Organiser une soirée théâtre sans perdre le fil

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : valider la salle et la date, fixer le programme, puis gérer les inscriptions et la technique. Le jour venu, l’accueil du public doit fonctionner pendant que les comédiens disposent d’un espace prêt, de costumes vérifiés et de repères techniques testés. Prévoyez aussi la restauration, les allergies et les moyens de paiement avant l’ouverture des portes. Ce plan rassemble les étapes à suivre pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Valider la date et la salle
2 personnes
2
Définir le spectacle et le programme
3 personnes
3
Concevoir les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des visiteurs
8
Confirmer les réservations
9
Commander le catering
2 personnes
10
Réserver la technique
11
Imprimer le programme
2 personnes
12
Créer des badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Confirmer la répartition des rôles
2 personnes
15
Vérifier les costumes et les accessoires
3 personnes
16
Vérifier les éléments de décor
3 personnes
17
Établir la liste des cues techniques
2 personnes
18
Tester la musique et les fichiers audio
2 personnes
19
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
20
Communiquer la restauration et les allergies
21
Faire les courses
3 personnes
22
Apporter le matériel à la salle
4 personnes
23
Vérifier la salle et les accès
2 personnes
24
Distribuer la liste du personnel
25
Préparer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
26
Libérer le sol de la salle
3 personnes
27
Monter les éléments de scène
4 personnes
28
Suspendre le fond de scène
3 personnes
29
Installer le décor
4 personnes
30
Installer les sièges du public
4 personnes
31
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Aménager le vestiaire
2 personnes
33
Installer les pieds d’éclairage
3 personnes
34
Brancher l'éclairage de scène
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester la musique et les cues
2 personnes
38
Mettre en place la table de restauration
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Déposer les programmes
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Dégager les sorties de secours
2 personnes

Événement

45
Accueillir les artistes
2 personnes
46
Désigner les vestiaires
47
Préparer les costumes
3 personnes
48
Aménager le maquillage et l’espace miroir
2 personnes
49
Réaliser la répétition technique
5 personnes
50
Répéter les changements de décor
4 personnes
51
Préparer les collations de pause
3 personnes
52
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
53
Accueillir les visiteurs
4 personnes
54
Distribuer les programmes
2 personnes
55
Gérer le vestiaire
2 personnes
56
Accompagner le public à la salle
3 personnes
57
Assurer la technique du spectacle
3 personnes
58
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Servir la pause
4 personnes
61
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
62
Accompagner les applaudissements finaux
2 personnes
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
64
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
65
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

66
Démonter le décor
4 personnes
67
Éteindre la technique
2 personnes
68
Rassembler les costumes
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer la salle
4 personnes
72
Nettoyer les toilettes
2 personnes
73
Remettre le mobilier en place
4 personnes
74
Compter et emballer le matériel
3 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Ranger la déco en toute sécurité
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Ranger le catering restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Chaises pour le publicqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Bureau d’accueil
Tables de logeqté 4
Miroirsqté 4
Poubellesqté 8

Décoration

Fond de scène
Rideaux noirsqté 4
Panneau de théâtreqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes artificiellesqté 6
Chemins de tableqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandeqté 6
Compositions floralesqté 4

Équipement

Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Moniteur de scène
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Boîtier DI
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Barres lumineuses LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Rallongesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettes à gâteauqté 200
Cuillères à caféqté 120
Couverts de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 4
Bacs de rangementqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, la salle et le spectacle avant de concevoir les invitations. Gardez ensuite une seule liste à jour pour les inscriptions, les réservations et les besoins alimentaires.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la représentation. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les réservations, de commander le catering et de prévoir les quantités adaptées aux allergies signalées.
Réservez la technique avant la dernière semaine : table de mixage, microphones, moniteur de scène, ordinateur et câblage doivent être disponibles ensemble. Testez chaque fichier audio et chaque cue sur place, idéalement 24 heures avant.
Prévoyez un déroulé imprimé pour chaque personne qui a un rôle, ainsi que les consignes d’accueil du public. Un briefing de 15 minutes avant l’ouverture suffit souvent à clarifier les entrées, les accompagnements et les changements de scène.
Apportez le matériel à la salle plusieurs heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les accès, les chaises, les éléments de décor, les loges, les poubelles et la caisse avant de lancer l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour une soirée avec invitations, réservations, restauration et technique. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les tests.
Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la représentation, avec une date limite de réponse fixée environ 7 jours avant. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 3 jours avant cette échéance.
Quand tester le son et les fichiers audio ?: Faites un premier test complet au plus tard 24 heures avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez notamment les microphones sans fil, les niveaux, les branchements et chaque cue du déroulé.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il arriver dans la salle ?: Arrivez au moins 3 heures avant l’accueil du public pour installer le mobilier, le décor et la technique. Réservez les 30 dernières minutes au briefing des rôles, à la vérification de la caisse et à l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.