Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin een toneelavond niet met decor of uitnodigingen, maar met de voorstelling, datum en locatie. Controleer daarna de voorstellingsrechten en vergunningen, bevestig cast en crew en leg het repetitierooster vast. Pas wanneer de productie staat, regel je publiek, techniek, decor, kostuums en catering. Plan de technische doorloop en laatste repetitie ruim voor de avond zelf; daar komen ontbrekende rekwisieten, kabels en cues meestal nog boven water.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Voorstellingsrechten regelen
5
Cast en crew bevestigen
2 personen
6
Repetitierooster maken
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Promotie publiceren
11
Decorontwerp uitwerken
2 personen
12
Kostuums selecteren
2 personen
13
Rekwisietenlijst maken
2 personen
14
Techniekplan maken
2 personen
15
Aanmeldingen verwerken
16
Dieetwensen verzamelen
17
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
18
Programma afdrukken
19
Route- en parkeerinformatie sturen
20
Decor bouwen
3 personen
21
Rekwisieten controleren
2 personen
22
Kostuums passen
3 personen
23
Technische doorloop uitvoeren
5 personen
24
Laatste repetitie uitvoeren
8 personen
25
Publiekslijst sluiten
26
Catering bevestigen
27
Boodschappenlijst controleren
2 personen
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Decor naar locatie brengen
3 personen
30
Kostuums naar locatie brengen
2 personen
31
Publieksontvangst inrichten
2 personen
32
Zaalindeling uitzetten
3 personen
33
Podiumdelen plaatsen
4 personen
34
Decor opbouwen
4 personen
35
Licht ophangen en richten
3 personen
36
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
37
Microfoons testen
2 personen
38
Statafels en garderobe plaatsen
2 personen
39
Koffie- en barpunt inrichten
3 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Servies klaarzetten
2 personen
43
Programma's klaarleggen
44
Kleedkamers inrichten
2 personen
45
Kostuums klaarleggen
2 personen
46
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
47
Lichtstanden programmeren
2 personen
48
Technische eindcontrole uitvoeren
3 personen
49
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
50
Briefing backstage geven
3 personen

Event

51
Deuren openen
4 personen
52
Bezoekers verwelkomen
4 personen
53
Programma's uitdelen
2 personen
54
Koffie en thee serveren
3 personen
55
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
56
Aankondiging verzorgen
57
Licht en geluid bedienen
2 personen
58
Rekwisieten wisselen
2 personen
59
Backstage omkleden begeleiden
2 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Pauzehapjes serveren
4 personen
62
Pauze aankondigen
63
Zaalrondes uitvoeren
2 personen
64
Applausmoment begeleiden
65
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
66
Garderobe bemannen
2 personen

Nazorg

67
Dranken afsluiten
2 personen
68
Decor afbreken
4 personen
69
Podiumdelen afbreken
4 personen
70
Licht en geluid uitschakelen
2 personen
71
Rekwisieten en kostuums verzamelen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
74
Zaal schoonmaken
3 personen
75
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
76
Locatie eindcontroleren
2 personen
77
Gevonden voorwerpen verzamelen
78
Materialen terugbrengen
2 personen
79
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
80
Rekwisieten retourneren
2 personen
81
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Stoelenaantal 110
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Klaptafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8
Waterkannenaantal 8
Thermosflessenaantal 4

Apparatuur

Mengpaneel
Speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
DI-box
Kassabox
Pinapparaat
Entreebord
Gereedschapskist
Accuboormachinesaantal 2
Hamersaantal 2
Meetlintenaantal 2
Trapladdersaantal 2
Gaffer tapeaantal 6
Tie-wrapsaantal 2

Verlichting

Theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Gordijnenaantal 2
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Krijtbordenaantal 3
Pijlenbordenaantal 8
Garderobehangersaantal 120
Naambadgesaantal 20
Polsbandjesaantal 120

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie vroeg vast en controleer meteen podiumruimte, stoelenopstelling, stroompunten en parkeermogelijkheden. Een mengpaneel, speakers, microfoons en theaterspots vragen vaak meer aansluitingen en kabels dan vooraf gedacht.
Regel voorstellingsrechten voordat je de promotie publiceert. Zet de uiterste datum voor cast- en crewbevestiging in je planning, zodat het repetitierooster niet telkens opnieuw verschuift.
Maak voor decor, kostuums en rekwisieten aparte controlepunten. Plan de decorbouw en kostuumpas niet alleen aan het einde: ontbrekende kleding of een niet-passend podiumdeel kan een repetitie stilleggen.
Sluit de publiekslijst op een vast moment en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Bereken daarna pas de hoeveelheden koffie, thee, water en gebak en controleer of kopjes, glazen, borden en serveerbestek beschikbaar zijn.
Doe de technische doorloop met de volledige licht- en geluidsopstelling, inclusief DI-box, microfoonstandaards, verlengkabels en stekkerdozen. Houd daarna nog minstens één laatste repetitie vrij zonder nieuwe decor- of tekstwijzigingen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de locatie voor een toneelavond reserveren?: Reserveer de locatie zodra voorstelling en datum voorlopig vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij het boeken ook opbouwtijd, afbouwtijd, podiumafmetingen, stoelen en beschikbare stroom.
Wanneer regel ik de voorstellingsrechten voor een toneelavond?: Vraag de voorstellingsrechten aan voordat je uitnodigingen of promotie publiceert, idealiter 8 tot 12 weken voor de voorstelling. Zonder toestemming kan de voorstelling niet zomaar openbaar worden opgevoerd.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een toneelavond?: Plan meestal 6 tot 10 repetities, afhankelijk van de lengte en moeilijkheid van het stuk. Reserveer daarnaast een technische doorloop en een laatste repetitie in de laatste 7 dagen voor de voorstelling.
Wanneer sluit je de publiekslijst en bestel je catering?: Sluit de publiekslijst ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf. Bereken daarna de catering op basis van het definitieve aantal bezoekers en controleer meteen servies, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.