Organiser une soirée théâtre, étape par étape

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : verrouiller le spectacle et la date, réserver la salle, puis confirmer l’équipe et les contraintes administratives. Ensuite viennent les invitations, les répétitions, le décor, les costumes et le plan technique. Gardez une marge pour les inscriptions tardives et les besoins alimentaires. Les problèmes apparaissent souvent lors de la dernière répétition, quand les accessoires, les micros, les éclairages ou les informations d’accès n’ont pas été vérifiés ensemble.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer le spectacle et la date
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Gérer les droits de représentation
5
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
6
Créer le planning des répétitions
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Publier la promotion
11
Élaborer le design du décor
2 personnes
12
Sélectionner les costumes
2 personnes
13
Faire la liste des accessoires
2 personnes
14
Élaborer le plan technique
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Calculer les quantités de catering
2 personnes
18
Imprimer le programme
19
Envoyer les informations d'accès et de parking
20
Construire le décor
3 personnes
21
Vérifier les accessoires
2 personnes
22
Essayer les costumes
3 personnes
23
Réaliser la répétition technique
5 personnes
24
Effectuer la répétition finale
8 personnes
25
Clôturer la liste du public
26
Confirmer le catering
27
Vérifier la liste des courses
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Acheminer le décor sur le lieu
3 personnes
30
Acheminer les costumes sur le site
2 personnes
31
Aménager l’accueil du public
2 personnes
32
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
33
Installer les éléments de scène
4 personnes
34
Monter la décoration
4 personnes
35
Suspendre et orienter les lumières
3 personnes
36
Raccorder la sonorisation
2 personnes
37
Tester les microphones
2 personnes
38
Installer les mange-debout et le vestiaire
2 personnes
39
Aménager le point café et bar
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Préparer la vaisselle
2 personnes
43
Préparer les programmes
44
Aménager les vestiaires
2 personnes
45
Préparer les costumes
2 personnes
46
Installer les accessoires
2 personnes
47
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
48
Effectuer le contrôle technique final
3 personnes
49
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
50
Donner le briefing backstage
3 personnes

Événement

51
Ouvrir les portes
4 personnes
52
Accueillir les visiteurs
4 personnes
53
Distribuer les programmes
2 personnes
54
Servir le café et le thé
3 personnes
55
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
56
Assurer l’annonce
57
Gérer la lumière et le son
2 personnes
58
Changer les accessoires
2 personnes
59
Accompagner le changement en coulisses
2 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Servir les en-cas de pause
4 personnes
62
Annoncer la pause
63
Effectuer les visites de salle
2 personnes
64
Animer le moment des applaudissements
65
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
66
Tenir le vestiaire
2 personnes

Suivi

67
Mettre les boissons à l’abri
2 personnes
68
Démonter le décor
4 personnes
69
Démonter les éléments de scène
4 personnes
70
Éteindre la lumière et le son
2 personnes
71
Rassembler les accessoires et les costumes
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
74
Nettoyer la salle
3 personnes
75
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
76
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
77
Rassembler les objets trouvés
78
Rapporter le matériel
2 personnes
79
Laver et ranger les costumes
2 personnes
80
Retourner les accessoires
2 personnes
81
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Tables pliantesqté 6
Tabourets de barqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Bouteilles isothermesqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Boîtier DI
Caisse
Terminal de paiement
Panneau d’entrée
Boîte à outils
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Marteauxqté 2
Mètres rubansqté 2
Escabeauxqté 2
Ruban gafferqté 6
Attaches-câblesqté 2

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Décoration

Fond de scène
Rideauxqté 2
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 3
Panneaux de directionqté 8
Cintres de vestiaireqté 120
Badges nominatifsqté 20
Braceletsqté 120

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le spectacle et la salle avant de communiquer au public. Prévoyez plusieurs semaines pour vérifier les autorisations et les droits de représentation, car ces démarches peuvent bloquer la communication.
Fermez une première liste d’inscrits avant de calculer le catering. Ajoutez une petite marge pour les confirmations tardives et distinguez les boissons d’accueil, le café et les portions sucrées.
Planifiez une répétition technique séparée de la répétition finale. Testez dans la salle les projecteurs, les rallonges, la table de mixage, les haut-parleurs et chaque microphone avec les déplacements prévus.
Ne laissez pas le décor et les costumes à la dernière semaine. Faites un essayage, vérifiez les accessoires un par un et prévoyez un portant ou une table dédiée pour éviter les changements dans les espaces de circulation.
Envoyez les informations d’accès et de parking avant la clôture des inscriptions. Imprimez le programme après cette clôture, puis gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les accompagnants et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une soirée avec spectacle, salle, droits de représentation, invitations et répétitions. Commencez plus tôt si le décor, les costumes ou les autorisations sont complexes.
Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la représentation, avec une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de relancer les invités et de calculer le catering.
Quand faire la répétition technique d’une soirée théâtre ?: Faites-la idéalement 3 à 7 jours avant la représentation, dans la salle prévue. Une répétition finale le jour même ou la veille permet ensuite de vérifier les accessoires, les costumes et les changements de dernière minute.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée théâtre ?: Pour l’accueil, comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et le format de la soirée. Ajoutez du café, de l’eau et des boissons sans alcool, et prévoyez une marge de 10 %.

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