Zo organiseer je een toneelavond zonder last-minute chaos

Begin met de voorstelling, datum en locatie; pas daarna leg je de publieksorganisatie vast. Controleer vroeg of de zaal genoeg stoelen, stroompunten en ruimte voor techniek en decor heeft. Werk vervolgens met één definitieve aanmeldlijst, inclusief dieetwensen en vrijwilligersindeling. Op de dag zelf draait alles om een korte opbouwvolgorde: ruimtes controleren, techniek testen, decor plaatsen, ontvangst klaarzetten en pas daarna de deuren openen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Voorstelling en tijden bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
11
Techniek en stroom controleren
2 personen
12
Decorontwerp uitwerken
2 personen
13
Programmaboekje opmaken
14
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Route en parkeerinformatie delen
17
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
18
Dieetlijst aan catering geven
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Decor en materiaal verzamelen
3 personen
22
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimtes controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
27
Decor opbouwen
4 personen
28
Achtergronddecor ophangen
3 personen
29
Licht ophangen en richten
3 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Muziek en cues testen
2 personen
33
Veilige looproutes controleren
2 personen
34
Uitgangen vrijmaken
2 personen
35
Cateringruimte inrichten
3 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
40
Entreebalie inrichten
2 personen
41
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
42
Garderobe inrichten
2 personen
43
Medewerkers instrueren
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Kaarten en gastenlijst controleren
2 personen
46
Garderobe beheren
2 personen
47
Programma aankondigen
48
Licht en geluid bedienen
2 personen
49
Pauze aankondigen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Servies verzamelen
2 personen
53
Tweede bedrijf aankondigen
54
Licht en geluid bedienen
2 personen
55
Artiesten begeleiden
2 personen
56
Publieksvragen afhandelen
2 personen
57
Bedankwoord verzorgen
58
Afscheid en uitstroom begeleiden
3 personen
59
Overgebleven catering afdekken
2 personen
60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

61
Decor veilig demonteren
4 personen
62
Lichtapparatuur opruimen
3 personen
63
Geluidsapparatuur opruimen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
67
Afval verzamelen
2 personen
68
Toiletten controleren
2 personen
69
Zaal vegen en dweilen
3 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Materialen terugbrengen
2 personen
74
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
75
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 80
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 3
Sfeerverlichtingaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6

Decoratie

Achtergronddoekenaantal 3
Decoratieve panelenaantal 6
Kunstplantenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Decoratieve doekenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Pijlenbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 3
Plakgumaantal 4
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Dinerbordenaantal 80
Gebaksbordenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Mokkenaantal 20
Koffielepelsaantal 80
Taartvorkjesaantal 80
Serveerbladenaantal 10
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Scharenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3
Toiletrolhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra de voorstelling en speeltijden vaststaan. Controleer uiterlijk vier weken vooraf vergunningen, beschikbare stroompunten, opbergruimte en de route voor decor en apparatuur.
Plan de techniek vóór de decoropbouw. Test luidsprekers, mengpaneel, microfoons en laptop met alle audiokabels; leg verlengkabels vast met gaffer tape zodat bezoekers er niet over struikelen.
Sluit de aanmeldingen op een afgesproken moment, bijvoorbeeld zeven dagen voor de voorstelling. Geef de definitieve aantallen en dieetlijst daarna direct aan de catering en bereken pas dan de boodschappen.
Maak de publieksstroom zichtbaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Zet pijlenborden, garderoberekken, kledinghangers, naambadges en programmaboekjes klaar bij de ingang en controleer of de stoelen logisch staan.
Plan op de dag zelf minstens twee uur voor opbouw en test. Zet eerst tafels en stoelen, controleer daarna licht en geluid, plaats decoratieve panelen en doeken en loop ten slotte de route van ingang tot zaal als bezoeker na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een toneelavond organiseren?: Begin idealiter zes tot acht weken vooraf met datum, voorstelling en locatie. Verstuur de uitnodigingen zodra programma en tijden bevestigd zijn en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de avond.
Hoeveel tijd heb je nodig om een toneelavond op te bouwen?: Reken voor een zaal met decor, verlichting en geluidsinstallatie op minimaal twee uur opbouw. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een volledige techniek- en microfoontest voordat het publiek binnenkomt.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de catering?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer ze bij de definitieve verwerking. Geef de lijst uiterlijk vijf tot zeven dagen vooraf aan de catering, samen met het definitieve aantal gasten.
Wat controleer je vlak voor de deuren opengaan?: Loop ongeveer 30 minuten vooraf de ingang, garderobe, zaal en vluchtroute na. Controleer ook stoelen, programmaboekjes, verlichting, geluid, microfoons, kabels en de zichtbaarheid van route-informatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.