Cómo organizar una feria de tatuajes y piercings

Una feria de tatuajes y piercings se organiza en un orden muy concreto: primero se cierran la fecha, el lugar y los permisos; después se confirma a los artistas y se diseña la distribución de los puestos. Las inscripciones, la comunicación y la logística de montaje deben avanzar en paralelo. El día del evento, la recepción, los pagos, la iluminación y la coordinación de las entregas suelen causar más problemas que la programación. Este plan reúne las tareas y el material necesario para no llegar tarde a esos puntos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
3
Contactar a los tatuadores
2 personas
4
Contactar con piercers
2 personas
5
Reservar música y entretenimiento
6
Reservar el catering
7
Reservar fotógrafo
8
Crear plano con stands
2 personas
9
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
10
Enviar las condiciones de participación
11
Publicar el formulario de inscripción
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Lanzar una campaña en redes sociales
2 personas
14
Distribuir carteles
3 personas
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Confirmar la lista de artistas
2 personas
18
Enviar información a los visitantes
2 personas
19
Coordinar las entregas con los participantes
2 personas
20
Contar pulseras y entradas
21
Imprimir inscripciones y formularios
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Reunir los materiales
3 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar el catering
3 personas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar accesos y salidas de emergencia
2 personas
28
Marcar los puestos
3 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Instalar los paneles del stand
3 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Distribuir de forma segura los puntos de corriente
2 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Montar el mostrador de registro
2 personas
35
Inscribir artistas
2 personas
36
Repartir acreditaciones de artista
2 personas
37
Comprobar los puestos de piercing
2 personas
38
Comprobar los puestos de tatuaje
2 personas
39
Repartir material de higiene
2 personas
40
Montar el punto de catering
3 personas
41
Preparar los aperitivos
3 personas
42
Dar briefing al personal
3 personas
43
Abrir las puertas y la entrada
3 personas
44
Registrar a los visitantes
4 personas
45
Repartir pulseras
3 personas
46
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
47
Registrar citas de tatuaje
2 personas
48
Registrar citas de piercing
2 personas
49
Realizar control de edad
2 personas
50
Distribuir información sobre cuidados posteriores
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer café y té
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
2 personas
57
Limpiar los puestos de trabajo entre sesiones
2 personas
58
Coordinar el programa del escenario
2 personas
59
Coordinar los momentos fotográficos
60
Gestionar la música durante la feria
61
Informar a los últimos visitantes
2 personas
62
Cerrar la entrada
2 personas
63
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

64
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Vaciar el punto de hostelería
3 personas
67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Desmontar mesas y sillas
4 personas
70
Desmontar las paredes del stand
3 personas
71
Retirar la decoración
2 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Recoger el material prestado
2 personas
75
Devolver los materiales
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Guardar el stock sobrante
2 personas
78
Registrar objetos perdidos
79
Recopilar facturas y recibos
80
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Paredes para standscant. 20
Mesas de maquillajecant. 12
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12
Mostrador de recepción
Cajas de almacenamientocant. 20

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Portátilescant. 3
Tabletscant. 3
Datáfonoscant. 3
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 15
Cargadores USBcant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajón de la caja registradora

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Iluminación ambientalcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Banners de la feriacant. 6
Cartel de entrada
Señales direccionalescant. 12
Carteles para artistascant. 30
Manteles de telacant. 30
Guirnaldascant. 8
Photowall
Globoscant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Rejillas de enfriamientocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de desinfectantecant. 10

Material de tatuaje y piercing

Contenedores para residuos de pantallacant. 12
Contenedores para agujascant. 12
Encimeras de acero inoxidablecant. 12
Colchonetas de trabajocant. 24
Sillas para tatuajescant. 12
Sillas para piercingcant. 6
Lupascant. 8
Vitrinascant. 12
Expositores de joyascant. 12

Registro

Credenciales para visitantescant. 1000
Pases de artistascant. 100
Pulserascant. 1000
Rollo de ticketscant. 1000
Portapapelescant. 12
Bolígrafos para la recepcióncant. 30
Portapapelescant. 12
Formularios de visitantescant. 500
Formularios de autorizacióncant. 300
Folletos de seguimientocant. 500
Caja registradora y caja de cambio

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el lugar y los permisos antes de contactar con artistas. Deja al menos 6-8 semanas para comprobar las notificaciones exigidas y corregir cualquier condición del espacio.
Confirma tatuadores y piercers antes de publicar la inscripción. Envía las condiciones de participación por escrito y fija una fecha límite de respuesta de 2 semanas.
Dibuja el plano cuando conozcas el número de puestos, no el día del montaje. Reserva pasillos claros, coloca la recepción en la entrada y comprueba con antelación dónde habrá enchufes, regletas y enrollacables.
No dejes los pagos y los formularios para la última mañana. Prepara los datáfonos, portátiles o tablets, imprime las inscripciones y cuenta las pulseras y entradas como mínimo 24 horas antes.
Cierra la logística de participantes 3-5 días antes. Coordina las entregas, confirma la lista final de artistas, recoge las preferencias dietéticas y enfría las bebidas el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de tatuajes y piercings?: Reserva entre 6 y 8 semanas para una feria pequeña o mediana. Ese margen permite tramitar permisos, confirmar artistas, publicar inscripciones, contratar catering y preparar el plano de los puestos sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Cuándo hay que confirmar a los tatuadores y piercers?: Intenta cerrar la lista de artistas al menos 3 semanas antes del evento. Envía las condiciones de participación desde el primer contacto y establece un plazo de respuesta de 14 días para poder cubrir cancelaciones.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de tatuajes?: El día anterior conviene contar entradas y pulseras, imprimir formularios, reunir el material, cargar los dispositivos, comprobar la iluminación y enfriar las bebidas. También es el momento adecuado para confirmar las entregas y el horario de montaje.
¿Cómo se organiza la distribución de los puestos?: Haz el plano cuando tengas confirmados todos los participantes y deja pasillos de al menos 1,2 metros si el espacio lo permite. Sitúa la recepción junto a la entrada, identifica cada puesto con un cartel y marca previamente las tomas de corriente y las zonas de carga.

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