Tattoo- und Piercing-Messe organisieren: der praktische Ablauf

Eine Tattoo- und Piercing-Messe steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst Ort, Datum und Genehmigungen klären, dann Künstler, Piercer und Dienstleister verbindlich buchen. Danach folgen Standplan, Teilnahmebedingungen, Anmeldeformular und Besucherwerbung. In der letzten Woche zählen Rückmeldungen, Lieferungen, Tickets und Technik. Dieser Plan hilft dir, die Reihenfolge einzuhalten und typische Engpässe bei Strom, Beleuchtung, Aufbau und Catering rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
3
Tattoo-Künstler kontaktieren
2 Personen
4
Piercer ansprechen
2 Personen
5
Musik und Unterhaltung buchen
6
Catering reservieren
7
Fotograf buchen
8
Lageplan mit Ständen erstellen
2 Personen
9
Standplätze zuweisen
2 Personen
10
Teilnahmebedingungen verschicken
11
Anmeldeformular veröffentlichen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Social-Media-Kampagne starten
2 Personen
14
Poster verteilen
3 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Künstlerliste bestätigen
2 Personen
18
Besucherinformationen versenden
2 Personen
19
Lieferungen mit den Teilnehmern abstimmen
2 Personen
20
Armbänder und Tickets zählen
21
Anmeldungen und Formulare ausdrucken
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Zugänge und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
28
Standplätze markieren
3 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Standwände aufstellen
3 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Stromanschlüsse sicher verteilen
2 Personen
33
Tontechnik anschließen
2 Personen
34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
35
Künstler anmelden
2 Personen
36
Künstlerausweise verteilen
2 Personen
37
Piercing-Arbeitsplätze kontrollieren
2 Personen
38
Tattoo-Arbeitsplätze kontrollieren
2 Personen
39
Hygienematerialien ausgeben
2 Personen
40
Gastronomiebereich einrichten
3 Personen
41
Snacks bereitstellen
3 Personen
42
Briefing für Mitarbeitende geben
3 Personen
43
Türen und Eingang öffnen
3 Personen
44
Besucher registrieren
4 Personen
45
Armbänder verteilen
3 Personen
46
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
47
Tattoo-Termine erfassen
2 Personen
48
Piercingtermine registrieren
2 Personen
49
Alterskontrolle durchführen
2 Personen
50
Informationen zur Nachsorge verteilen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
2 Personen
57
Arbeitsplätze zwischendurch reinigen
2 Personen
58
Bühnenprogramm begleiten
2 Personen
59
Fotomomente begleiten
60
Musik auf der Messe bereitstellen
61
Letzte Besucher informieren
2 Personen
62
Eingang schließen
2 Personen
63
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

64
Künstler auschecken
2 Personen
65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Gastronomiebereich leeren
3 Personen
67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
70
Standwände abbauen
3 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Location reinigen
4 Personen
73
Sanitärräume reinigen
2 Personen
74
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
75
Materialien zurückbringen
2 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
78
Fundgegenstände registrieren
79
Rechnungen und Belege sammeln
80
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 30
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
StandwändeAnz. 20
UmkleidetischeAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
AbsperrpfostenAnz. 12
Theke
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

Soundanlage
MikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 15
USB-LadegeräteAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
Kassenschale

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
LichtstativeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

MessebannerAnz. 6
Eingangsschild
WegweiserAnz. 12
KünstlertafelnAnz. 30
StofftischdeckenAnz. 30
WimpelkettenAnz. 8
Fotowand
BallonsAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KühlgitterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
DesinfektionsspenderAnz. 10

Tattoo- und Piercingmaterial

BildschirmausfallcontainerAnz. 12
NadelcontainerAnz. 12
Edelstahl-ArbeitsplattenAnz. 12
ArbeitsplatzmattenAnz. 24
Tattoo-StühleAnz. 12
PiercingstühleAnz. 6
LupenlampenAnz. 8
VitrinenschränkeAnz. 12
SchmuckdisplaysAnz. 12

Registrierung

BesucherbadgesAnz. 1000
KünstlerausweiseAnz. 100
ArmbänderAnz. 1000
TicketrollenAnz. 1000
KlemmbretterAnz. 12
TresenstifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 12
BesucherformulareAnz. 500
EinverständniserklärungenAnz. 300
NachsorgebroschürenAnz. 500
Kasse und Wechselgeldkasse

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Meldungen, bevor du Künstler zusagst. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Anforderungen an Hygiene, Gewerbe und Veranstaltungsort unterschiedlich sein können.
Erstelle den Lageplan erst, wenn du die Standflächen und benötigte Ausstattung der Künstler kennst. Weise jedem Stand einen festen Platz zu und verschicke die Teilnahmebedingungen spätestens 4 Wochen vor der Messe.
Bestätige Künstlerliste, Piercer und Lieferungen nicht nur mündlich. Fordere 7 Tage vor dem Termin eine kurze Rückmeldung zu Ankunftszeit, Standbedarf, Stromanschlüssen und Zahlungsabwicklung an.
Plane Besucherkommunikation in zwei Schritten: Einladungen und Social-Media-Werbung frühzeitig, konkrete Besucherinformationen kurz vor der Messe. Schicke Anfahrt, Einlass, Öffnungszeiten und wichtige Regeln spätestens 3 Tage vorher.
Bereite am Vortag alle Formulare, Armbänder, Tickets und Materialien in beschrifteten Boxen vor. Prüfe Soundanlage, Mikrofone, Licht, Verlängerungskabel, Kartenlesegeräte und Ersatzbatterien vor dem Einlass, nicht erst während des Aufbaus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tattoo- und Piercing-Messe organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Ort und Künstler brauchen den größten Vorlauf; Werbung und Anmeldungen können danach gezielt aufgebaut werden.
Wann sollte der Standplan für eine Tattoo- und Piercing-Messe fertig sein?: Der Standplan sollte spätestens 4 Wochen vor der Messe stehen. Dann können Teilnehmer ihren Platz, Strombedarf, Lieferungen und Aufbauzeiten noch prüfen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Tattoo- und Piercing-Messe?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter oder langen Öffnungszeiten solltest du mehr einplanen.
Wann verschickt man die Besucherinformationen?: Sende die vollständigen Informationen spätestens 3 Tage vor der Messe. Für Aussteller sollten Standplan, Aufbauzeit, Lieferhinweise und Teilnahmebedingungen bereits 4 Wochen vorher vorliegen.

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