Organiser une journée portes ouvertes au théâtre, étape par étape

Une journée portes ouvertes réussie commence par un parcours clair, pas par la décoration. Fixez d’abord la date et les horaires, puis construisez un programme de visites guidées, de spectacles et d’ateliers avec des créneaux réalistes. Les inscriptions vous servent ensuite à dimensionner l’accueil, le catering et le nombre de bénévoles. Prévoyez enfin une répétition technique et un balisage complet : le public doit savoir où attendre, quoi visiter et comment ressortir sans croiser les flux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Réserver des salles de théâtre
3
Définir le programme et les visites guidées
2 personnes
4
Consigner les spectacles et les ateliers
2 personnes
5
Parcourir l’itinéraire de sécurité
2 personnes
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
8
Publier l’événement en ligne
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les horaires de visite guidée
13
Planifier les bénévoles
2 personnes
14
Calculer les quantités de catering
15
Vérifier la liste des courses
16
Commander la restauration et le matériel
17
Tester le matériel technique
2 personnes
18
Balisage du parcours de visite
2 personnes
19
Préparer les panneaux d’information
20
Préparer les badges nominatifs
21
Imprimer les programmes
22
Imprimer la signalisation
23
Récupérer le catering
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Monter le buffet traiteur
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Suspendre la décoration
2 personnes
31
Installer la signalisation
2 personnes
32
Aménager les comptoirs d’information
3 personnes
33
Préparer les brochures du programme
34
Brancher la technique
2 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Vérifier les réglages d’éclairage
2 personnes
37
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
38
Briefer les guides
2 personnes
39
Accueillir les bénévoles
2 personnes
40
Préparer les informations de premiers secours et d’urgence
41
Faire le tour des espaces publics
2 personnes

Événement

42
Ouvrir les portes
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Cocher les inscriptions
2 personnes
45
Distribuer les programmes
2 personnes
46
Accompagner les visites guidées
4 personnes
47
Encadrer les ateliers
4 personnes
48
Annoncer les spectacles
49
Accueillir les artistes
2 personnes
50
Guider les visiteurs vers les salles
3 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Répondre aux questions du public
2 personnes
58
Enregistrer les objets trouvés
59
Finaliser la dernière partie du programme
2 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
61
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

62
Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
63
Éteindre la technique
2 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer les espaces publics
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Ranger le matériel d’atelier
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
73
Archiver les données d’inscription
74
Gérer les objets trouvés
75
Envoyer un message de remerciement
76
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 150
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 4
Tables de logeqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 2
Console de mixage audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Talkies-walkiesqté 6

Décoration

Affiches de théâtreqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Mur photo
Masques de théâtre décoratifsqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 8
Caisses réfrigéréesqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 3
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 3
Ouvre-bouteillesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Panneaux de comptoirqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 180
Brochures du programmeqté 200
Braceletsqté 200

Signalétique

Panneaux indicateursqté 20
Supportsqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Matériel d'atelier

Blocs d’exerciceqté 40
Crayonsqté 50
Feutresqté 40
Papier de bricolageqté 300
Kits de maquillageqté 4
Miroirsqté 6
Marionnettes à mainqté 12

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8

Courses

Caféqté 6

Conseils

Bloquez les créneaux de visite guidée avant de publier l’événement. Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par parcours, avec 10 à 15 minutes entre deux groupes pour éviter les retards qui se répercutent toute la journée.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’ouverture et exportez une liste unique des participants. Ajoutez les besoins alimentaires et les horaires de visite confirmés afin que l’accueil ne doive pas tout vérifier au dernier moment.
Dimensionnez les bénévoles par zone, pas seulement par nombre total. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne par groupe de visite et une personne mobile pour les questions, les retards et les talkies-walkies.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la console audio, le vidéoprojecteur et les rallonges avant le jour J. Faites le test dans les salles réellement utilisées, car un réglage correct dans une pièce ne garantit pas une bonne audibilité ailleurs.
Faites un parcours complet avec le balisage, les panneaux et les portes d’accès au moins la veille. Vérifiez aussi les tables, les chaises, les porte-manteaux, les boissons au frais et le catering : ce sont souvent ces détails qui manquent lorsque l’équipe installe dans l’urgence.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour une visite guidée du théâtre ?: Comptez 30 à 45 minutes pour une visite guidée standard, puis ajoutez 10 à 15 minutes de battement avant le groupe suivant. Ce délai permet de gérer les questions, les déplacements et les éventuels retards.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes au théâtre ?: Ouvrez le formulaire 3 à 4 semaines avant l’événement si le programme comprend plusieurs visites ou ateliers. Fermez-le 2 à 3 jours avant l’ouverture pour traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les horaires confirmés.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes au théâtre ?: Prévoyez une personne à l’accueil, une par groupe de visite et une personne mobile par tranche d’activité. Pour trois groupes simultanés, comptez donc au moins 5 bénévoles, davantage si les salles sont éloignées.
Quand tester le matériel technique pour les portes ouvertes ?: Faites un premier test 7 jours avant pour repérer les câbles, adaptateurs ou prises manquants, puis un test complet la veille dans chaque salle. Gardez ensuite une rallonge, une multiprise et un appareil de secours accessibles pendant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.