Zo organiseer je een theeproeverij

Begin met het aantal deelnemers en stel daarna een theeselectie samen die logisch opbouwt in smaak en sterkte. Leg de proefvolgorde vast voordat je boodschappen doet, zodat je per thee de juiste porties, watertemperatuur en materialen kunt klaarzetten. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig deelname pas nadat je locatie en capaciteit kloppen. Op de dag zelf werk je van registratie en tafels naar proefstations, waterkokers en hapjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Aanmeldingen bevestigen
5
Locatie reserveren
6
Theeselectie samenstellen
2 personen
7
Proefvolgorde vastleggen
2 personen
8
Boodschappenlijst controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Thee en materialen controleren
11
Tastingkaarten voorbereiden
12
Naamkaartjes maken
13
Theeporties afwegen
2 personen
14
Koekjes en gebak controleren
15
Koeling vullen
16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
2 personen
19
Tafels dekken
3 personen
20
Proefstations inrichten
2 personen
21
Waterkokers vullen
2 personen
22
Thee klaarzetten
2 personen
23
Hapjes presenteren
2 personen
24
Registratietafel inrichten
25
Geluid en verlichting testen

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Programma toelichten
28
Eerste thee schenken
3 personen
29
Thee toelichten
30
Proefnotities begeleiden
2 personen
31
Tweede thee schenken
3 personen
32
Derde thee schenken
3 personen
33
Vierde thee schenken
3 personen
34
Hapjes aanvullen
2 personen
35
Dranken bijvullen
36
Servies verzamelen
2 personen
37
Afsluiting aankondigen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
2 personen
44
Materialen inventariseren
45
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Tafelkleedaantal 6
Serveerbuffetaantal 2

Servies

Theekopjesaantal 50
Schoteltjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Waterglazenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Serveertraysaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Theetangenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Theepottenaantal 8
Theezevenaantal 12
Keukenweegschaalaantal 2
Kookwekkersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Catering

Tastingkaartenaantal 50
Klembordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50
Menukaartenaantal 6
Theecontainersaantal 12
Melkkannetjesaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelnummersaantal 6
Welkomstbord

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Droogrekkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 2

Tips

Plan per deelnemer een tastingkaart, naamkaartje, kopje, schoteltje, theelepel en waterglas. Neem daarnaast enkele extra exemplaren mee voor beschadiging of onverwachte gasten.
Weeg de theeporties vooraf af met een keukenweegschaal en label de theecontainers. Doe dit uiterlijk de dag ervoor; tijdens het opbouwen wil je niet meer uitzoeken welke thee bij welk proefstation hoort.
Zet water, waterkokers en verlengsnoeren per proefstation klaar en test elke aansluiting voordat gasten binnenkomen. Houd ook thermoskannen of theepotten achter de hand voor thee die niet direct wordt geschonken.
Controleer koekjes en gebak op basis van de verzamelde dieetwensen en leg allergeneninformatie bij de hapjes. Zet waterkannen en glazen op tafel voordat de eerste thee wordt ingeschonken.
Reserveer op de opbouwdag tijd voor de registratietafel, tafelnummers en het welkomstbord. Test geluid en verlichting vóór de gasten arriveren; zulke controles worden vaak uitgesteld tot er geen tijd meer voor is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel thee heb je nodig voor een theeproeverij?: Reken per proefronde op ongeveer 2 tot 3 gram losse thee per persoon, afhankelijk van de thee en de gewenste sterkte. Voor 6 theesoorten en 12 deelnemers is dat bij 2 gram ongeveer 144 gram thee, exclusief een kleine reserve.
Hoeveel theesoorten serveer je tijdens een theeproeverij?: Plan meestal 5 tot 8 theesoorten voor één proeverij. Met minder dan 5 blijft de vergelijking beperkt; bij meer dan 8 neemt de aandacht af en duurt het proeven snel langer dan 2 uur.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een theeproeverij versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag direct om dieetwensen en bevestig de aanmelding uiterlijk 1 week voor de proeverij, zodat je thee, hapjes en zitplaatsen kunt afstemmen.
Hoe lang duurt het om een theeproeverij op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de locatie, tafels en stoelen, registratie, proefstations, thee en hapjes. Plan nog 30 minuten extra als je meerdere waterkokers, tafels of proefstations moet testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.