Cómo organizar una noche de teatro sin olvidar lo esencial

Una noche de teatro combina una función con recepción de público, control de inscripciones, catering y necesidades técnicas. Empieza por fijar la fecha, confirmar la función y reservar el lugar; después cierra permisos, horarios y aforo antes de enviar invitaciones. La última semana sirve para confirmar asistentes, dietas, equipos y materiales. El día del evento, reserva al menos tres horas para revisar la sala, montar mesas y sillas, probar micrófonos y dejar listos los programas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Confirmar función y horarios
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Calcular las cantidades de catering
2 personas
11
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
12
Desarrollar el diseño de la decoración
2 personas
13
Maquetar el programa
14
Imprimir folletos del programa
2 personas
15
Preparar acreditaciones
2 personas
16
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
17
Procesar definitivamente las inscripciones
2 personas
18
Entregar la lista de dietas al catering
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Reunir la decoración y el material
3 personas
22
Dejar listos los programas
2 personas

Evento

23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Comprobar los espacios
2 personas
25
Montar mesas y sillas
4 personas
26
Despejar el espacio del escenario
3 personas
27
Montar la decoración
4 personas
28
Colgar la decoración de fondo
3 personas
29
Colgar y orientar las luces
3 personas
30
Conectar el equipo de sonido
3 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Probar la música y las señales
2 personas
33
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas
34
Despejar las salidas
2 personas
35
Montar el espacio de catering
3 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
40
Montar el mostrador de entrada
2 personas
41
Colocar los folletos del programa
2 personas
42
Montar el guardarropa
2 personas
43
Instruir al personal
2 personas
44
Recibir a los visitantes
3 personas
45
Comprobar las entradas y la lista de invitados
2 personas
46
Gestionar el guardarropa
2 personas
47
Anunciar el programa
48
Manejar luces y sonido
2 personas
49
Anunciar el descanso
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Recoger la vajilla
2 personas
53
Anunciar al segundo ponente
54
Manejar luces y sonido
2 personas
55
Acompañar a los artistas
2 personas
56
Atender las preguntas del público
2 personas
57
Preparar el discurso de agradecimiento
58
Guiar la despedida y la salida
3 personas
59
Cubrir el catering sobrante
2 personas
60
Apagar el equipo de sonido
2 personas

Seguimiento

61
Desmontar la decoración de forma segura
4 personas
62
Recoger el equipo de iluminación
3 personas
63
Recoger el equipo de sonido
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar la zona de catering
2 personas
67
Recoger la basura
2 personas
68
Comprobar los baños
2 personas
69
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Realizar la revisión final del recinto
2 personas
72
Cerrar el recinto
2 personas
73
Devolver los materiales
2 personas
74
Repartir la comida sobrante
2 personas
75
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
76
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 70
Mesascant. 10
Mesas plegablescant. 3
Percheroscant. 3
Perchascant. 80
Taburetescant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Iluminación ambientalcant. 4
Cables alargadorescant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 3
Paneles decorativoscant. 6
Plantas artificialescant. 8
Mantelescant. 10
Paños decorativoscant. 6
Arreglos floralescant. 6
Paneles de flechascant. 8
Pizarrascant. 3
Masilla adhesivacant. 4
Bridascant. 100

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos para postrecant. 80
Vasos para aguacant. 80
Tazas de cafécant. 70
Tazascant. 20
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedores de tartacant. 80
Bandejas de serviciocant. 10
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Tijerascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12
Acumuladores de fríocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20
Papeleracant. 8
Escobillas de bañocant. 3
Portarrollos de papel higiénicocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la función y el horario antes de diseñar las invitaciones. Deja un margen de 30 minutos entre la apertura de puertas y el comienzo para recibir asistentes y resolver inscripciones pendientes.
Comprueba la técnica en la sala con al menos 7 días de antelación: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, focos LED, cables y corriente deben probarse en el mismo lugar donde se usarán.
Procesa definitivamente las inscripciones entre 3 y 5 días antes. Entrega entonces al catering el número final de personas y sus preferencias dietéticas, en vez de calcular las cantidades con respuestas provisionales.
Prepara programas, acreditaciones y señalización antes del día del evento. Ten los paneles de flechas y las pizarras colocados en los puntos de acceso, y lleva cinta gaffer, bridas y regletas para corregir imprevistos durante el montaje.
Organiza el montaje por zonas: primero sillas y mesas, después técnica e iluminación, y al final decoración y catering. Abre el lugar al menos 3 horas antes para comprobar espacios, recorridos, percheros y visibilidad del escenario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar la función, revisar permisos y enviar invitaciones. Deja la confirmación final de asistentes, dietas y catering para los últimos 3 a 5 días.
¿Cuándo se deben probar los micrófonos y los altavoces?: Haz una prueba técnica completa al menos 7 días antes y repítela el mismo día, entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas. Comprueba también cables, regletas, alargadores y la corriente disponible.
¿Cuándo cerrar la lista de asistentes y las dietas?: Cierra las inscripciones definitivamente entre 3 y 5 días antes de la función. En ese momento puedes entregar al catering una cifra final y la lista de preferencias dietéticas.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una noche de teatro?: Reserva como mínimo 3 horas para abrir la ubicación, revisar los espacios, montar mesas y sillas, colocar la decoración y probar la técnica. Si hay iluminación adicional o muchos elementos decorativos, añade entre 30 y 60 minutos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.