Zo organiseer je een teambuildingworkshop voor 30 deelnemers

Begin met de locatie, begeleider, datum en het programma; die vier keuzes bepalen de rest van je voorbereiding. Open daarna de aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering en ruimte-indeling definitief maakt. Voor 30 deelnemers werkt een indeling met vooraf samengestelde teams en duidelijke workshopstations beter dan ter plekke groepen vormen. Plan op de dag zelf tijd voor opbouw, techniek, registratie en het koelen van dranken, want juist die onderdelen lopen snel uit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Workshopbegeleider boeken
3
Datum en programma vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Definitief aantal doorgeven
10
Catering bestellen
11
Werkvormen afstemmen
2 personen
12
Ruimte-indeling bepalen
2 personen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Teams vooraf indelen
2 personen
16
Draaiboek printen
17
Route en parkeren delen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Catering bevestigen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Workshopstations inrichten
3 personen
24
Registratietafel klaarzetten
25
Naamkaartjes klaarleggen
26
Presentatie testen
2 personen
27
Muziek en microfoon testen
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Aanwezigheid registreren
2 personen
31
Welkom en programma toelichten
2 personen
32
Eerste groepsopdracht begeleiden
3 personen
33
Pauzedranken bijvullen
2 personen
34
Tweede groepsopdracht begeleiden
3 personen
35
Resultaten verzamelen
2 personen
36
Reflectieronde begeleiden
2 personen
37
Buffet opbouwen
4 personen
38
Diner serveren
4 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Dessert klaarzetten
2 personen
41
Afsluitende activiteit begeleiden
3 personen
42
Afscheid en mededelingen verzorgen
2 personen
43
Servies verzamelen
3 personen
44
Workshopmaterialen verzamelen
3 personen
45
Afval sorteren
2 personen
46
Tafels en stoelen afbouwen
3 personen

Nazorg

47
Locatie schoonmaken
3 personen
48
Koelmaterialen leegmaken
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Restanten opslaan of weggooien
2 personen
51
Deelnemers bedanken
52
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Workshopmateriaal

Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 4
Stiftenaantal 30
Post-itsaantal 12
A4-papieraantal 200
Pennenaantal 36
Touwaantal 2
Ballenaantal 6
Blinddoekenaantal 15
Naamkaartjesaantal 36

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Ballonnenaantal 30

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Geef de locatie en workshopbegeleider uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf opdracht. Controleer meteen of er ruimte is voor 30 stoelen, aparte workshopstations, een registratietafel en een buffettafel.
Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de workshop en verwerk daarna dieetwensen en het definitieve aantal. Geef dat aantal pas vervolgens door aan de catering, zodat je niet te vroeg op een schatting bestelt.
Deel de 30 deelnemers vooraf in teams in en zet de teamindeling in het draaiboek. Leg per station de benodigde flip-over, flip-overpapier, stiften, post-its en ander materiaal klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Test beamer, laptop, projectiescherm, speaker en draadloze microfoon minstens 60 minuten voor de start. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; een ontbrekend stopcontact of een lege laptopbatterij vertraagt de hele workshop.
Richt de registratietafel 30 minuten voor ontvangst in met naamkaartjes en een welkomstbord. Zet koffie, water en servies apart klaar en deel route- en parkeergegevens uiterlijk 2 dagen vooraf met alle deelnemers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een teambuildingworkshop voor 30 personen?: Reserveer locatie en workshopbegeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Leg het programma en de datum direct vast, zodat uitnodigingen minstens 4 weken voor de workshop kunnen worden verstuurd.
Wanneer moet je het definitieve aantal deelnemers doorgeven?: Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de workshop. Verwerk daarna afmeldingen en dieetwensen en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf door aan de catering.
Hoeveel tijd heb je nodig om een workshopruimte voor 30 deelnemers op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten opbouwtijd. Reken daarin op het opstellen van tafels en stoelen, het inrichten van workshopstations, het klaarzetten van registratie en het testen van alle techniek.
Wanneer deel je de teamindeling en praktische informatie?: Maak de teams 3 tot 5 dagen vooraf en zet route, parkeren, starttijd en eventuele voorbereiding in dezelfde mail. Zo kunnen deelnemers hun reis plannen en hoef je de registratie niet te gebruiken voor lange uitleg.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.