Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute stress

Begin met de datum, zaal en voorstelling; pas daarna kun je uitnodigingen, techniek en catering goed plannen. Werk vervolgens naar twee sporen: de productie op het podium en de ontvangst van het publiek. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, bevestig reserveringen en leg alle cues, rollen en routes vast in één draaiboek. De meeste problemen ontstaan doordat geluid, decor, kleding of betaalmiddelen pas op de dag zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en zaal vastleggen
2 personen
2
Voorstelling en programma bepalen
3 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst bijwerken
8
Reserveringen bevestigen
9
Catering bestellen
2 personen
10
Techniek reserveren
11
Programma afdrukken
2 personen
12
Naamkaartjes maken
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Rolverdeling bevestigen
2 personen
15
Kleding en rekwisieten controleren
3 personen
16
Decoronderdelen controleren
3 personen
17
Technische cue-lijst maken
2 personen
18
Muziek en geluidsbestanden testen
2 personen
19
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
20
Catering en allergieën doorgeven
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen naar zaal brengen
4 personen
23
Zaal en routes controleren
2 personen
24
Personeelslijst uitdelen
25
Kassa en betaalmiddelen klaarleggen
2 personen
26
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
27
Podiumelementen opbouwen
4 personen
28
Achterdoek ophangen
3 personen
29
Decor opstellen
4 personen
30
Publieksstoelen plaatsen
4 personen
31
Entreebalie opbouwen
2 personen
32
Garderobe inrichten
2 personen
33
Lichtstatieven plaatsen
3 personen
34
Theaterverlichting aansluiten
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Muziek en cues testen
2 personen
38
Cateringtafel klaarzetten
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Hapjes voorbereiden
3 personen
41
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
42
Programma's neerleggen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen

Event

45
Artiesten ontvangen
2 personen
46
Kleedkamers aanwijzen
47
Kostuums klaarleggen
3 personen
48
Grime en spiegelruimte inrichten
2 personen
49
Technische doorloop uitvoeren
5 personen
50
Decorwissels oefenen
4 personen
51
Pauzehapjes klaarzetten
3 personen
52
Entreebalie bemannen
2 personen
53
Bezoekers ontvangen
4 personen
54
Programma's uitdelen
2 personen
55
Garderobe beheren
2 personen
56
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
57
Voorstelling technisch bedienen
3 personen
58
Artiesten backstage begeleiden
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Pauze serveren
4 personen
61
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
62
Eindapplaus begeleiden
2 personen
63
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
64
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
65
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

66
Decor afbouwen
4 personen
67
Techniek uitschakelen
2 personen
68
Kostuums verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Zaal schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Meubilair terugplaatsen
4 personen
74
Materialen tellen en inpakken
3 personen
75
Geleende spullen retourneren
2 personen
76
Decor veilig opslaan
2 personen
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Overgebleven catering opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Publieksstoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Entreebalie
Kleedkamertafelsaantal 4
Spiegelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Zwarte gordijnenaantal 4
Theaterbordaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Kunstplantenaantal 6
Tafellopersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Slingeraantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Apparatuur

Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Podiummonitor
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
DI-box
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Theaterspotsaantal 6
LED-lichtbalkenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Verlengsnoerenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Gebaksbordenaantal 200
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische doorloop niet alleen op papier. Test muziekbestanden, draadloze microfoons, mengpaneel, speakers en podiummonitor samen in de zaal en noteer elke cue in de technische cue-lijst.
Sluit de bezoekersadministratie uiterlijk enkele dagen voor de voorstelling af. Werk de bezoekerslijst bij, bevestig reserveringen en geef catering vooraf de aantallen en allergieën door; wijzigingen aan de deur kosten tijd.
Maak een aparte controle voor podium en kleedkamers. Controleer kleding, rekwisieten, decorpanelen, achterdoek en zwarte gordijnen voordat materialen naar de zaal gaan, zodat een ontbrekend onderdeel niet tijdens de opbouw wordt ontdekt.
Zet publieksbegeleiders vóór de inloop op hun plek en loop de routes naar entree, garderobe, zaal en toiletten na. Leg naamkaartjes, programma’s en de personeelslijst klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Richt de kassa en entreebalie in als een werkpost: betaalmiddelen, bezoekerslijst en reserveringen binnen handbereik. Neem verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape mee naar de zaal; die kleine materialen worden bij techniek en decor vaak te laat gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een toneelavond organiseren?: Leg datum en zaal bij voorkeur minstens 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie bekend zijn en sluit aanmeldingen enkele dagen voor de voorstelling af.
Wanneer moet ik de techniek voor een toneelavond testen?: Test alle techniek tijdens een gezamenlijke doorloop, uiterlijk 1 tot 2 dagen voor de voorstelling. Controleer dan ook laptop, muziekbestanden, microfoons, DI-box, mengpaneel, speakers en aansluitingen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een toneelavond?: Reserveer minimaal 3 tot 4 uur voor podium, stoelen, decor, geluid, entree en garderobe. Plan daarna nog minstens 60 minuten voor een technische controle en een korte doorloop.
Wanneer moet ik catering en allergieën doorgeven?: Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef de definitieve aantallen en allergieën uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf door aan de catering. Houd op de bezoekerslijst bij wie nog niet heeft gereageerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.