Organiser une soirée théâtre, étape par étape

Une soirée théâtre se prépare dans un ordre précis : choisissez d’abord la date, le spectacle et le lieu, puis verrouillez les inscriptions avant de commander le catering. La technique, les horaires d’arrivée et la circulation du public doivent être testés avant le jour J. Prévoyez aussi le programme imprimé, les badges, les panneaux directionnels et un responsable par zone. Ce sont souvent les détails d’accueil, d’électricité et de régimes alimentaires qui prennent du retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Confirmer le spectacle et les horaires
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Calculer les quantités de catering
2 personnes
11
Vérifier la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
12
Élaborer le design du décor
2 personnes
13
Mettre en page le programme
14
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
17
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
18
Remettre la liste des régimes au traiteur
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Rassembler la décoration et le matériel
3 personnes
22
Préparer les livrets de programme
2 personnes

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier les espaces
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
27
Monter la décoration
4 personnes
28
Suspendre le décor de fond
3 personnes
29
Suspendre et orienter les lumières
3 personnes
30
Raccorder le matériel audio
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester la musique et les cues
2 personnes
33
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
34
Dégager les sorties
2 personnes
35
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
41
Déposer les livrets du programme
2 personnes
42
Aménager le vestiaire
2 personnes
43
Instruire les employés
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Vérifier les invitations et la liste des invités
2 personnes
46
Gérer le vestiaire
2 personnes
47
Annoncer le programme
48
Gérer la lumière et le son
2 personnes
49
Annoncer la pause
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
53
Annoncer le deuxième acte
54
Gérer la lumière et le son
2 personnes
55
Accompagner les artistes
2 personnes
56
Gérer les questions du public
2 personnes
57
Prononcer les remerciements
58
Accompagner les départs et la sortie
3 personnes
59
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

61
Démonter le décor en toute sécurité
4 personnes
62
Ranger le matériel d’éclairage
3 personnes
63
Ranger le matériel audio
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
67
Rassembler les déchets
2 personnes
68
Vérifier les toilettes
2 personnes
69
Balayer et laver la salle
3 personnes
70
Rassembler les objets trouvés
71
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Rapporter le matériel
2 personnes
74
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
75
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Tables pliantesqté 3
Portantsqté 3
Cintresqté 80
Tabouretsqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 4
Rallongesqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 6
Plantes artificiellesqté 8
Nappesqté 10
Tissus décoratifsqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneaux de directionqté 8
Panneaux en ardoiseqté 3
Colle repositionnableqté 4
Attaches-câblesqté 100

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à gâteauqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 70
Tassesqté 20
Cuillères à caféqté 80
Fourchettes à gâteauqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Porte-rouleaux de papier toiletteqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et les horaires, puis réservez le lieu avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 6 semaines pour confirmer le spectacle, les autorisations et les prestataires.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la soirée et transmettez ensuite la liste définitive des régimes au traiteur. Comptez les portions sur le nombre confirmé, pas sur les réponses encore incertaines.
Faites un test technique dans la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public : haut-parleurs, table de mixage, microphones, ordinateur, câbles et alimentation électrique doivent être vérifiés ensemble.
Préparez les livrets du programme, badges et panneaux de direction avant l’ouverture du lieu. Installez les tables et chaises en laissant des passages dégagés vers la salle, le vestiaire et les sanitaires.
Répartissez les bénévoles par mission et par horaire, plutôt que de demander de l’aide au dernier moment. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la technique et une pour coordonner le traiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée théâtre ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer le spectacle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et préparer la technique et le décor.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse au moins 7 jours avant la soirée afin de finaliser les quantités de catering et les besoins alimentaires.
Quand tester la sonorisation d’une soirée théâtre ?: Faites le test dans la salle le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Vérifiez chaque microphone, les haut-parleurs, la table de mixage, l’ordinateur, les rallonges et les multiprises.
Que faut-il préparer la veille d’une soirée théâtre ?: Préparez les livrets, badges, décorations, panneaux et matériel technique la veille. Contrôlez aussi la liste des courses et rassemblez les éléments indispensables pour éviter de chercher câbles, attaches ou signalétique pendant l’installation.

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