Teambuilding-Workshop für 30 Teilnehmer organisieren
Bei 30 Teilnehmern entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Workshop pünktlich startet und alle aktiv mitarbeiten können. Beginne mit Termin, Programm, Workshop-Leitung und Raum, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Teamaufteilung, Arbeitsformen und Catering. Plane am Veranstaltungstag genug Zeit für Technik, Stationen, Registrierung und Getränke ein – besonders dann, wenn mehrere Übungen mit Seilen, Bällen oder Augenbinden stattfinden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Workshop-Leiter buchen
- 3
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Anmeldungen bestätigen
- 9
Endgültige Anzahl durchgeben
- 10
Catering bestellen
- 11
Arbeitsformen abstimmen
2 Personen
- 12
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 13
Materialien prüfen
2 Personen
- 14
Namensschilder vorbereiten
- 15
Teams im Voraus einteilen
2 Personen
- 16
Ablaufplan ausdrucken
- 17
Route und Parken teilen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Catering bestätigen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Workshop-Stationen einrichten
3 Personen
- 24
Registrierungstisch aufbauen
- 25
Namensschilder bereitlegen
- 26
Präsentation testen
2 Personen
- 27
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 29
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 30
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 31
Begrüßung und Programm erläutern
2 Personen
- 32
Erste Gruppenaufgabe anleiten
3 Personen
- 33
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
- 34
Zweite Gruppenaufgabe begleiten
3 Personen
- 35
Ergebnisse sammeln
2 Personen
- 36
Reflexionsrunde moderieren
2 Personen
- 37
Buffet aufbauen
4 Personen
- 38
Abendessen servieren
4 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Dessert bereitstellen
2 Personen
- 41
Abschlussaktivität betreuen
3 Personen
- 42
Verabschiedung und Mitteilungen übernehmen
2 Personen
- 43
Geschirr sammeln
3 Personen
- 44
Workshopmaterialien zusammenstellen
3 Personen
- 45
Abfall trennen
2 Personen
- 46
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
Nachbereitung
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Kühlmaterialien leeren
2 Personen
- 49
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 50
Reste lagern oder entsorgen
2 Personen
- 51
Teilnehmer verabschieden
- 52
Ausgaben sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- BuffetischeAnz. 2
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 36
- WassergläserAnz. 36
- TellerAnz. 36
- BestecksetsAnz. 36
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Workshopmaterial
- FlipchartAnz. 2
- Flipchart-PapierAnz. 4
- StifteAnz. 30
- Post-itsAnz. 12
- A4-PapierAnz. 200
- StifteAnz. 36
- SeilAnz. 2
- BälleAnz. 6
- AugenbindenAnz. 15
- NamensschilderAnz. 36
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- Willkommensschild
- BallonsAnz. 30
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum, Programm und Arbeitsformen fest und buche die Workshop-Leitung, bevor du die Einladungen verschickst. Für 30 Personen sollten Raumaufteilung und Gruppengröße spätestens mit der Anmeldung geklärt sein.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Ernährungswünsche und bestätige die Teilnahme etwa 7 Tage vorher; die endgültige Anzahl gibst du dem Catering danach weiter.
- Teile die 30 Teilnehmer vorab in feste Teams ein und lege Namensschilder bereit. So vermeidest du lange Diskussionen bei der Registrierung und kannst direkt mit der ersten Übung beginnen.
- Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel mindestens 3 Tage vorher. Teste die Präsentation zusätzlich am Veranstaltungsort, weil Steckdosen und Kabelwege oft anders liegen als erwartet.
- Komme mindestens 90 Minuten vor Beginn zur Location. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle auf, richtest Workshop-Stationen und Registrierungstisch ein, kühlst Getränke und druckst den Ablaufplan aus.
Häufige Fragen
- Wie viel Vorlauf braucht eine Teambuilding-Workshop für 30 Personen?
- Plane mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein. So bleiben genug Zeit für Location, Workshop-Leitung, Einladungen, Anmeldungen und Catering. Technik und Materialien sollten spätestens 3 Tage vor dem Termin geprüft werden.
- Wann muss ich die Teilnehmerzahl an das Catering melden?
- Melde die endgültige Anzahl etwa 7 Tage vor dem Workshop. Bis dahin solltest du Anmeldungen, Absagen und Ernährungswünsche bearbeitet und die Teilnahme bestätigt haben.
- Wie früh sollte der Raum am Veranstaltungstag vorbereitet werden?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Rechne zusätzlich Zeit für Tisch- und Stuhlaufstellung, Workshop-Stationen, Registrierung, Namensschilder und einen Techniktest ein.
- Wie teile ich 30 Teilnehmer für den Workshop ein?
- Teile die Gruppe vorab in feste Teams ein, zum Beispiel fünf Teams mit je sechs Personen. Berücksichtige dabei die geplanten Arbeitsformen und drucke die Einteilung oder lege sie am Registrierungstisch aus.
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