Organiser une conférence de théâtre, étape par étape
Une conférence de théâtre demande de coordonner un lieu, des intervenants, un programme et une équipe d’accueil sans perdre le fil. Commencez par bloquer la salle et confirmer les intervenants, puis ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez précis. Les besoins techniques et alimentaires doivent être recueillis avant les commandes, pas la semaine de l’événement. Gardez les derniers jours pour les tests, les impressions et la préparation de l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Confirmer les intervenants
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Publier le formulaire d'inscription
- 5
Élaborer le programme
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Commander le catering
- 10
Organiser le transport des intervenants
- 11
Rassembler les présentations
- 12
Tester la technique
2 personnes
- 13
Concevoir les badges nominatifs
- 14
Concevoir la signalétique
- 15
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 16
Vérifier la liste des participants
- 17
Imprimer le programme
2 personnes
- 18
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
- 19
Envoyer les informations sur les intervenants
- 20
Confirmer les détails du catering
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Rassembler le matériel
2 personnes
- 23
Préparer les présentations
2 personnes
- 24
Remplir les glacières
2 personnes
- 25
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 26
Répartir la salle
4 personnes
- 27
Installer les tables
3 personnes
- 28
Installer les chaises
4 personnes
- 29
Installer la scène
3 personnes
- 30
Brancher le projecteur
2 personnes
- 31
Tester les microphones
2 personnes
- 32
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
- 33
Installer la signalétique
2 personnes
- 34
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
- 35
Mettre en place le point café
2 personnes
- 36
Préparer les collations de pause
3 personnes
Événement
- 37
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 38
Enregistrer les participants
4 personnes
- 39
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 40
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
- 41
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
- 42
Veiller au planning
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Servir les en-cas de pause
3 personnes
- 45
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
- 46
Servir le dîner
5 personnes
- 47
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 48
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
- 49
Encadrer les ateliers
5 personnes
- 50
Assister la technique
2 personnes
- 51
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
- 52
Servir les amuse-bouches
3 personnes
- 53
Encadrer la clôture
2 personnes
- 54
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 55
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 56
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 57
Rassembler les déchets
3 personnes
- 58
Faire la vaisselle
3 personnes
- 59
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 60
Nettoyer la salle
3 personnes
- 61
Retirer la décoration
2 personnes
- 62
Emballer le matériel
2 personnes
- 63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 64
Ranger le stock restant
2 personnes
- 65
Rassembler les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 12
- Chaises de conférenceqté 100
- Éléments de podiumqté 4
- Chaises des intervenantsqté 6
- Tables de maquillageqté 2
- Table d'inscription
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 100
- Assiettesqté 120
- Assiettes à dessertqté 100
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 3
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Boîtier DI
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 10
- Cliqueur de présentationqté 2
- Chevaletsqté 5
- Feutres pour paperboardqté 20
- Batteries externesqté 4
- Câbles de rechargeqté 6
Décoration
- Fond de scène
- Affiches de théâtreqté 12
- Chemins de tableqté 12
- Badges nominatifsqté 100
- Panneaux indicateursqté 12
- Pupitres de programmeqté 6
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Barres lumineuses LEDqté 4
- Pieds d’éclairageqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 6
- Louchesqté 8
- Pinces à buffetqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
- Chiffons microfibresqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu avant de publier la date : vérifiez la capacité, la disposition des chaises, l’espace de scène et les prises électriques. Prévoyez au moins une table dédiée aux inscriptions.
- Confirmez les intervenants avant de finaliser le programme. Demandez leurs présentations et leurs besoins techniques au plus tard 10 jours avant la conférence.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour vérifier la liste des participants, les besoins alimentaires et le nombre de repas à commander. Gardez une petite marge pour les inscriptions tardives.
- Testez toute la chaîne technique la veille : ordinateur, vidéoprojecteur, câbles HDMI, adaptateurs, microphones, table de mixage et haut-parleurs. Ne vous contentez pas d’allumer le matériel.
- Préparez l’accueil la veille au soir : badges nominatifs, programme imprimé, signalétique et briefing des bénévoles. Le jour même, remplissez les glacières et installez la table d’inscription avant l’arrivée du premier participant.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une conférence de théâtre ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et confirmez les intervenants, puis ouvrez les inscriptions lorsque le programme comporte déjà les informations essentielles.
- Quand envoyer les invitations pour une conférence de théâtre ?
- Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant l’événement. Faites un rappel 10 à 14 jours avant, avec les horaires, l’adresse, le programme et les informations pratiques pour les intervenants et les participants.
- Quand tester la technique d’une conférence ?
- Faites un test complet au plus tard la veille, puis vérifiez rapidement les branchements le matin même. Prévoyez au moins 60 minutes sur place pour tester les présentations, les microphones et le son dans la salle.
- Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?
- Ouvrez l’accueil 30 à 45 minutes avant le début de la première session. Pour une conférence de 50 participants ou plus, prévoyez au moins deux personnes à la table d’inscription afin d’éviter une file dès l’ouverture.
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