Organiser un atelier de team building pour 30 participants

Pour 30 participants, la réussite tient surtout à l’ordre des préparatifs. Commencez par réserver le lieu et l’animateur, puis fixez la date, le programme et les modalités d’inscription. Le nombre définitif influence les équipes, le catering, l’aménagement et le matériel de chaque poste. Prévoyez aussi un temps dédié à l’installation : tables, chaises, badges, supports d’atelier et équipement de présentation doivent être prêts avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver un animateur d’atelier
3
Fixer la date et le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les inscriptions
9
Communiquer le nombre définitif
10
Commander le catering
11
Harmoniser les activités
2 personnes
12
Déterminer l’aménagement de l’espace
2 personnes
13
Vérifier le matériel
2 personnes
14
Préparer les badges nominatifs
15
Répartir les équipes à l’avance
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Partager l’itinéraire et le parking
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Confirmer le catering

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Mettre en place les postes d'atelier
3 personnes
24
Préparer la table d'inscription
25
Préparer les badges nominatifs
26
Tester la présentation
2 personnes
27
Tester la musique et le micro
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Enregistrer la présence
2 personnes
31
Accueil et présentation du programme
2 personnes
32
Animer le premier exercice de groupe
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
34
Animer la deuxième activité de groupe
3 personnes
35
Rassembler les résultats
2 personnes
36
Animer le tour de réflexion
2 personnes
37
Monter le buffet
4 personnes
38
Servir le dîner
4 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Préparer le dessert
2 personnes
41
Encadrer l’activité de clôture
3 personnes
42
Gérer les adieux et les annonces
2 personnes
43
Rassembler la vaisselle
3 personnes
44
Rassembler le matériel d’atelier
3 personnes
45
Trier les déchets
2 personnes
46
Démonter les tables et les chaises
3 personnes

Suivi

47
Nettoyer le lieu
3 personnes
48
Vider les équipements de refroidissement
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Stocker ou jeter les restes
2 personnes
51
Remercier les participants
52
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à eauqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'atelier

Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 4
Marqueursqté 30
Post-itqté 12
Papier A4qté 200
Stylosqté 36
Cordeqté 2
Ballonsqté 6
Masquesqté 15
Badges nominatifsqté 36

Décoration

Nappesqté 6
Panneau d’accueil
Ballonsqté 30

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et l’animateur avant d’envoyer les invitations, idéalement 6 à 8 semaines avant l’atelier. Sans programme confirmé, les participants s’inscrivent difficilement et les besoins techniques restent flous.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Vous aurez alors le temps de recueillir les besoins alimentaires, de répartir les 30 participants en équipes et de confirmer les inscriptions.
Communiquez le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant l’atelier, puis reconfirmez la commande la veille. Les oublis concernent souvent les régimes alimentaires signalés après la première estimation.
Préparez l’aménagement à partir des activités prévues : postes d’atelier, tables de travail, espace de circulation et zone de présentation. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, l’enceinte, le micro et les rallonges avant l’ouverture du lieu.
Installez la table d’inscription, les badges nominatifs, le déroulé imprimé et le panneau d’accueil avant l’arrivée des participants. Prévoyez au moins 60 à 90 minutes sur place pour monter les tables, les chaises et les postes d’atelier.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier team building pour 30 personnes ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu et l’animateur, fixer le programme et ouvrir les inscriptions. Gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, les équipes, le catering et la vérification du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier de team building ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’atelier. Fixez une date limite d’inscription située environ 10 jours avant l’événement.
Comment répartir 30 participants en équipes ?: Préparez les équipes avant le jour J, en fonction du nombre de postes et de l’activité choisie. Avec 30 personnes, répartissez-les en groupes équilibrés et imprimez les listes ou les badges avant l’installation.
Quand commander le catering pour 30 participants ?: Attendez d’avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires, puis communiquez le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant l’atelier. Confirmez ensuite la commande la veille et prévoyez une table de buffet accessible dès la pause.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.