Einen Themenabend Schritt für Schritt organisieren

Ein Themenabend gelingt, wenn Programm, Raum und Technik früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ablauf und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst oder Dekoration kaufst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Helfer und gibst die verbindlichen Zahlen an Catering und Team weiter. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Aufbauplan, geprüfte Technik und vorbereitete Informationen für Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Vorstellung und Zeiten bestätigen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Cateringmengen berechnen
2 Personen
11
Technik und Strom prüfen
2 Personen
12
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
13
Programmheft gestalten
14
Programmhefte drucken
2 Personen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Routen- und Parkinformationen teilen
17
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
18
Diätliste an das Catering geben
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Dekoration und Material sammeln
3 Personen
22
Programmhefte bereitlegen
2 Personen

Event

23
Location öffnen
2 Personen
24
Räume kontrollieren
2 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
27
Dekor aufbauen
4 Personen
28
Hintergrunddeko aufhängen
3 Personen
29
Licht aufhängen und ausrichten
3 Personen
30
Tontechnik anschließen
3 Personen
31
Mikrofone testen
2 Personen
32
Musik und Cues testen
2 Personen
33
Sichere Laufwege prüfen
2 Personen
34
Ausgänge freihalten
2 Personen
35
Cateringbereich einrichten
3 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Getränke kalt stellen
2 Personen
38
Snacks vorbereiten
3 Personen
39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
40
Eingangstresen einrichten
2 Personen
41
Programmhefte auslegen
2 Personen
42
Garderobe einrichten
2 Personen
43
Mitarbeiter einweisen
2 Personen
44
Besucher empfangen
3 Personen
45
Karten und Gästeliste prüfen
2 Personen
46
Garderobe verwalten
2 Personen
47
Programm ankündigen
48
Licht und Ton bedienen
2 Personen
49
Pause ankündigen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Geschirr sammeln
2 Personen
53
Zweiten Akt ankündigen
54
Licht und Ton bedienen
2 Personen
55
Künstler betreuen
2 Personen
56
Publikumsfragen bearbeiten
2 Personen
57
Dankeswort vorbereiten
58
Verabschiedung und Abfluss begleiten
3 Personen
59
Übrig gebliebenes Catering abdecken
2 Personen
60
Tonanlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

61
Dekoration sicher abbauen
4 Personen
62
Lichttechnik wegräumen
3 Personen
63
Soundequipment aufräumen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Cateringbereich reinigen
2 Personen
67
Abfall sammeln
2 Personen
68
Toiletten kontrollieren
2 Personen
69
Saal fegen und wischen
3 Personen
70
Fundsachen sammeln
71
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Materialien zurückbringen
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
75
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
76
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 10
KlappischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 80
HockerAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Laptop
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 3
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

HintergrundtücherAnz. 3
Dekorative PaneeleAnz. 6
KunstpflanzenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
Dekorative StoffeAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
PfeiltafelnAnz. 8
KreidetafelnAnz. 3
KleberAnz. 4
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
KuchenplattenAnz. 80
WassergläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
TassenAnz. 20
KaffeelöffelAnz. 80
TortengabelnAnz. 80
ServiertablettsAnz. 10
WasserkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ScherenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 3
ToilettenpapierhalterAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane den Ablauf mit festen Uhrzeiten und bestätige Vortragende oder Programmpunkte frühzeitig. So weißt du, wie viele Sitzplätze, Mikrofone und Programmhefte du tatsächlich brauchst.
Verschicke die Einladungen erst, wenn Ort, Beginn, Ende und Anmeldefrist feststehen. Setze die Frist mindestens 7 Tage vor dem Themenabend, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig abschließen kannst.
Prüfe Stromanschlüsse und Wege für Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Funkmikrofone vor dem Aufbau. Verlängerungskabel solltest du nicht erst am Veranstaltungstag suchen; sichere sichtbare Kabel zusätzlich mit Gaffer Tape.
Gib dem Catering die endgültige Teilnehmerzahl und die Diätliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Rechne außerdem Sitzplätze, Dinner-Teller und zusätzliche Steh- oder Ablageflächen getrennt nach Raum.
Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Räume, Tische und Stühle, danach Beleuchtung, Dekoration, Garderobe und Programmhefte; so bleibt Zeit für fehlendes Material oder einen Techniktest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Themenabend organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genügend Zeit für Anmeldungen bleibt.
Wann muss ich die Teilnehmerzahl für das Catering festlegen?: Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Themenabend ab. Übergib dem Catering dann die endgültige Zahl und alle Ernährungswünsche in einer einzigen, geprüften Liste.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Themenabend?: Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Bei zusätzlicher Licht- und Tontechnik solltest du einen Funktionstest einrechnen und Lautsprecher, Mischpult, Laptop und Mikrofone vor Beginn komplett prüfen.
Wann soll ich Genehmigungen und die Location klären?: Prüfe Genehmigungen und reserviere die Location direkt nach der Festlegung von Datum und Programm, idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Warte damit nicht bis nach dem Versand der Einladungen, weil Änderungen bei Ort oder Zeiten sonst viele Gäste erreichen müssen.

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