Cómo organizar una conferencia teatral sin perder el control
Una conferencia teatral combina ponencias, presentaciones y necesidades técnicas que deben encajar minuto a minuto. Empieza por reservar el lugar y confirmar a los ponentes; después abre las inscripciones y cierra el programa antes de pedir el catering. Durante las semanas previas tendrás que recopilar presentaciones, preferencias dietéticas y requisitos técnicos. La prueba de sonido, la mesa de registro y la señalización suelen dejarse para el final, aunque son precisamente los puntos que más retrasos provocan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar ponentes
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Publicar el formulario de inscripción
- 5
Elaborar el programa
2 personas
- 6
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Pedir el catering
- 10
Organizar el transporte para los ponentes
- 11
Recopilar las presentaciones
- 12
Probar la técnica
2 personas
- 13
Diseñar tarjetas de nombre
- 14
Diseñar la señalización
- 15
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 16
Comprobar la lista de participantes
- 17
Imprimir el programa
2 personas
- 18
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
- 19
Enviar información de los ponentes
- 20
Confirmar los detalles del catering
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Reunir los materiales
2 personas
- 23
Preparar las presentaciones
2 personas
- 24
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 25
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 26
Distribuir la sala
4 personas
- 27
Montar mesas
3 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Montar el escenario
3 personas
- 30
Conectar el proyector
2 personas
- 31
Probar los micrófonos
2 personas
- 32
Configurar niveles de luz
2 personas
- 33
Colgar señalización
2 personas
- 34
Preparar el material de registro
2 personas
- 35
Montar el punto de café
2 personas
- 36
Preparar los aperitivos del descanso
3 personas
Evento
- 37
Recibir a los ponentes
2 personas
- 38
Registrar a los participantes
4 personas
- 39
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 40
Coordinar la sesión de apertura
2 personas
- 41
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
- 42
Vigilar el horario
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 45
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 46
Servir la cena
5 personas
- 47
Reponer el bufé
3 personas
- 48
Recoger la vajilla
3 personas
- 49
Guiar talleres
5 personas
- 50
Apoyar la técnica
2 personas
- 51
Montar el aperitivo de networking
3 personas
- 52
Servir aperitivos
3 personas
- 53
Guiar el cierre
2 personas
- 54
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Recoger comida y bebida
3 personas
- 57
Recoger la basura
3 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 60
Limpiar la sala
3 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Empaquetar materiales
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Guardar el stock restante
2 personas
- 65
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas de conferenciacant. 100
- Piezas de escenariocant. 4
- Sillas para ponentescant. 6
- Mesas de maquillajecant. 2
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Caja DI
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 10
- Clic de presentacióncant. 2
- Pizarras de hojascant. 5
- Rotuladores para pizarracant. 20
- Baterías externascant. 4
- Cables de cargacant. 6
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Pósteres de teatrocant. 12
- Manteles runnerscant. 12
- Pancartas con nombrescant. 100
- Carteles direccionalescant. 12
- Atriles para programascant. 6
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Barras de luz LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
- Cucharonescant. 8
- Pinzas para buffetcant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa al menos 10 días antes: así puedes imprimirlo, preparar la señalización y enviar a cada ponente la información definitiva.
- Pide a los ponentes sus presentaciones y necesidades técnicas entre 7 y 10 días antes. Comprueba después cada portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptador y micrófono.
- Calcula el catering a partir de la lista de participantes y sus preferencias dietéticas, y confirma cantidades y horario de entrega 48 horas antes. No esperes al día del evento para descubrir que faltan opciones especiales.
- Reserva una franja de 60 a 90 minutos antes de la apertura para probar sonido, proyección y conexiones. Ensaya también el cambio entre ponentes con el clic de presentación y deja cables y regletas fijados con canaletas.
- Prepara la mesa de registro la víspera con la lista de participantes, tarjetas con nombres y programas impresos. Asigna al menos dos voluntarios durante la primera hora para evitar una cola mientras se orienta a los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia teatral?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar y confirmar a los ponentes. Abre las inscripciones al menos 4 semanas antes y deja cerrados programa, catering y técnica durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una conferencia teatral?
- Pídelo cuando tengas una estimación fiable de asistentes, normalmente entre 10 y 14 días antes. Confirma el número final y las dietas especiales 48 horas antes de la conferencia.
- ¿Cuánto dura la prueba técnica antes del evento?
- Reserva entre 60 y 90 minutos antes de que llegue el público. Prueba cada micrófono, el proyector, la pantalla, las presentaciones, los adaptadores y el cambio entre ponentes.
- ¿Cuántas personas deben estar en la mesa de registro?
- Cuenta con dos personas durante la primera hora y una después, si esperas hasta 50 participantes. Con más asistentes, añade una persona por cada 50 registros previstos para mantener la entrada fluida.
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