Einen Themenabend Schritt für Schritt organisieren

Ein Themenabend gelingt, wenn Inhalt, Raum und Technik früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Saal und Programm fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Catering. Spätestens eine Woche vorher müssen Rollen, Kleidung, Requisiten und technische Abläufe geklärt sein. Am Veranstaltungstag zählen kurze Übergaben: Saal kontrollieren, Technik testen, Material an seinen Platz bringen und Kasse sowie Zahlungsmittel bereitlegen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Saal festlegen
2 Personen
2
Vorstellung und Programm festlegen
3 Personen
3
Einladungen gestalten
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Besucherliste aktualisieren
8
Reservierungen bestätigen
9
Catering bestellen
2 Personen
10
Technik reservieren
11
Programm drucken
2 Personen
12
Namensschilder erstellen
2 Personen
13
Drehbuch ausdrucken
14
Rollenverteilung bestätigen
2 Personen
15
Kleidung und Requisiten prüfen
3 Personen
16
Dekorationsteile prüfen
3 Personen
17
Technische Cueliste erstellen
2 Personen
18
Musik- und Audiodateien testen
2 Personen
19
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
20
Catering und Allergien weitergeben
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien in den Saal bringen
4 Personen
23
Halle und Wege kontrollieren
2 Personen
24
Personalliste verteilen
25
Kasse und Zahlungsmittel bereitlegen
2 Personen
26
Hallboden freiräumen
3 Personen
27
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
28
Hintergrund aufhängen
3 Personen
29
Dekoration aufstellen
4 Personen
30
Publikumsstühle aufstellen
4 Personen
31
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
32
Garderobe einrichten
2 Personen
33
Lichtstative aufstellen
3 Personen
34
Theaterbeleuchtung anschließen
2 Personen
35
Musikanlage anschließen
2 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Musik und Cues testen
2 Personen
38
Cateringtisch vorbereiten
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
3 Personen
41
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
42
Programme auslegen
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
44
Notausgänge freihalten
2 Personen

Event

45
Künstler empfangen
2 Personen
46
Umkleidekabinen zuweisen
47
Kostüme bereitlegen
3 Personen
48
Maske und Spiegelbereich einrichten
2 Personen
49
Technische Generalprobe durchführen
5 Personen
50
Dekorationswechsel üben
4 Personen
51
Pausensnacks bereitstellen
3 Personen
52
Eingangstheke besetzen
2 Personen
53
Besucher empfangen
4 Personen
54
Programme ausgeben
2 Personen
55
Garderobe verwalten
2 Personen
56
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
57
Aufführung technisch betreuen
3 Personen
58
Künstler backstage betreuen
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Pause servieren
4 Personen
61
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
62
Schlussapplaus begleiten
2 Personen
63
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
64
Abschiedsgetränke servieren
3 Personen
65
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

66
Dekoration abbauen
4 Personen
67
Technik ausschalten
2 Personen
68
Kostüme einsammeln
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Saal reinigen
4 Personen
72
Toiletten reinigen
2 Personen
73
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
74
Materialien zählen und einpacken
3 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Dekoration sicher aufbewahren
2 Personen
77
Fundgegenstände registrieren
78
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
PublikumssitzeAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
Eingangsbereich
UmkleidetischeAnz. 4
SpiegelAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Dekoration

Hintergrundvorhang
Schwarze VorhängeAnz. 4
TheatertafelAnz. 2
DekorplattenAnz. 6
KunstpflanzenAnz. 6
TischläuferAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
GirlandeAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4

Ausstattung

Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
Bühnenmonitor
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
Laptop
DI-Box
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

TheaterscheinwerferAnz. 6
LED-LichtleistenAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
VerlängerungskabelAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
KuchenplattenAnz. 200
KaffeelöffelAnz. 120
ServierbesteckAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
GetränkespenderAnz. 3
KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane das Programm vor dem Versand der Einladungen. So kannst du Dauer, Beginn und benötigte Rollen klar ankündigen und vermeidest spätere Änderungen für die Besucher.
Bearbeite Anmeldungen laufend und aktualisiere die Besucherliste mindestens zweimal: einmal eine Woche vorher und erneut am Vortag. Ernährungswünsche und Allergien gibst du gesammelt an das Catering weiter.
Teste Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop und Audiodateien nicht erst beim Einlass. Lege eine technische Cueliste an und plane mindestens 60 Minuten für den vollständigen Test im Saal ein.
Prüfe Kleidung, Requisiten und Dekorationsteile spätestens am Vortag auf Vollständigkeit. Bühnen- und Vorhangteile, Namensschilder sowie gedrucktes Drehbuch sollten getrennt verpackt und beim Aufbau sofort auffindbar sein.
Teile Personalliste, Rollenverteilung und Hinweise für die Publikumsbetreuung vor Beginn aus. Kontrolliere außerdem Wege, Garderobe, Sitze und Abfallbehälter, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Saal und Programm. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Catering planbar bleiben.
Wann muss ich das Catering für einen Themenabend bestellen?: Bestelle das Catering idealerweise 10 bis 14 Tage vorher. Schließe die Gästeliste und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung ab und übermittle diese Angaben gesammelt.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau und Technikcheck?: Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Möbel, Dekoration, Bühne und Technik ein. Der vollständige Ton- und Audiotest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was darf man bei einem Themenabend am Veranstaltungstag nicht vergessen?: Häufig fehlen gedrucktes Programm, Namensschilder, Drehbuch, Requisiten oder Zahlungsmittel. Lege diese Dinge mindestens 30 Minuten vor Beginn bereit und kontrolliere Kasse, Wege und Garderobe noch einmal.

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