Eine Theaterkonferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Theaterkonferenz greifen Programm, Referentenbetreuung und Bühnentechnik eng ineinander. Beginne deshalb mit Ort, Datum und den Referenten, bevor du Einladungen und Anmeldung veröffentlichst. Danach sammelst du technische Anforderungen, Präsentationen und Ernährungswünsche und bestellst das Catering erst auf Basis der Anmeldungen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Tests, Drucksachen, Transport und einen klaren Ablauf für Registrierung und Helfer.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Referenten festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldeformular veröffentlichen
- 5
Programm erstellen
2 Personen
- 6
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering bestellen
- 10
Transport für Redner organisieren
- 11
Präsentationen sammeln
- 12
Technik testen
2 Personen
- 13
Namensschilder entwerfen
- 14
Beschilderung entwerfen
- 15
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 16
Teilnehmerliste prüfen
- 17
Programm drucken
2 Personen
- 18
Namensschilder drucken
2 Personen
- 19
Referenteninformationen versenden
- 20
Cateringdetails bestätigen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 23
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 24
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 25
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
- 26
Saal einteilen
4 Personen
- 27
Tische aufstellen
3 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Bühne aufbauen
3 Personen
- 30
Projektor anschließen
2 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Lichtstufen einstellen
2 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 34
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 36
Pausensnacks bereitstellen
3 Personen
Event
- 37
Referenten empfangen
2 Personen
- 38
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 39
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 40
Eröffnungssession begleiten
2 Personen
- 41
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 42
Zeitplan überwachen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 45
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 46
Abendessen servieren
5 Personen
- 47
Buffet auffüllen
3 Personen
- 48
Geschirr abräumen
3 Personen
- 49
Workshops betreuen
5 Personen
- 50
Technik unterstützen
2 Personen
- 51
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Abschluss begleiten
2 Personen
- 54
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Geräte ausschalten
2 Personen
- 56
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 57
Abfall sammeln
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 60
Saal reinigen
3 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Materialien einpacken
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Restbestand einlagern
2 Personen
- 65
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KonferenzstühleAnz. 100
- BühnenelementeAnz. 4
- RednerstühleAnz. 6
- UmkleidetischeAnz. 2
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 100
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- DI-Box
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 10
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FlipchartsAnz. 5
- Flipchart-MarkerAnz. 20
- PowerbanksAnz. 4
- LadekabelAnz. 6
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- TheaterplakateAnz. 12
- TischläuferAnz. 12
- NamensschilderAnz. 100
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 6
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 4
- LED-LichtleistenAnz. 4
- LichtstativeAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- BuffetzangenAnz. 8
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Referenten und Programm früh fest: Versende die Einladung erst, wenn Titel, Zeitfenster und Anmeldeformular zusammenpassen. Plane für jede Präsentation außerdem eine eigene Zeitreserve von 5 bis 10 Minuten ein.
- Fordere technische Anforderungen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an. So kannst du Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Adapter, Funkmikrofone und Mischpult gemeinsam testen, statt fehlende Anschlüsse am Veranstaltungstag zu suchen.
- Bestätige Catering und Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vorher anhand der Teilnehmerliste. Rechne Getränke nicht nur für die Pausen: Wasser und Kaffeetassen müssen bereits bei der Registrierung bereitstehen.
- Bereite Namensschilder, Beschilderung und Programm mindestens 2 Tage vorher druckfertig vor. Kontrolliere dabei die Schreibweise aller Referentennamen und drucke eine zusätzliche Teilnehmerliste für den Registrierungstisch.
- Teile Helfer spätestens am Vortag ein und gib ihnen feste Aufgaben für Registrierung, Saal, Technik und Referentenbetreuung. Prüfe vor Einlass Sitzordnung, Kabelkanäle, Lautsprecher, Mikrofonständer und gefüllte Kühlboxen in einem kurzen Rundgang.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Theaterkonferenz organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und der Festlegung der Referenten. Anmeldung, Programm und technische Abfragen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin online sein.
- Wann sollte man die Präsentationen der Referenten einsammeln?
- Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Theaterkonferenz an und setze eine feste Abgabefrist. So bleiben noch 2 bis 3 Werktage, um Dateien zu prüfen und die Technik mit dem Laptop und den Adaptern zu testen.
- Wann muss das Catering für eine Theaterkonferenz bestellt werden?
- Bestelle das Catering 3 bis 5 Tage vor der Konferenz, nachdem du Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft hast. Bestätige die endgültige Personenzahl und die Lieferdetails zusätzlich am Vortag.
- Was muss am Veranstaltungstag vor der Registrierung geprüft werden?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau und einen vollständigen Techniktest ein. Vor dem Einlass sollten Registrierungstisch, Namensschilder, Beschilderung, Sitzplätze, Präsentationen, Mikrofone und Wasser bereitstehen.
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