Zo organiseer je een theaterconferentie

Begin met de locatie, het programma en de sprekers: die bepalen hoeveel deelnemers je aankunt en welke techniek nodig is. Publiceer daarna het aanmeldformulier en verzamel meteen dieetwensen, technische wensen en vervoersinformatie. In de laatste weken verschuift de aandacht naar presentaties, naamkaartjes, catering en de opstelling van zaal en registratietafel. Plan vóór de start een volledige technische test, zodat beamer, microfoons, laptop, kabels en geluid samen werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Sprekers vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Programma opstellen
2 personen
6
Technische wensen verzamelen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering bestellen
10
Vervoer voor sprekers regelen
11
Presentaties verzamelen
12
Techniek testen
2 personen
13
Naamkaartjes ontwerpen
14
Bewegwijzering ontwerpen
15
Vrijwilligers instrueren
2 personen
16
Deelnemerslijst controleren
17
Programma afdrukken
2 personen
18
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
19
Sprekersinformatie versturen
20
Cateringdetails bevestigen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen verzamelen
2 personen
23
Presentaties klaarzetten
2 personen
24
Koelboxen vullen
2 personen
25
Registratietafel voorbereiden
2 personen
26
Zaal indelen
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Podium klaarzetten
3 personen
30
Projector aansluiten
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Lichtstanden instellen
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Pauzehapjes klaarzetten
3 personen

Event

37
Sprekers ontvangen
2 personen
38
Deelnemers registreren
4 personen
39
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
40
Openingssessie begeleiden
2 personen
41
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
42
Tijdschema bewaken
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Pauzehapjes serveren
3 personen
45
Vragenronde begeleiden
2 personen
46
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
47
Buffet aanvullen
3 personen
48
Servies afruimen
3 personen
49
Workshops begeleiden
5 personen
50
Techniek ondersteunen
2 personen
51
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
52
Borrelhapjes serveren
3 personen
53
Afsluiting begeleiden
2 personen
54
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Apparatuur uitschakelen
2 personen
56
Eten en drinken opruimen
3 personen
57
Afval verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Meubilair terugplaatsen
4 personen
60
Zaal schoonmaken
3 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Materialen inpakken
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Conferentiestoelenaantal 100
Podiumdelenaantal 4
Sprekersstoelenaantal 6
Kleedtafelsaantal 2
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
DI-box
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Presentatieklikkeraantal 2
Flip-oversaantal 5
Flip-overstiftenaantal 20
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Decoratie

Podiumachterdoek
Theateraffichesaantal 12
Tafellopersaantal 12
Naambordjesaantal 100
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
LED-lichtbalkenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Buffettangenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen van alle sprekers uiterlijk twee weken vooraf vast. Vraag niet alleen om presentaties, maar controleer ook het bestandsformaat, beeldverhouding en benodigde HDMI-adapters.
Sluit de deelnemersregistratie enkele dagen voor de conferentie af en controleer daarna de deelnemerslijst. Gebruik het definitieve aantal voor catering, naamkaartjes, programma’s en de indeling van de registratietafel.
Plan de techniekstest vóór de opbouw klaar is. Test beamer en projectiescherm, alle draadloze microfoons, het mengpaneel, de luidsprekers, de presentatieklikker en de DI-box met de daadwerkelijke laptop.
Maak de route vanaf de ingang zichtbaar met bewegwijzering en zet de registratietafel klaar vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg naamkaartjes, programma’s en materialen op volgorde, zodat registratie niet ophoopt.
Bevestig cateringdetails kort voor de conferentie en houd rekening met dieetwensen uit het aanmeldformulier. Vul koelboxen en controleer servies, afvalbakken, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten tijdens de laatste ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een theaterconferentie organiseren?: Reserveer de locatie en leg sprekers bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra het programma voldoende staat en verzamel technische wensen uiterlijk 2 weken voor de conferentie.
Wanneer moet je de catering voor een theaterconferentie bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmelddeadline vaststaat, meestal 2 tot 4 weken vooraf. Bevestig aantallen en dieetwensen opnieuw 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie.
Wanneer test je de techniek voor een theaterconferentie?: Doe minimaal 1 volledige test vóór de dag zelf en herhaal de controle tijdens de opbouw. Test alle presentaties, HDMI-kabels en adapters, microfoons, geluid en de presentatieklikker met de beschikbare apparatuur.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de registratie van een theaterconferentie?: Zet de registratietafel minimaal 60 minuten voor de start klaar en laat vrijwilligers 30 minuten eerder aanwezig zijn voor instructie. Reken bij binnenkomst op ongeveer 2 tot 3 minuten per deelnemer als naamkaartjes vooraf zijn gesorteerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.