Einen Tag der offenen Tür im Theater organisieren
Bei einem Tag der offenen Tür im Theater müssen mehrere Bereiche gleichzeitig funktionieren: Säle, Führungen, Workshops, Technik und Besucherempfang. Beginne deshalb mit Datum, Öffnungszeiten und Raumreservierungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach legst du Programm und Führungszeiten fest, öffnest die Anmeldung und planst Helfer nach Besucheraufkommen ein. Besonders häufig werden Sicherheitswege, Techniktests und die genaue Cateringmenge zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
- 2
Theatersäle reservieren
- 3
Programm und Führungen festlegen
2 Personen
- 4
Auftritte und Workshops festlegen
2 Personen
- 5
Sicherheitsroute abgehen
2 Personen
- 6
Einladungen gestalten
- 7
Einladungen verschicken
- 8
Veranstaltung online veröffentlichen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Führungszeiten bestätigen
- 13
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 14
Cateringmengen berechnen
- 15
Einkaufsliste prüfen
- 16
Catering und Materialien bestellen
- 17
Technische Ausstattung testen
2 Personen
- 18
Führungsroute markieren
2 Personen
- 19
Informationsschilder vorbereiten
- 20
Namensschilder vorbereiten
- 21
Programmhefte drucken
- 22
Beschilderung drucken
- 23
Catering abholen
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 28
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Informationsschalter einrichten
3 Personen
- 33
Programmhefte auslegen
- 34
Technik anschließen
2 Personen
- 35
Mikrofone testen
2 Personen
- 36
Lichtstufen kontrollieren
2 Personen
- 37
Workshopräume einrichten
3 Personen
- 38
Führer anweisen
2 Personen
- 39
Freiwillige empfangen
2 Personen
- 40
Erste-Hilfe- und Notfallinformationen bereitlegen
- 41
Publikumsbereiche kontrollieren
2 Personen
Event
- 42
Türen öffnen
2 Personen
- 43
Besucher empfangen
4 Personen
- 44
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 45
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 46
Führungen begleiten
4 Personen
- 47
Workshops betreuen
4 Personen
- 48
Auftritte ankündigen
- 49
Künstler empfangen
2 Personen
- 50
Gäste in die Säle begleiten
3 Personen
- 51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Geschirr sammeln
2 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 57
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 58
Fundgegenstände registrieren
- 59
Letzten Programmpunkt abschließen
2 Personen
- 60
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 61
Türen schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Cateringreste kühlen
2 Personen
- 63
Technik ausschalten
2 Personen
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Publikumsbereiche reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten reinigen
2 Personen
- 70
Workshop-Material aufräumen
2 Personen
- 71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
- 73
Anmeldedaten archivieren
- 74
Fundsachen bearbeiten
- 75
Dankesnachricht versenden
- 76
Fotos und Materialien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 150
- StehtischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
- UmkleidetischeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierplattenAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LaptopsAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkgeräteAnz. 6
Dekoration
- TheaterplakateAnz. 20
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- BühnentücherAnz. 4
- Fotowand
- Dekorative TheatermaskenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- StimmungsleuchtenAnz. 10
Catering
- WasserspenderAnz. 3
- GetränkespenderAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlkistenAnz. 4
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ScherenAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 10
- MessbecherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Registrierung
- AnmeldetischeAnz. 2
- TresenschilderAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 30
- NamensschilderAnz. 180
- ProgrammhefteAnz. 200
- ArmbänderAnz. 200
Beschilderung
- WegweiserAnz. 20
- StänderAnz. 12
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Workshopmaterial
- ÜbungsblöckeAnz. 40
- BleistifteAnz. 50
- FilzstifteAnz. 40
- BastelpapierAnz. 300
- SchminksetsAnz. 4
- SpiegelAnz. 6
- HandpuppenAnz. 12
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 6
- NotausgangsschilderAnz. 8
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- SicherheitswestenAnz. 8
Einkäufe
- KaffeeAnz. 6
Tipps
- Plane Führungen in festen Zeitfenstern und bestätige sie spätestens eine Woche vorher. Markiere die Route vor Ort, damit Besucher nicht versehentlich in gesperrte Bühnen- oder Arbeitsbereiche gelangen.
- Gehe die Sicherheitsroute nicht nur auf dem Papier durch. Prüfe vor dem Einlass Fluchtwege, Beschilderung, Funkgeräte und die Zuständigkeiten der Helfer an jedem wichtigen Punkt.
- Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher. Ein kurzer Audiocheck in jedem genutzten Saal verhindert, dass die erste Führung mit Technikproblemen beginnt.
- Berechne Getränke und Catering anhand der Anmeldungen plus einer Reserve von etwa 10 Prozent. Kühle Getränke rechtzeitig vor dem Einlass und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche bei der Bestellung.
- Bereite Programmhefte, Namensschilder und Hinweisschilder vor, bevor das Catering abgeholt wird. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Aufbau, letzte Raumkontrollen und die Einweisung der Freiwilligen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Theater planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und der Reservierung der Theatersäle. Programm, Führungen und Workshops sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen und Online-Anmeldung rechtzeitig starten können.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür im Theater?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro genutztem Bereich und zusätzlich eine Person für jeweils 20 bis 30 gleichzeitig erwartete Besucher ein. Für Führungen, Einlass, Technik und Catering sollten die Zuständigkeiten spätestens eine Woche vorher schriftlich festgelegt sein.
- Wann sollte man die Technik für den Theater-Tag testen?
- Teste die komplette Ausstattung mindestens 24 Stunden vor Beginn und wiederhole einen kurzen Funktionstest 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Beamer, Leinwand, Mischpult und alle benötigten Stromverbindungen.
- Wie viel Catering braucht man für einen Tag der offenen Tür im Theater?
- Rechne die Mengen zunächst nach bestätigten Anmeldungen und plane rund 10 Prozent Reserve ein. Für Getränke solltest du pro Person für die erste Stunde etwa zwei bis drei Portionen kalkulieren und die tatsächliche Nachfrage danach anpassen.
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