Cómo organizar una noche de teatro sin que falle la función

Una noche de teatro se organiza en dos líneas paralelas: el espectáculo y la atención al público. Empieza fijando la fecha y el salón, cierra el programa y después calcula aforo, inscripciones, catering y necesidades técnicas. Durante la última semana conviene convertir el plan en comprobaciones concretas: audio probado, vestuario listo, roles confirmados y materiales en la sala. El día del evento, deja tiempo para revisar rutas, montar el escenario y preparar la entrada antes de recibir a los primeros visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el salón
2 personas
2
Definir el espectáculo y el programa
3 personas
3
Diseñar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Actualizar la lista de visitantes
8
Confirmar las reservas
9
Pedir el catering
2 personas
10
Reservar técnica
11
Imprimir el programa
2 personas
12
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
13
Imprimir el plan de trabajo
14
Confirmar la distribución de roles
2 personas
15
Comprobar ropa y utilería
3 personas
16
Comprobar las piezas de decoración
3 personas
17
Crear la lista de señales técnicas
2 personas
18
Probar la música y los archivos de audio
2 personas
19
Instruir a los guías de público
2 personas
20
Comunicar el catering y las alergias
21
Hacer la compra
3 personas
22
Llevar los materiales al salón
4 personas
23
Comprobar la sala y las rutas
2 personas
24
Repartir la lista de personal
25
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
26
Despejar el suelo del salón
3 personas
27
Montar los elementos del escenario
4 personas
28
Colgar el fondo
3 personas
29
Montar la decoración
4 personas
30
Colocar las sillas del público
4 personas
31
Montar el mostrador de entrada
2 personas
32
Montar el guardarropa
2 personas
33
Colocar los trípodes de luz
3 personas
34
Conectar la iluminación teatral
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar los micrófonos
2 personas
37
Probar la música y las señales
2 personas
38
Preparar la mesa de catering
3 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar aperitivos
3 personas
41
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
42
Colocar los programas
2 personas
43
Comprobar los baños
2 personas
44
Despejar las salidas de emergencia
2 personas

Evento

45
Recibir a los artistas
2 personas
46
Señalar los vestuarios
47
Preparar los disfraces
3 personas
48
Montar la zona de maquillaje y espejos
2 personas
49
Realizar el ensayo técnico
5 personas
50
Ensayar los cambios de decoración
4 personas
51
Preparar los aperitivos del descanso
3 personas
52
Atender la entrada
2 personas
53
Recibir a los visitantes
4 personas
54
Repartir programas
2 personas
55
Gestionar el guardarropa
2 personas
56
Guiar al público al recinto
3 personas
57
Operar técnicamente la función
3 personas
58
Acompañar a los artistas detrás del escenario
2 personas
59
Rellenar las bebidas
2 personas
60
Servir el descanso
4 personas
61
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
62
Guiar el aplauso final
2 personas
63
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
64
Servir las bebidas de despedida
3 personas
65
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

66
Desmontar la decoración
4 personas
67
Apagar la técnica
2 personas
68
Reunir los trajes
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar la sala
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
74
Contar y empaquetar materiales
3 personas
75
Devolver los objetos prestados
2 personas
76
Guardar la decoración de forma segura
2 personas
77
Registrar objetos perdidos
78
Guardar el catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Asientos para el públicocant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Mostrador de entrada
Mesas de vestuariocant. 4
Espejoscant. 4
Papeleracant. 8

Decoración

Telón de fondo
Cortinas negrascant. 4
Cartel de teatrocant. 2
Paneles decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 6
Manteles runnerscant. 12
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldacant. 6
Arreglos floralescant. 4

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Monitor de escenario
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil
Caja DI
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de teatrocant. 6
Barras de luz LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Cables alargadorescant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 200
Tazas de cafécant. 120
Bandejascant. 120
Platos para postrecant. 200
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Cucharones de servircant. 12
Dispensadores de bebidascant. 3
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el salón y el programa. Sin esas tres decisiones no puedes confirmar reservas, diseñar invitaciones ni calcular cuántos asientos, tarjetas con nombres o raciones de catering necesitarás.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y comunícalas al catering con varios días de antelación. Actualiza la lista de visitantes hasta el cierre de reservas para no comprar comida ni preparar acreditaciones con cifras desfasadas.
Reserva la técnica antes de imprimir el programa definitivo. Prueba la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos inalámbricos, el monitor de escenario y cada archivo de audio; lleva cinta gaffer, regletas y cables alargadores para resolver pequeños problemas de montaje.
Asigna funciones por escrito y reparte la lista de personal antes de abrir las puertas. Los guías de público deben conocer las rutas, la distribución de la sala y qué hacer si una persona llega tarde o necesita ayuda.
Haz el montaje y la revisión final el mismo día, dejando al menos 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba escenario, cortinas, vestuario, utilería, decoración, entradas, medios de pago y que todos los materiales hayan llegado al salón.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, el salón, el espectáculo y el programa. Envía las invitaciones cuando tengas esos datos y reserva catering y técnica antes de la última semana.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados para el catering?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento y confirma entonces las reservas. Guarda una pequeña previsión para cambios de última hora, pero comunica las alergias y dietas al catering en cuanto se registren.
¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al salón?: Reserva como mínimo 90 minutos para descargar materiales, revisar rutas, montar el escenario y probar el audio. Si hay decoración, vestuario o varios cambios de escena, calcula 2 horas y media.
¿Qué hay que probar antes de una función de teatro?: Prueba cada micrófono, altavoz, monitor, cable y archivo de audio con el volumen real de la sala. Hazlo el mismo día y repite una comprobación de 15 minutos justo antes de abrir las puertas.

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