Cómo organizar una noche de teatro sin perder el control

Una noche de teatro empieza mucho antes de que se levante el telón. Primero fija la obra y la fecha, reserva una sala adecuada y confirma permisos, derechos, reparto y equipo. Después organiza los ensayos, la promoción, el diseño escénico y la parte técnica en paralelo. Durante la última semana, centra el trabajo en cerrar el aforo, revisar atrezzo y vestuario, probar sonido e iluminación y dejar resuelta la llegada del público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la actuación y la fecha
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Gestionar los derechos de actuación
5
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
6
Hacer el horario de ensayos
7
Diseñar invitaciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones
10
Publicar la promoción
11
Desarrollar el diseño de la decoración
2 personas
12
Seleccionar disfraces
2 personas
13
Hacer la lista de accesorios
2 personas
14
Elaborar el plan técnico
2 personas
15
Gestionar inscripciones
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Calcular las cantidades de catering
2 personas
18
Imprimir el programa
19
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
20
Construir la decoración
3 personas
21
Comprobar los atrezos
2 personas
22
Probarse los disfraces
3 personas
23
Realizar el ensayo técnico
5 personas
24
Realizar el último ensayo
8 personas
25
Cerrar la lista de público
26
Confirmar el catering
27
Comprobar la lista de la compra
2 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Llevar la decoración al lugar
3 personas
30
Transportar los trajes al lugar
2 personas
31
Organizar la recepción del público
2 personas
32
Marcar la distribución de la sala
3 personas
33
Colocar las piezas del escenario
4 personas
34
Montar la decoración
4 personas
35
Colgar y orientar las luces
3 personas
36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
37
Probar los micrófonos
2 personas
38
Colocar las mesas altas y el guardarropa
2 personas
39
Montar el punto de café y bar
3 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Preparar la vajilla
2 personas
43
Preparar los programas
44
Preparar los vestuarios
2 personas
45
Preparar los disfraces
2 personas
46
Preparar los accesorios
2 personas
47
Programar los modos de iluminación
2 personas
48
Realizar la revisión técnica final
3 personas
49
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
50
Dar briefing en backstage
3 personas

Evento

51
Abrir las puertas
4 personas
52
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
53
Repartir programas
2 personas
54
Servir café y té
3 personas
55
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
56
Realizar el anuncio
57
Manejar luces y sonido
2 personas
58
Cambiar los atrezos
2 personas
59
Acompañar el cambio de ropa en backstage
2 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
62
Anunciar el descanso
63
Realizar rondas por la sala
2 personas
64
Coordinar el momento de aplausos
65
Guiar al público hacia la salida
3 personas
66
Atender el guardarropa
2 personas

Seguimiento

67
Cerrar las bebidas
2 personas
68
Desmontar la decoración
4 personas
69
Desmontar las partes del escenario
4 personas
70
Apagar la luz y el sonido
2 personas
71
Reunir el atrezzo y los disfraces
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Separar y desechar los residuos
2 personas
74
Limpiar la sala
3 personas
75
Limpiar los vestuarios
2 personas
76
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
77
Recoger objetos perdidos
78
Devolver los materiales
2 personas
79
Lavar y guardar los disfraces
2 personas
80
Devolver los accesorios
2 personas
81
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Sillascant. 110
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 3
Mesas plegablescant. 6
Taburetes de barcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cubiertos de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 8
Botellas térmicascant. 4

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Caja DI
Caja registradora
Máquina de sellado
Cartel de entrada
Caja de herramientas
Taladros de bateríacant. 2
Martilloscant. 2
Cintas métricascant. 2
Escaleras de tijeracant. 2
Cinta gaffercant. 6
Bridascant. 2

Iluminación

Focos de teatrocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Decoración

Telón de fondo
Cortinascant. 2
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 6
Atriles para programascant. 4
Pizarrascant. 3
Paneles de flechascant. 8
Perchas para el guardarropacant. 120
Credencialescant. 20
Pulserascant. 120

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sala antes de anunciar la función y comprueba con antelación qué permisos y derechos de representación necesitas. Si esperas a tener las invitaciones listas, puedes encontrarte con una fecha o un espacio que ya no están disponibles.
Separa el calendario en ensayos de interpretación y pruebas técnicas. Programa un ensayo técnico completo y otro último ensayo: sonido, focos, micrófonos, mesa de mezclas, portátil, cables y regletas deben probarse en la sala real.
Haz la lista de atrezzo y decoración por escenas, no solo por categorías. Comprueba cada pieza antes del último ensayo y deja preparados también percheros, sillas, mesas y soportes para que los cambios no dependan de la memoria del reparto.
Cierra las inscripciones del público con un plazo definido y envía antes la información de ruta y aparcamiento. Recoge las preferencias dietéticas antes de calcular el catering; así puedes ajustar cantidades de tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas.
No dejes la impresión del programa ni la prueba de vestuario para el mismo día. Revisa ambos al menos 48 horas antes y prepara una persona responsable de recibir al público, controlar la lista y avisar de cualquier cambio de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si hay reparto, decoración, derechos y promoción. Reserva la sala y confirma permisos durante las primeras 2 semanas; deja los ensayos técnicos y las comprobaciones finales para la última semana.
¿Cuándo debo cerrar la lista de público?: Ciérrala entre 3 y 5 días antes de la función, según el aforo y el catering. Ese margen permite confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas y enviar la información de llegada sin rehacer las cantidades el mismo día.
¿Cuándo se hace el ensayo técnico de una obra?: Hazlo entre 3 y 7 días antes, en la sala donde tendrá lugar la representación. Comprueba durante varias horas los focos, altavoces, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, caja DI, portátil y cableado.
¿Cuánto catering calcular para una noche de teatro?: Calcula las cantidades después de cerrar la lista de público y de recoger las dietas, normalmente entre 3 y 5 días antes. Como referencia para una recepción de 2 horas, prepara 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta después según el formato del servicio.

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