiser un concert hommage, étape par étape
Un concert hommage demande plus qu’une scène et quelques artistes. Commencez par verrouiller la date, le lieu, le budget et les besoins techniques avant d’ouvrir la billetterie. La sonorisation, les autorisations et le chargement prennent souvent plus de temps que prévu. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au briefing des artistes et à l’ouverture du lieu le jour du concert.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Réserver des artistes
2 personnes
- 3
Demander les besoins techniques
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Vérifier l’assurance
- 6
Fixer le budget
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Ouvrir la billetterie
- 9
Publier la promotion en ligne
2 personnes
- 10
Distribuer les affiches
3 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Faire les réservations
- 14
Commander le catering
2 personnes
- 15
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 16
Imprimer le déroulé
- 17
Imprimer la liste des contacts
- 18
Confirmer le programme
2 personnes
- 19
Vérifier les prévisions météo
- 20
Faire les courses
3 personnes
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Préparer les en-cas
3 personnes
- 23
Envoyer le briefing aux artistes
- 24
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 25
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
- 26
Installer les éléments de scène
4 personnes
- 27
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 28
Brancher les instruments
3 personnes
- 29
Monter l’installation lumière
2 personnes
- 30
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 32
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
- 33
Aménager le bar
3 personnes
- 34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 35
Installer la décoration
2 personnes
- 36
Installer la signalétique
2 personnes
- 37
Vérifier les toilettes
- 38
Effectuer la vérification du son
4 personnes
- 39
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Événement
- 40
Accueillir les artistes
2 personnes
- 41
Ouvrir les portes
3 personnes
- 42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 43
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 44
Servir le café et le thé
2 personnes
- 45
Servir l'apéritif
3 personnes
- 46
Accompagner la prestation
3 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 49
Annoncer la pause
- 50
S’occuper des artistes
- 51
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
- 52
Gérer les questions du public
- 53
Tenir le bar
3 personnes
- 54
Informer le public de la fin
- 55
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
- 56
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 57
Ranger les boissons et la nourriture
3 personnes
- 58
Rassembler les déchets
3 personnes
- 59
Démonter le mobilier
4 personnes
- 60
Retirer la décoration
2 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 63
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 64
Retourner le matériel
3 personnes
- 65
Ranger le stock restant
2 personnes
- 66
Enregistrer les objets trouvés
- 67
Rassembler les factures des fournisseurs
- 68
Vérifier la caution et le matériel
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 6
- Escalier de podium
- Tables hautesqté 8
- Tables à mangerqté 6
- Chaisesqté 80
- Portantsqté 2
- Tabourets pliantsqté 6
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Subwoofersqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Boîtiers DIqté 4
- Caissons de monitoringqté 3
- Câbles audioqté 20
- Multiprisesqté 10
- Rallongesqté 10
- Supports de clavierqté 2
- Supports de guitareqté 4
- Pupitres de musiqueqté 4
Éclairage
- Projecteurs LED de scèneqté 8
- Pieds d’éclairageqté 2
- Éclairage d’ambianceqté 6
- Lampes de pocheqté 4
Vaisselle
- Verres à vinqté 80
- Verres à long drinkqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Carafeqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Pincesqté 6
- Planches à découperqté 3
Décoration
- Bâche de fond
- Décoration de scène
- Chemins de tableqté 8
- Petits vasesqté 12
- Lettres lumineuses
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Kit de lavageqté 2
- Chariots de ménageqté 2
- Balais à main et pellesqté 3
- Passe-câblesqté 12
- Poteaux de balisageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez les artistes avant de publier l’événement, puis demandez immédiatement leur fiche technique : nombre de microphones, boîtiers DI, retours, supports et instruments à prévoir. Sans ces informations, la console et le câblage risquent d’être incomplets.
- Bloquez la zone de chargement au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Les éléments de podium, haut-parleurs, subwoofers et éclairages doivent entrer et être installés avant l’ouverture des portes.
- Vérifiez les autorisations et l’assurance dès que le lieu est choisi, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Ajoutez dans votre budget les besoins techniques, le catering, l’impression et les éventuels renforts.
- N’attendez pas la dernière semaine pour répartir les bénévoles. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les inscriptions ou billets, une pour les artistes et une pour la scène pendant le concert.
- Imprimez le déroulé et la liste des contacts en 2 exemplaires le jour J. Confirmez le programme aux artistes 48 heures avant, puis vérifiez la météo et refroidissez les boissons avant l’arrivée des invités.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert hommage ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les artistes, obtenir les autorisations, confirmer la technique, ouvrir la billetterie et organiser la communication.
- Quand faut-il réserver les artistes pour un concert hommage ?
- Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence au moins 10 semaines avant. Demandez leur fiche technique au même moment afin de chiffrer la sonorisation, les microphones et les retours.
- Quand ouvrir la billetterie d’un concert hommage ?
- Ouvrez-la après confirmation des artistes, du lieu et du programme, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Évitez de vendre des billets tant que les autorisations essentielles ne sont pas vérifiées.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour du concert ?
- Prévoyez au moins 4 bénévoles pour une organisation simple : accueil, billetterie ou inscriptions, accompagnement des artistes et coordination de la scène. Ajoutez une personne si le public ou le nombre d’artistes augmente fortement.
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