Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del teatro

Una jornada de puertas abiertas del teatro combina visitas guiadas, actuaciones, talleres y circulación constante de público. Empieza fijando la fecha, el horario y las salas disponibles; después cierra el programa antes de publicarlo. Las inscripciones te permiten calcular grupos, voluntarios, catering y materiales sin improvisar. Reserva tiempo específico para probar el sonido, marcar la ruta y preparar la señalización: son los detalles que más tarde suelen bloquear el recorrido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2
Reservar salas de teatro
3
Definir el programa y las visitas guiadas
2 personas
4
Programar actuaciones y talleres
2 personas
5
Recorrer la ruta de seguridad
2 personas
6
Diseñar invitaciones
7
Enviar invitaciones
8
Publicar el evento en línea
9
Abrir el formulario de inscripción
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar los horarios de la visita guiada
13
Programar voluntarios
2 personas
14
Calcular las cantidades de catering
15
Comprobar la lista de la compra
16
Encargar catering y materiales
17
Probar los equipos técnicos
2 personas
18
Marcar la ruta de la visita guiada
2 personas
19
Preparar los carteles informativos
20
Preparar tarjetas de nombre
21
Imprimir folletos del programa
22
Imprimir señalización
23
Recoger el catering
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar las bebidas
2 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Montar el mostrador de entrada
2 personas
28
Montar el bufé de catering
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Colgar la decoración
2 personas
31
Colocar la señalización
2 personas
32
Montar los mostradores de información
3 personas
33
Preparar folletos del programa
34
Conectar la técnica
2 personas
35
Probar los micrófonos
2 personas
36
Comprobar los niveles de iluminación
2 personas
37
Montar las salas del taller
3 personas
38
Instruir a los guías
2 personas
39
Recibir a los voluntarios
2 personas
40
Preparar la información de primeros auxilios y emergencias
41
Recorrer las zonas públicas
2 personas

Evento

42
Abrir las puertas
2 personas
43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Marcar las inscripciones
2 personas
45
Repartir folletos del programa
2 personas
46
Guiar visitas
4 personas
47
Guiar talleres
4 personas
48
Anunciar las actuaciones
49
Recibir a los artistas
2 personas
50
Guiar a los invitados a las salas
3 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Recoger la vajilla
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
2 personas
57
Responder preguntas del público
2 personas
58
Registrar objetos perdidos
59
Finalizar el último elemento del programa
2 personas
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
61
Cerrar las puertas
2 personas

Seguimiento

62
Enfriar los restos del catering
2 personas
63
Apagar la técnica
2 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar las zonas de público
3 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Recoger el material del taller
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Guardar la catering sobrante
73
Archivar datos de inscripción
74
Gestionar objetos perdidos
75
Enviar mensaje de agradecimiento
76
Archivar fotos y materiales

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 150
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 4
Mesas de vestuariocant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas de audio
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Walkie-talkiescant. 6

Decoración

Pósteres de teatrocant. 20
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Photowall
Máscaras teatrales decorativascant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Luces decorativascant. 10

Catering

Dispensadores de aguacant. 3
Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 8
Cajas isotérmicascant. 4
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Tijerascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 3
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Registro

Mesas de inscripcióncant. 2
Carteles de mostradorcant. 4
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 180
Folletos del programacant. 200
Pulserascant. 200

Señalización

Carteles direccionalescant. 20
Soportescant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Material del taller

Bloques de prácticacant. 40
Lápicescant. 50
Rotuladorescant. 40
Papel para manualidadescant. 300
Kits de maquillajecant. 4
Espejoscant. 6
Títeres de manocant. 12

Seguridad

Linternascant. 6
Señales de salida de emergenciacant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 8

Compras

Cafécant. 6

Consejos

Cierra el programa antes de diseñar las invitaciones. Define la duración de cada visita guiada, actuación y taller, y deja al menos 15 minutos entre grupos para evitar cruces y retrasos.
Abre las inscripciones con la fecha y los horarios confirmados. Pide las preferencias dietéticas desde el principio y revisa la lista varios días antes de encargar el catering.
Recorre la ruta de seguridad antes de marcarla para el público. Comprueba salidas, pasillos y puntos de espera, y coloca la señalización de modo que una persona nueva pueda orientarse sin preguntar.
Programa a los voluntarios por franjas, no solo por número total. Para cada visita necesitas cubrir la recepción, la orientación del grupo y el apoyo durante el recorrido; entrega walkie-talkies cuando trabajen en zonas separadas.
Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, proyector y focos LED antes del día del evento. Haz la prueba con los mismos cables, portátiles y conexiones que usarás después, y enfría las bebidas antes de que llegue el primer grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del teatro?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las salas y fija el programa al principio; deja los últimos 3 días para confirmar inscripciones, recoger el catering, imprimir materiales y revisar los equipos.
¿Cuánto debe durar una visita guiada por el teatro?: Calcula entre 30 y 45 minutos por visita, según el número de espacios y las paradas previstas. Añade 15 minutos entre grupos para que el público salga, se reorganice la ruta y pueda comenzar el siguiente recorrido.
¿Cuánta comida y bebida necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y una ración de comida por asistente, ajustada a las inscripciones confirmadas. Añade un margen del 10 % y revisa las preferencias dietéticas al menos 3 días antes.
¿Cuándo debo probar el sonido y el proyector?: Haz una primera prueba 3 o 4 días antes y otra el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables, portátil, proyector y pantalla en la sala donde se usarán.

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