Ein Theaterfestival Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Ablauf erst fest, wenn alle Aufführungen bestätigt sind. Plane zwischen zwei Programmpunkten mindestens 20 bis 30 Minuten für Bühnenwechsel, Wege und Verspätungen ein.
• Schicke Einladungen und Publikumsinformationen spätestens 3 bis 4 Wochen vorher. Nenne dabei Saal, Einlasszeit, Weg zwischen den Spielorten und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
• Führe die technische Probe nicht nur mit der Bühne, sondern mit Lautsprechern, Mischpult, Funkmikrofonen, Scheinwerfern und Laptop durch. Reserviere dafür mindestens 2 Stunden vor dem ersten Einlass.
• Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein: für Einlass, Saalbetreuung, Catering, Künstlerbetreuung und Abbau. Eine Person sollte während des gesamten Festivals für spontane Umbesetzungen erreichbar bleiben.
• Drucke Lageplan, Beschilderung und Programmhefte erst nach der letzten Programmänderung. Halte zusätzlich etwa 10 Prozent mehr Hefte, Gläser und Sitzplätze bereit, als die bestätigte Gästezahl erwarten lässt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Theaterfestival organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Location und Programm. Technik, Catering und Helfer sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival verbindlich geplant sein.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Theaterfestival?

Plane für Bühne, Vorhänge, Bestuhlung, Licht, Ton und Beschilderung mindestens 4 Stunden ein. Komplexe Technik oder mehrere Säle benötigen eher 6 bis 8 Stunden; die technische Probe kommt zusätzlich dazu.

Wie viele Helfer braucht ein Theaterfestival?

Für jeweils 50 Gäste solltest du mindestens 3 bis 4 Helfer gleichzeitig einteilen: zwei für Einlass und Saal, eine Person für Künstler oder Technik und bei Catering eine weitere Person. Bei mehreren Sälen braucht jeder Saal zusätzlich eine feste Betreuung.

Wie viel Catering braucht man pro Person bei einem Theaterfestival?

Rechne für das erste Veranstaltungsstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser während des gesamten Programms bereit. Bei einer Pause von 20 bis 30 Minuten solltest du pro Person mindestens eine kleine Speise oder ein belegtes Teil einplanen und Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher abfragen.

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