Comment organiser un festival de théâtre, étape par étape

Un festival de théâtre se prépare d’abord comme un calendrier, puis comme un parcours pour le public et les équipes. Commencez par fixer la date, réserver le lieu et établir le programme avant de confirmer les représentations. Les inscriptions, les besoins alimentaires, les bénévoles et les réservations viennent ensuite. Gardez les derniers jours pour la technique, la signalétique, le décor, le catering et une répétition complète dans les salles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Établir le programme
3 personnes
4
Confirmer les représentations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Planifier les bénévoles
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Commander le catering
2 personnes
11
Coordonner la technique
2 personnes
12
Vérifier le plan de sécurité
2 personnes
13
Créer un plan d’accès aux salles
14
Imprimer le plan
15
Concevoir la signalétique
16
Publier les informations au public
17
Vérifier les éléments de décor
2 personnes
18
Planifier la répétition technique
2 personnes
19
Récupérer le matériel
3 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Classer les programmes
2 personnes
23
Installer les éléments de décor
3 personnes
24
Monter la scène
4 personnes
25
Suspendre les rideaux de théâtre
3 personnes
26
Monter l’installation lumière
3 personnes
27
Installer le système de sonorisation
3 personnes
28
Établir le plan de la salle
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Aménager le foyer
3 personnes
31
Monter le stand d'information
2 personnes
32
Aménager la billetterie
2 personnes
33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Installer la signalisation
2 personnes
36
Préparer les programmes
2 personnes
37
Tester la technique
3 personnes
38
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes

Événement

40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Faire le briefing des artistes
2 personnes
42
Assurer l'accueil du public
4 personnes
43
Vérifier les billets
3 personnes
44
Accompagner le public à la salle
3 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Encadrer la première représentation
3 personnes
47
Servir les boissons de pause
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Accompagner la deuxième représentation
3 personnes
50
Accompagner le public entre les salles
3 personnes
51
Servir le buffet du soir
5 personnes
52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
53
Accompagner la troisième représentation
3 personnes
54
Ranger le foyer
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Accompagner le spectacle final
3 personnes
57
Prononcer le discours de clôture
58
Accompagner la sortie du public
4 personnes
59
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

60
Démonter l'installation d'éclairage
3 personnes
61
Démonter la sono
3 personnes
62
Démonter les éléments de décor
3 personnes
63
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer les salles
4 personnes
67
Nettoyer le foyer
3 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Stocker la restauration restante
2 personnes
71
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Chaises de théâtreqté 300
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 8
Chaises des vestiairesqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Poubellesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 300
Verres à vinqté 180
Assiettesqté 300
Fourchettesqté 300
Couteauxqté 300
Cuillèresqté 250

Catering

Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Courses

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Ordinateur portableqté 2
Boîtes à outilsqté 3
Passe-câblesqté 20
Planches à roulettesqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Décoration

Rideaux de théâtreqté 4
Toiles de fondqté 4
Panneaux décoratifsqté 10
Bacs à accessoiresqté 8
Tapis rougesqté 2
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Badges nominatifsqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Aspirateursqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de diffuser le programme : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les représentations, les réservations et les besoins techniques.
Construisez le déroulé autour des horaires d’accès aux salles, des changements de décor et des entrées du public. Imprimez le plan d’accès et préparez la signalétique avant le premier jour.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le festival. Ce délai laisse le temps d’ajuster le catering, les tables et le nombre de bénévoles.
Planifiez une répétition technique complète au moins la veille : testez les projecteurs, haut-parleurs, microphones, câbles, rallonges et multiprises dans leur configuration réelle.
Ne gardez pas l’installation pour le matin même. Montez la scène, suspendez les rideaux, installez le décor, récupérez le matériel et classez les programmes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de théâtre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 2 premières semaines servent à fixer la date, réserver le lieu et établir le programme ; la dernière semaine est consacrée aux inscriptions, au catering et à la technique.
Quand faut-il confirmer les représentations d’un festival de théâtre ?: Confirmez-les dès que le lieu et les créneaux sont réservés, de préférence 6 à 8 semaines avant le festival. Vous pourrez ensuite publier des horaires fiables et traiter les inscriptions sans modifier le programme.
Quand faire la répétition technique ?: Faites une répétition technique complète la veille, avec les projecteurs, la sonorisation, les microphones et les câbles installés. Prévoyez encore 60 à 90 minutes le jour même pour les derniers réglages.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de théâtre ?: Pour un petit festival avec plusieurs salles, prévoyez au minimum 1 bénévole par salle ouverte, plus 2 personnes pour l’accueil et 1 référent technique. Ajustez l’effectif selon les horaires et les changements de décor.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.