Cómo organizar un concierto de gira sin perder el control

Un concierto de gira se organiza en una cadena de decisiones: primero se fija la fecha y se revisan las condiciones del artista; después se cierran el lugar, los permisos, la técnica y la seguridad. La venta de entradas y la promoción deben arrancar cuando la capacidad y los datos del recinto estén confirmados. En los últimos días, los fallos suelen aparecer en el transporte, el catering, la zona de carga y la hoja técnica. Sigue el plan por fases y deja por escrito quién se encarga de cada comprobación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del concierto
2 personas
2
Revisar el contrato del artista
2 personas
3
Registrar los datos del lugar
4
Solicitar permisos
5
Comprobar el seguro
6
Montar el escenario y distribuir la sala
2 personas
7
Comprobar la hoja técnica
2 personas
8
Reservar equipo técnico
2 personas
9
Cerrar acuerdos de catering
10
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
11
Comprobar el material de primeros auxilios
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Abrir la venta de entradas
14
Distribuir material promocional
3 personas
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Preparar la lista del equipo
18
Confirmar trayectos y aparcamiento
19
Planificar el transporte de los artistas
20
Realizar el pedido de catering
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Entregar el equipo
3 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Despejar la zona de carga
3 personas
26
Descargar la iluminación y el sonido
6 personas
27
Colocar las piezas del escenario
6 personas
28
Colgar el fondo
3 personas
29
Rematar los bordes del escenario
2 personas
30
Montar la estructura de iluminación
4 personas
31
Instalar la iluminación del escenario
3 personas
32
Ajustar la luz frontal
2 personas
33
Colocar los altavoces
4 personas
34
Colocar monitores
3 personas
35
Conectar los micrófonos
2 personas
36
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
37
Conectar la mesa de mezclas
2 personas
38
Preparar los instrumentos
3 personas
39
Hacer la prueba de sonido
5 personas
40
Montar backstage
3 personas
41
Preparar la recepción de artistas
2 personas
42
Montar el bufé de catering
3 personas
43
Enfriar las bebidas
2 personas
44
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
45
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
46
Inspeccionar el área de público
2 personas
47
Realizar briefing al personal
6 personas

Evento

48
Abrir las puertas
4 personas
49
Comprobar las entradas
4 personas
50
Recibir a los invitados
3 personas
51
Atender el guardarropa
2 personas
52
Recibir a los artistas
2 personas
53
Servir el catering
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reabastecer backstage
56
Coordinar el programa previo
2 personas
57
Anunciar el acto principal
58
Realizar el cambio de escenario
4 personas
59
Acompañar el concierto
5 personas
60
Comprobar la seguridad del público
4 personas
61
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
62
Cerrar el guardarropa
2 personas
63
Despedir al público
4 personas
64
Despedir a los artistas
2 personas

Seguimiento

65
Apagar la técnica
3 personas
66
Desmontar el equipo
6 personas
67
Desmontar el escenario
6 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Recoger la vajilla
3 personas
70
Lavar la vajilla
2 personas
71
Recoger el catering
3 personas
72
Clasificar residuos
2 personas
73
Limpiar la sala
4 personas
74
Limpiar el backstage
2 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Devolver las llaves del recinto
78
Devolver el material alquilado
3 personas
79
Inventariar el equipo
2 personas
80
Cerrar los ingresos de ventas
2 personas
81
Recoger facturas de proveedores
82
Responder a los mensajes de los visitantes
83
Retirar el material promocional
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Percheroscant. 4
Mesas plegablescant. 6

Equipo

Piezas de escenariocant. 24
Altavocescant. 6
Monitores de escenariocant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 16
Cables de micrófonocant. 16
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffacant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Cabezas móvilescant. 6
Estructuras de iluminacióncant. 2
Trípodes de iluminacióncant. 4
Cables alargadorescant. 12

Decoración

Telón de fondo
Telón de escenario
Señales de flechascant. 12
Pósteres del programacant. 20

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Cucharonescant. 8

Catering

Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Porta-servilletascant. 8
Compras

Limpieza

Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Lámparas de iluminación de emergenciacant. 6
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Emisión de entradas

Escáneres de entradascant. 4
Terminales de pagocant. 3
Cajas de caudalescant. 2
Pulserascant. 500
Números de guardarropacant. 250

Comunicación

Walkie-talkiescant. 10
Auriculares para walkie-talkiescant. 10
Credenciales del equipocant. 30

Consejos

Empieza por el contrato del artista y la ficha del lugar. Antes de abrir la venta de entradas, confirma la fecha, el aforo disponible, los datos del recinto, los permisos necesarios y el seguro.
Cierra la parte técnica con tiempo: compara la hoja técnica con el equipo reservado y revisa altavoces, monitores, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI y cableado. Una discrepancia el día del concierto puede retrasar toda la prueba de sonido.
Reserva una franja concreta para carga y montaje. Despeja la zona de carga antes de abrir el recinto y comprueba que el escenario, la iluminación y las canaletas para cables estén listos antes de que llegue el público.
Planifica el transporte de los artistas con horarios y puntos de aparcamiento confirmados. No dejes esta coordinación para el mismo día: un trayecto impreciso puede afectar al montaje, la prueba de sonido y la apertura de puertas.
Calcula el catering a partir de la lista real del equipo y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Confirma también vasos, tazas y platos con antelación para no descubrir faltantes cuando ya haya empezado el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de gira?: Empieza al menos 8 semanas antes para cerrar fecha, contrato, recinto, permisos y seguro. Reserva el equipo técnico y define el transporte como mínimo 3 semanas antes; deja la última semana para confirmar horarios, catering y montaje.
¿Cuándo se pueden poner a la venta las entradas?: Abre la venta cuando estén confirmados el recinto, el aforo, la fecha y las condiciones del contrato. Como referencia, suele hacerse entre 4 y 8 semanas antes del concierto, después de comprobar también los permisos necesarios.
¿Qué hay que revisar el día antes del concierto?: Revisa la hoja técnica, la lista del equipo, los trayectos, el aparcamiento, el catering y el plan de seguridad. Haz una última comprobación entre 24 y 48 horas antes y confirma la hora de apertura de la ubicación y de despeje de la zona de carga.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje de un concierto?: Reserva al menos 4 horas para descargar, montar escenario, distribuir la sala, instalar sonido e iluminación y ordenar el cableado. Añade tiempo para la prueba de sonido: el margen exacto depende del equipo y de las condiciones del contrato del artista.

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