Organiser un concert et une tournée sans rien laisser au dernier moment

Un concert et une tournée se préparent dans un ordre précis : d’abord la date, le contrat et le lieu, puis les autorisations, la technique et la sécurité. Ensuite seulement, vous pouvez lancer la billetterie et la promotion. Les problèmes arrivent souvent quand la fiche technique, les trajets ou la restauration sont confirmés trop tard. Ce plan de 83 tâches vous aide à coordonner les artistes, l’équipe, le matériel et l’accueil jusqu’au chargement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du concert
2 personnes
2
Vérifier le contrat de l'artiste
2 personnes
3
Consigner les informations du lieu
4
Demander les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Créer l’agencement de la scène et de la salle
2 personnes
7
Vérifier la fiche technique
2 personnes
8
Réserver le matériel technique
2 personnes
9
Finaliser les accords de restauration
10
Établir le plan de sécurité
2 personnes
11
Vérifier le matériel de premiers secours
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Ouvrir la billetterie
14
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Établir la liste de l'équipe
18
Confirmer les trajets et le stationnement
19
Planifier le transport des artistes
20
Passer la commande traiteur
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Livrer l'équipement
3 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Dégager la zone de chargement
3 personnes
26
Décharger l'éclairage et le son
6 personnes
27
Installer les éléments de scène
6 personnes
28
Suspendre le fond de scène
3 personnes
29
Finir les bords de scène
2 personnes
30
Monter la structure d’éclairage
4 personnes
31
Installer l’éclairage de scène
3 personnes
32
Orienter l’éclairage frontal
2 personnes
33
Installer les haut-parleurs
4 personnes
34
Installer les écrans
3 personnes
35
Brancher les microphones
2 personnes
36
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
37
Brancher la table de mixage
2 personnes
38
Installer les instruments
3 personnes
39
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
40
Aménager les coulisses
3 personnes
41
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
42
Monter le buffet traiteur
3 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
45
Aménager l'entrée et le vestiaire
3 personnes
46
Vérifier l’espace public
2 personnes
47
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes

Événement

48
Ouvrir les portes
4 personnes
49
Vérifier les billets
4 personnes
50
Accueillir les invités
3 personnes
51
Tenir le vestiaire
2 personnes
52
Accueillir les artistes
2 personnes
53
Servir le service traiteur
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Approvisionner les coulisses
56
Encadrer le pré-programme
2 personnes
57
Annoncer la tête d'affiche
58
Effectuer le changement de scène
4 personnes
59
Encadrer le concert
5 personnes
60
Vérifier la sécurité du public
4 personnes
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Fermer le vestiaire
2 personnes
63
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
64
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

65
Éteindre la technique
3 personnes
66
Démonter le matériel
6 personnes
67
Démonter la scène
6 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Ranger le service traiteur
3 personnes
72
Trier les déchets
2 personnes
73
Nettoyer la salle
4 personnes
74
Nettoyer les coulisses
2 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés
77
Restituer les clés du lieu
78
Retourner les matériels de location
3 personnes
79
Inventorier l’équipement
2 personnes
80
Clôturer le produit des ventes
2 personnes
81
Rassembler les factures des fournisseurs
82
Répondre aux messages des visiteurs
83
Retirer le matériel promotionnel
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 4
Tables pliantesqté 6

Équipement

Éléments de podiumqté 24
Haut-parleursqté 6
Moniteurs de scèneqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 16
Câbles de microqté 16
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 6
Ponts lumineuxqté 2
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 12

Décoration

Fond de scène
Drapé de scène
Panneaux de flèchesqté 12
Affiches du programmeqté 20

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 8

Catering

Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Porte-serviettesqté 8
Courses

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes d’éclairage de secoursqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Billetterie

Scanners de billetsqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 500
Numéros de vestiaireqté 250

Communication

Talkies-walkiesqté 10
Casques pour talkie-walkiesqté 10
Badges de l’équipeqté 30

Conseils

Commencez par la date, le contrat de l’artiste et les informations du lieu. Vérifiez au moins 4 points dans le contrat : horaires, besoins techniques, transport et restauration.
Traitez la fiche technique avant de réserver le matériel. Elle détermine notamment la table de mixage, les microphones, les retours de scène, les boîtiers DI et le nombre de câbles nécessaires.
Dessinez l’agencement de la scène et de la salle avant l’installation. Prévoyez les passages de câbles, la zone de chargement et l’emplacement des enceintes, des projecteurs et des tables.
Confirmez les trajets, le stationnement et le transport des artistes avant le jour du concert. Pour une tournée, rassemblez ces informations dans un seul planning avec une heure d’arrivée et un contact par étape.
Ne repoussez pas la restauration et les besoins alimentaires à la dernière semaine. Passez la commande après avoir traité les inscriptions et vérifié les quantités de verres, tasses et assiettes.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir la billetterie pour un concert ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu, le contrat de l’artiste et les autorisations principales sont confirmés. Gardez au moins 4 semaines pour diffuser les invitations et le matériel promotionnel.
Quand réserver le matériel technique d’un concert ?: Réservez-le après vérification de la fiche technique, idéalement 3 à 4 semaines avant le concert. Contrôlez aussi les enceintes, moniteurs, microphones, câbles, multiprises et enrouleurs électriques.
Combien de temps prévoir pour installer une scène de concert ?: Prévoyez au minimum 4 heures pour la livraison, le montage de la scène, le câblage, l’éclairage et les essais. Ajoutez du temps si le lieu impose un accès limité ou un chargement par étapes.
Quand préparer le plan de sécurité d’un concert ?: Établissez-le avant l’ouverture de la billetterie et vérifiez le matériel de premiers secours au plus tard la veille. Le plan doit couvrir les accès, les sorties, la circulation du public et la zone de chargement.

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