Een theaterfestival organiseren: zo pak je het aan

Begin met de festivaldatum, locatie en speelzalen voordat je artiesten en publiek uitnodigt. Werk daarna het programma uit en leg per voorstelling de speeltijd, opbouw, techniek en publiekscapaciteit vast. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, regel je vrijwilligers, catering en publieksinformatie. De laatste fase draait om uitvoering: route en bewegwijzering, podium en decor, techniek, programmaboekjes en een technische repetitie. Zo ontdek je knelpunten vóór de eerste voorstelling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Voorstellingen bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers inplannen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Catering bestellen
2 personen
11
Techniek afstemmen
2 personen
12
Veiligheidsplan controleren
2 personen
13
Route naar zalen maken
14
Plattegrond afdrukken
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Publieksinformatie publiceren
17
Decorstukken controleren
2 personen
18
Technische repetitie plannen
2 personen
19
Materialen ophalen
3 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Programmaboekjes sorteren
2 personen
23
Decorstukken klaarzetten
3 personen
24
Podium opbouwen
4 personen
25
Theaterdoeken ophangen
3 personen
26
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
27
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
28
Zaalindeling maken
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Foyer inrichten
3 personen
31
Infobalie opbouwen
2 personen
32
Ticketbalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
36
Programma's klaarleggen
2 personen
37
Techniek testen
3 personen
38
Lichtstanden instellen
2 personen
39
Microfoons testen
2 personen

Event

40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Artiestenbriefing geven
2 personen
42
Publieksontvangst verzorgen
4 personen
43
Tickets controleren
3 personen
44
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
45
Openingswoord verzorgen
46
Voorstelling één begeleiden
3 personen
47
Pauzedranken serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Voorstelling twee begeleiden
3 personen
50
Publiek tussen zalen begeleiden
3 personen
51
Avondbuffet serveren
5 personen
52
Servies verzamelen
2 personen
53
Voorstelling drie begeleiden
3 personen
54
Foyer opruimen
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Finalevoorstelling begeleiden
3 personen
57
Slotwoord verzorgen
58
Publieksuitloop begeleiden
4 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

60
Lichtinstallatie afbouwen
3 personen
61
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
62
Decorstukken afbreken
3 personen
63
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Zalen schoonmaken
4 personen
67
Foyer schoonmaken
3 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering opslaan
2 personen
71
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Theaterstoelenaantal 300
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 8
Kleedkamerstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 300
Wijnglazenaantal 180
Bordenaantal 300
Vorkenaantal 300
Messenaantal 300
Lepelsaantal 250

Catering

Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Laptopaantal 2
Gereedschapskistenaantal 3
Kabelmattenaantal 20
Rolplankenaantal 4
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Verlichting

Theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
LED-lichtslingersaantal 6

Decoratie

Theatergordijnenaantal 4
Achterdoekenaantal 4
Decorpanelenaantal 10
Rekwisietenbakkenaantal 8
Rode lopersaantal 2
Pijlbordenaantal 20
Programmabordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stofzuigersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Tips

Plan de technische repetitie niet op dezelfde dag als de eerste voorstelling. Reserveer hiervoor minimaal een halve dag per speelruimte, zodat licht, luidsprekers, mengpaneel en draadloze microfoons afzonderlijk kunnen worden getest.
Maak de publieksroute op basis van de echte loopafstand tussen zalen. Druk de plattegrond en bewegwijzering uiterlijk een week vooraf af; bezoekers die van zaal moeten wisselen, hebben vooral duidelijke vertrektijden en pijlen nodig.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef de definitieve aantallen minstens 5 werkdagen vóór de cateringbestelling door. Houd per eetmoment een aparte telling bij voor publiek, artiesten en vrijwilligers.
Plan vrijwilligers per taak én per tijdsblok. Zorg bij een festival met meerdere zalen minimaal voor één aanspreekpunt bij de ontvangst en één contactpersoon voor techniek tijdens elk speelblok.
Controleer podiumdelen, theaterdoeken, decorstukken en kledingrekken vóór de opbouw. Leg per zaal vast wat waar komt te staan en test verlengkabels, stekkerdozen en audiokabels voordat stoelen en decor het werkgebied blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een theaterfestival te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 6 maanden voor een festival met meerdere voorstellingen en zalen. Leg de datum en locatie eerst vast; bevestig het programma idealiter uiterlijk 8 weken vóór het festival.
Wanneer moet ik de techniek voor een theaterfestival regelen?: Stem techniek af zodra de voorstellingen bevestigd zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Plan de technische repetitie uiterlijk 2 weken vóór het festival en controleer op de dag zelf alle microfoons, kabels, verlichting en geluidsapparatuur.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een theaterfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één publieksbegeleider per actieve zaal en één technisch aanspreekpunt per speelblok. Bij wisselende voorstellingen heb je dus vaak 4 tot 6 mensen tegelijk nodig, exclusief catering en opbouw.
Wanneer moet ik catering voor een theaterfestival bestellen?: Vraag dieetwensen en definitieve aantallen uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf op. Plaats de cateringbestelling minimaal 5 werkdagen vóór het festival en koel dranken en controleer warmhoudbakken op de ochtend van het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.