Themenabend organisieren: Schritt für Schritt zum stimmigen Abend

Ein Themenabend mit Aufführung braucht mehr als Dekoration und Einladungen. Lege zuerst Show, Datum und Location fest, kläre Genehmigungen sowie Aufführungsrechte und bestätige anschließend Cast und Crew. Danach folgen Probenplan, Technik, Kostüme, Requisiten und die Anmeldung des Publikums. Plane außerdem Catering, Sitzplätze, Parkinformationen und einen festen Aufbauablauf ein, damit am Veranstaltungstag nicht die letzten Details den Beginn verzögern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Show und Datum festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Aufführungsrechte regeln
5
Cast und Crew bestätigen
2 Personen
6
Probenplan erstellen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen öffnen
10
Werbung veröffentlichen
11
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
12
Kostüme auswählen
2 Personen
13
Requisitenliste erstellen
2 Personen
14
Technikplan erstellen
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Cateringmengen berechnen
2 Personen
18
Programm drucken
19
Route- und Parkinformationen senden
20
Dekor aufbauen
3 Personen
21
Requisiten kontrollieren
2 Personen
22
Kostüme anprobieren
3 Personen
23
Technische Generalprobe durchführen
5 Personen
24
Letzte Probe durchführen
8 Personen
25
Publikumsliste schließen
26
Catering bestätigen
27
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Dekoration zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
30
Kostüme zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
31
Publikumsempfang einrichten
2 Personen
32
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
33
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
34
Dekor aufbauen
4 Personen
35
Licht aufhängen und ausrichten
3 Personen
36
Musikanlage anschließen
2 Personen
37
Mikrofone testen
2 Personen
38
Stehtische und Garderobe aufstellen
2 Personen
39
Kaffee- und Barbereich einrichten
3 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Geschirr bereitstellen
2 Personen
43
Programme bereitlegen
44
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
45
Kostüme bereitlegen
2 Personen
46
Requisiten bereitstellen
2 Personen
47
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
48
Technische Endkontrolle durchführen
3 Personen
49
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
50
Briefing backstage geben
3 Personen

Event

51
Türen öffnen
4 Personen
52
Besucher begrüßen
4 Personen
53
Programme ausgeben
2 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
55
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
56
Ankündigung übernehmen
57
Licht und Ton bedienen
2 Personen
58
Requisiten austauschen
2 Personen
59
Umschleiden hinter der Bühne begleiten
2 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Pausensnacks servieren
4 Personen
62
Pause ankündigen
63
Rundgänge durch den Saal durchführen
2 Personen
64
Applausmoment begleiten
65
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
66
Garderobe besetzen
2 Personen

Nachbereitung

67
Getränke abschließen
2 Personen
68
Deko abbauen
4 Personen
69
Bühnenelemente abbauen
4 Personen
70
Licht und Ton ausschalten
2 Personen
71
Requisiten und Kostüme zusammensuchen
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
74
Saal reinigen
3 Personen
75
Umkleiden reinigen
2 Personen
76
Ort abschließend kontrollieren
2 Personen
77
Fundsachen sammeln
78
Materialien zurückbringen
2 Personen
79
Kostüme waschen und verstauen
2 Personen
80
Requisiten zurückgeben
2 Personen
81
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
StühleAnz. 110
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 3
KlappischeAnz. 6
BarhockerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 120
GebäckgabelnAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierbesteckAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
ThermosflaschenAnz. 4

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
DI-Box
Kassabox
Kartenterminal
Eingangsschild
Werkzeugkiste
AkkuschrauberAnz. 2
HämmerAnz. 2
MessbänderAnz. 2
TrittleiternAnz. 2
Gaffer TapeAnz. 6
KabelbinderAnz. 2

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Dekoration

Hintergrundvorhang
VorhängeAnz. 2
TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
KreidetafelnAnz. 3
PfeiltafelnAnz. 8
GarderobenbügelAnz. 120
NamensschilderAnz. 20
ArmbänderAnz. 120

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Show, Datum und Location, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe Genehmigungen und Aufführungsrechte frühzeitig; fehlende Freigaben können den gesamten Abend stoppen.
Plane die Proben rückwärts vom Veranstaltungstermin. Setze mindestens eine technische Generalprobe und eine letzte Probe an, damit Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone und Scheinwerfer gemeinsam getestet werden.
Erstelle getrennte Listen für Kostüme und Requisiten. Eine Anprobe und eine Requisitenkontrolle kurz vor dem Einlass verhindern, dass wichtige Teile erst während des Aufbaus gesucht werden.
Schließe die Publikumsliste mit einem festen Termin und erfasse Ernährungswünsche sofort bei der Anmeldung. Berechne das Catering erst danach und plane Geschirr, Tassen, Gläser sowie Kaffee- und Wasserstationen passend zur Gästezahl.
Schicke Route- und Parkinformationen spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Themenabend. Drucke das Programm vorher und teile am Aufbau klare Zuständigkeiten für Bühne, Dekoration, Technik und Catering zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher, besonders wenn eine Aufführung, mehrere Mitwirkende oder Aufführungsrechte dazugehören. Die Location, Genehmigungen und der Probenplan sollten in den ersten 2 Wochen feststehen.
Wann sollte ich die Einladungen für den Themenabend verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und öffne die Anmeldung direkt. Eine Erinnerung 10 bis 14 Tage vorher hilft, fehlende Rückmeldungen rechtzeitig zu bekommen.
Wie viele Proben braucht ein Themenabend mit Aufführung?: Plane mindestens 3 bis 5 Proben ein, darunter eine technische Generalprobe. Die Generalprobe sollte 1 bis 3 Tage vor dem Abend stattfinden und den kompletten Ablauf mit Licht, Ton, Kostümen und Requisiten abbilden.
Wann muss das Catering für einen Themenabend bestellt werden?: Schließe die Publikumsliste etwa 7 bis 10 Tage vorher und bestelle danach die benötigten Mengen. Ernährungswünsche sollten spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung vorliegen, damit das Catering angepasst werden kann.

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