Theater open dag organiseren: checklist

Een theater open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma ophangen. Je stemt zalen, optredens, workshops en rondleidingen op elkaar af, terwijl bezoekers veilig door het gebouw moeten kunnen bewegen. Begin met de datum, openingstijden en zaalreserveringen en werk daarna naar publiciteit, aanmeldingen en bezetting toe. In de laatste week controleer je techniek, bewegwijzering, catering en materialen zoals microfoons, portofoons en programmafolders.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Theaterzalen reserveren
Programma en rondleidingen bepalen
2 personen
Optredens en workshops vastleggen
2 personen
Veiligheidsroute doorlopen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Evenement online publiceren
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingstijden bevestigen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
Catering en materialen bestellen
Technische benodigdheden testen
2 personen
Rondleidingsroute markeren
2 personen
Informatieborden voorbereiden
Naamkaartjes voorbereiden
Programmafolders printen
Bewegwijzering printen
Catering ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Informatiebalies inrichten
3 personen
Programmafolders klaarleggen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden controleren
2 personen
Workshopruimtes inrichten
3 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
EHBO- en noodinformatie klaarleggen
Publieksruimtes nalopen
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Optredens aankondigen
Artiesten ontvangen
2 personen
Gasten naar zalen begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste programmaonderdeel afronden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

Cateringresten koelen
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Publieksruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Workshopmateriaal opruimen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
Aanmeldgegevens archiveren
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
Foto's en materialen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 150
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Audiomengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Portofoonsaantal 6

Decoratie

Theaterpostersaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Fotowand
Decoratieve theatermaskersaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Catering

Waterdispensersaantal 3
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koelkrattenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 3
Openersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Registratie

Inschrijftafelsaantal 2
Baliebordjesaantal 4
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 180
Programmafoldersaantal 200
Polsbandjesaantal 200

Bewegwijzering

Pijlbordenaantal 20
Standaardsaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Workshopmateriaal

Oefenblokkenaantal 40
Potlodenaantal 50
Viltstiftenaantal 40
Knutselpapieraantal 300
Schminksetsaantal 4
Spiegelsaantal 6
Handpoppenaantal 12

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Nooduitgangsbordenaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8

Boodschappen

Koffieaantal 6

Tips

Leg rondleidingen en workshops vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vermeld per rondleiding een starttijd, maximale groepsgrootte en verzamel eventuele aanmeldingen centraal.
Loop de veiligheidsroute minimaal 2 weken vooraf met de verantwoordelijke locatiecontactpersoon. Controleer publieksstromen, nooduitgangen, vrije doorgangen en de plek van informatieborden.
Plan vrijwilligers per taak én tijdsblok. Zorg bij de opening voor aparte bezetting bij ontvangst, rondleidingen, techniek en catering; zo hoeft één persoon niet tegelijk bezoekers te registreren en een microfoon te testen.
Test draadloze microfoons, luidsprekers, het audiomengpaneel, de beamer en LED-spots uiterlijk 1 week vooraf in de zalen waar ze worden gebruikt. Leg verlengkabels en stekkerdozen per ruimte klaar en test ze opnieuw op de ochtend zelf.
Bereken catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn bijgewerkt. Zet dranken enkele uren voor opening koud en reserveer ruimte voor koffiezetapparaten, waterkokers, servies en serveerplateaus zonder de looproute te blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een theater open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, zaalreserveringen en het programma. Plan de uitnodigingen en online publicatie daarna, zodat bezoekers minstens 4 weken hebben om zich aan te melden.
Wanneer moet ik de rondleidingen voor een theater open dag plannen?: Bepaal de rondleidingstijden uiterlijk 6 weken vooraf en bevestig ze 1 week voor de open dag. Houd per tijdslot rekening met de groepsgrootte, de route door het gebouw en voldoende tijd om bezoekers tussen zalen te verplaatsen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een theater open dag?: Plan minimaal één vrijwilliger voor ontvangst, één per gelijktijdige rondleiding en één aanspreekpunt voor techniek en veiligheid. Bij meerdere zalen of parallelle workshops tel je per extra publieksstroom minstens één extra begeleider.
Wanneer moet ik de techniek van een theater open dag testen?: Doe een volledige test 7 dagen vooraf en een korte controle op de ochtend van het evenement. Test per zaal de draadloze microfoons, luidsprekers, het audiomengpaneel, de beamer, het projectiescherm en de verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.