Cómo organizar un taller de team building para 30 participantes
Para organizar este taller sin improvisaciones, empieza por cerrar el lugar, la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Después confirma quién asistirá, recoge las preferencias dietéticas y asigna los equipos con antelación. La preparación del espacio y de las dinámicas requiere más tiempo del que parece, sobre todo si necesitas proyector, sonido y varias estaciones de trabajo. El día anterior deja listas las bebidas, los nombres y los materiales; el mismo día céntrate en montar, comprobar y recibir al grupo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Reservar al coordinador del taller
- 3
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Abrir inscripciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar inscripciones
- 9
Comunicar el número definitivo
- 10
Pedir el catering
- 11
Coordinar las dinámicas
2 personas
- 12
Definir la distribución del espacio
2 personas
- 13
Comprobar los materiales
2 personas
- 14
Preparar tarjetas de nombre
- 15
Asignar los equipos por adelantado
2 personas
- 16
Imprimir el plan de trabajo
- 17
Compartir la ruta y el aparcamiento
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Confirmar el catering
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 23
Montar las estaciones del taller
3 personas
- 24
Preparar la mesa de registro
- 25
Preparar tarjetas con nombres
- 26
Probar la presentación
2 personas
- 27
Probar la música y el micrófono
2 personas
- 28
Preparar café y té
2 personas
- 29
Recepción de participantes
3 personas
- 30
Registrar la asistencia
2 personas
- 31
Dar la bienvenida y explicar el programa
2 personas
- 32
Guiar la primera actividad en grupo
3 personas
- 33
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
- 34
Guiar la segunda tarea en grupo
3 personas
- 35
Recoger los resultados
2 personas
- 36
Guiar la ronda de reflexión
2 personas
- 37
Montar el buffet
4 personas
- 38
Servir la cena
4 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Preparar el postre
2 personas
- 41
Guiar la actividad de cierre
3 personas
- 42
Despedida y anuncios
2 personas
- 43
Recoger la vajilla
3 personas
- 44
Reunir los materiales del taller
3 personas
- 45
Clasificar residuos
2 personas
- 46
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Seguimiento
- 47
Limpiar el lugar
3 personas
- 48
Vaciar los materiales de refrigeración
2 personas
- 49
Devolver el material prestado
2 personas
- 50
Guardar o tirar los restos
2 personas
- 51
Agradecer a los participantes
- 52
Recopilar gastos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasos para aguacant. 36
- Platoscant. 36
- Cubiertoscant. 36
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Material del taller
- Pizarra de hojascant. 2
- Papel para rotafoliocant. 4
- Rotuladorescant. 30
- Post-itscant. 12
- Papel A4cant. 200
- Bolígrafoscant. 36
- Cuerdacant. 2
- Pelotascant. 6
- Antifacescant. 15
- Tarjetas de nombrecant. 36
Decoración
- Mantelescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Globoscant. 30
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Limpiacristalescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y el coordinador antes de anunciar la fecha. Deja el programa definido al menos 3 semanas antes para poder abrir las inscripciones con información completa.
- Establece una fecha límite de inscripción entre 7 y 10 días antes. Así puedes confirmar el número definitivo, recoger dietas y pedir el catering para 30 personas sin cambios de última hora.
- Asigna los equipos antes del taller y prepara las tarjetas de nombre con tiempo. Con 30 participantes, seis equipos de 5 suelen ser más fáciles de organizar que repartirlos al llegar.
- Haz una prueba técnica el día anterior: proyector, pantalla, portátil, altavoz, micrófono, cables y regletas. Comprueba también que cada estación tenga rotafolio, papel, rotuladores, post-its y el material específico de las dinámicas.
- Reserva al menos 90 minutos para abrir el lugar y montar el espacio. Coloca primero mesas y sillas, después las estaciones del taller y la mesa de registro; deja el catering y las bebidas frías para el final.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de team building para 30 personas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar y al coordinador, fijar el programa, abrir inscripciones y confirmar el catering con el número definitivo.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del taller?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Comunica el número definitivo al catering y al coordinador en cuanto termine ese plazo, incluyendo las preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar el espacio el día del taller?
- Calcula al menos 90 minutos para montar mesas, sillas, estaciones, registro y equipos técnicos. Añade 30 minutos si el lugar no está familiarizado con el proyector, el sonido o la distribución prevista.
- ¿Cómo reparto a 30 participantes en equipos?
- Una opción práctica es formar 6 equipos de 5 personas y asignarlos antes de la llegada. Prepara las tarjetas de nombre y el plan de trabajo con esa distribución para evitar perder tiempo durante el registro.
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