Tourneekonzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Tourneekonzert beginnt nicht mit dem Aufbau der Bühne, sondern mit bestätigten Daten, einem geprüften Künstlervertrag und einem realistischen Ablaufplan. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Technik, Sicherheit, Ticketverkauf und die Abstimmung mit Künstlern und Crew. Plane Transport, Catering und Ausrüstung früh genug, damit am Veranstaltungstag keine offenen Absprachen den Einlass verzögern. Diese Reihenfolge hilft dir, die 83 Aufgaben in sinnvolle Phasen zu teilen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzertdatum bestätigen
2 Personen
2
Künstlervertrag prüfen
2 Personen
3
Veranstaltungsdaten festhalten
4
Genehmigungen beantragen
5
Versicherung prüfen
6
Bühnen- und Saalaufteilung erstellen
2 Personen
7
Technischen Rider prüfen
2 Personen
8
Technische Geräte reservieren
2 Personen
9
Cateringabsprachen festhalten
10
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
11
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Ticketverkauf öffnen
14
Werbematerial verteilen
3 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Crewliste zusammenstellen
18
Fahrten und Parken bestätigen
19
Künstlertransport planen
20
Cateringbestellung aufgeben
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Ausrüstung ausliefern
3 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Laderaum freimachen
3 Personen
26
Licht und Ton ausladen
6 Personen
27
Bühnenelemente aufstellen
6 Personen
28
Hintergrund aufhängen
3 Personen
29
Bühnenkanten fertigstellen
2 Personen
30
Lichtbrücke montieren
4 Personen
31
Bühnenbeleuchtung aufstellen
3 Personen
32
Frontlicht ausrichten
2 Personen
33
Lautsprecher aufstellen
4 Personen
34
Monitore aufstellen
3 Personen
35
Mikrofone anschließen
2 Personen
36
Kabel sicher abkleben
2 Personen
37
Mischpult anschließen
2 Personen
38
Instrumente bereitstellen
3 Personen
39
Soundcheck durchführen
5 Personen
40
Backstage einrichten
3 Personen
41
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
42
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
43
Getränke kalt stellen
2 Personen
44
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen
45
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
46
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
47
Crew-Briefing abhalten
6 Personen

Event

48
Türen öffnen
4 Personen
49
Tickets kontrollieren
4 Personen
50
Gäste empfangen
3 Personen
51
Garderobe besetzen
2 Personen
52
Künstler empfangen
2 Personen
53
Catering ausgeben
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Backstage versorgen
56
Vorprogramm betreuen
2 Personen
57
Hauptact ankündigen
58
Podiumswechsel durchführen
4 Personen
59
Konzert begleiten
5 Personen
60
Publikumssicherheit überprüfen
4 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Garderobe abschließen
2 Personen
63
Publikum verabschieden
4 Personen
64
Artiesten verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Technik ausschalten
3 Personen
66
Ausrüstung abbauen
6 Personen
67
Bühne abbauen
6 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
2 Personen
71
Catering aufräumen
3 Personen
72
Abfall trennen
2 Personen
73
Saal reinigen
4 Personen
74
Backstage reinigen
2 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Locationschlüssel zurückgeben
78
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
79
Ausstattung inventarisieren
2 Personen
80
Verkaufserlös abrechnen
2 Personen
81
Lieferantenrechnungen sammeln
82
Besucheranfragen beantworten
83
Werbematerial entfernen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 12
BiertischeAnz. 8
StühleAnz. 80
GarderobenständerAnz. 4
KlappischeAnz. 6

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 24
LautsprecherAnz. 6
BühnemonitoreAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 16
MikrofonkabelAnz. 16
KabeltrommelnAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
Gaffa-TapeAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
Moving headsAnz. 6
LichttraversenAnz. 2
LichtstativeAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12

Dekoration

Hintergrundvorhang
Bühnenvorhang
PfeilschilderAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Catering

ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
ServiettenhalterAnz. 8
Einkäufe

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
NotbeleuchtungslampenAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Ticketing

TicketscannerAnz. 4
KartenterminalsAnz. 3
GeldkassettenAnz. 2
ArmbänderAnz. 500
GarderobennummernAnz. 250

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 10
Walkie-Talkie-HeadsetsAnz. 10
Crew-BadgesAnz. 30

Tipps

Lege Konzertdatum, Veranstaltungsdaten und Künstlervertrag zuerst fest. Prüfe dabei technische Anforderungen, Anreise, Aufbauzeiten und Zuständigkeiten, bevor du Tickets oder Werbematerial veröffentlichst.
Beantrage Genehmigungen und prüfe die Versicherung frühzeitig. Sicherheitsplan, Erste-Hilfe-Materialien und die Saalaufteilung müssen vor dem Einlass fertig sein, nicht erst während des Aufbaus.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Kapazität, Einlass, Bestuhlung und Bühnenfläche feststehen. Erfasse Ernährungswünsche laufend und gib die Cateringbestellung mit einer festen Personenzahl auf.
Reserviere Lautsprecher, Monitore, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Lichttechnik anhand des technischen Riders. Kontrolliere vor der Anlieferung, ob Kabeltrommeln, Steckdosenleisten, Kabelkanäle und Gaffa-Tape vorhanden sind.
Plane Künstlertransport, Fahrten, Parken und die Crew-Liste spätestens in der letzten Vorbereitungswoche. Am Veranstaltungstag sollten Laderaum und Zufahrt frei sein, bevor die Location geöffnet wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tourneekonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Künstlervertrag, Genehmigungen und Technik. Catering, Transport und Crew sollten spätestens 7 Tage vor dem Konzert bestätigt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Tourneekonzert starten?: Starte den Verkauf erst, wenn Veranstaltungsdaten, Saalkapazität und Einlassregeln feststehen. In der Praxis liegt der Start häufig 4 bis 8 Wochen vor dem Konzert.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Tourneekonzert?: Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Für Künstler und Crew rechnest du zusätzlich nach deren Aufenthaltsdauer und Cateringabsprache.
Wann muss die Technik für ein Konzert geprüft werden?: Vergleiche den technischen Rider mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin mit der vorhandenen oder reservierten Ausstattung. Die vollständige Lieferung sollte am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass kontrolliert werden.

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