Organiser un salon du tatouage et du piercing, étape par étape

Un salon du tatouage et du piercing se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement ouvert au public. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et définir la capacité d’accueil avant de contacter les artistes. Le plan des stands, les besoins électriques, les paiements et les formulaires doivent être réglés bien avant la communication. Cette méthode t’aide à suivre le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Contacter les tatoueurs
2 personnes
4
Contacter les tatoueurs et perceurs
2 personnes
5
Réserver la musique et les animations
6
Réserver le catering
7
Réserver le photographe
8
Créer un plan du site avec les stands
2 personnes
9
Attribuer les emplacements
2 personnes
10
Envoyer les conditions de participation
11
Publier le formulaire d'inscription
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Lancer la campagne sur les réseaux sociaux
2 personnes
14
Distribuer les affiches
3 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Confirmer la liste des artistes
2 personnes
18
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
19
Coordonner les livraisons avec les participants
2 personnes
20
Compter les bracelets et les billets
21
Imprimer les inscriptions et les formulaires
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier les accès et les sorties de secours
2 personnes
28
Délimiter les emplacements
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer les parois des stands
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Répartir les prises électriques en toute sécurité
2 personnes
33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Inscrire les artistes
2 personnes
36
Distribuer les badges des artistes
2 personnes
37
Vérifier les postes de piercing
2 personnes
38
Vérifier les postes de tatouage
2 personnes
39
Distribuer le matériel d’hygiène
2 personnes
40
Aménager le point de restauration
3 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes
43
Ouvrir les portes et l’entrée
3 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
45
Distribuer les bracelets
3 personnes
46
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
47
Enregistrer les rendez-vous de tatouage
2 personnes
48
Enregistrer les rendez-vous de piercing
2 personnes
49
Effectuer le contrôle de l’âge
2 personnes
50
Distribuer les informations sur les soins post-intervention
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Nettoyer les postes de travail entre-temps
2 personnes
58
Encadrer le programme de scène
2 personnes
59
Encadrer les séances photo
60
Assurer la musique pendant le salon
61
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
62
Fermer l'entrée
2 personnes
63
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

64
Faire le check-out des artistes
2 personnes
65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Vider le point de restauration
3 personnes
67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter les parois du stand
3 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
74
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
75
Rapporter le matériel
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Enregistrer les objets trouvés
79
Rassembler les factures et les reçus
80
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Panneaux de standqté 20
Tables de maquillageqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Accueil
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 15
Chargeurs USBqté 8
Glacièresqté 6
Tiroir-caisse

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bannières du salonqté 6
Panneau d’entrée
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux des artistesqté 30
Nappes en tissuqté 30
Guirlandes de fanionsqté 8
Mur photo
Ballonsqté 100

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Chauffes-platqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Râteliers de refroidissementqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de désinfectantqté 10

Matériel de tatouage et de piercing

Conteneurs à déchets pour écransqté 12
Conteneurs pour aiguillesqté 12
Plans de travail en acier inoxydableqté 12
Tapis de poste de travailqté 24
Chaises de tatouageqté 12
Chaises de piercingqté 6
Lampes grossissantesqté 8
Vitrines d'expositionqté 12
Présentoirs à bijouxqté 12

Inscription

Badges visiteursqté 1000
Badges des artistesqté 100
Braceletsqté 1000
Rouleaux de ticketsqté 1000
Presse-papiersqté 12
Stylos de comptoirqté 30
Presse-papiersqté 12
Formulaires visiteursqté 500
Formulaires de consentementqté 300
Brochures de suiviqté 500
Caisse et bac à monnaie

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 4 à 6 mois à l’avance. Vérifie dès cette étape les autorisations, les déclarations nécessaires, les horaires d’installation et la capacité maximale du site.
Confirme les tatoueurs et perceurs avant de publier l’inscription. Demande à chaque artiste ses besoins en table, chaise, éclairage, prises électriques et espace de rangement, puis reporte-les sur le plan du site.
Prépare le plan des stands avant d’attribuer les emplacements. Prévois des passages dégagés, une zone d’accueil visible, des panneaux directionnels et suffisamment de prises : les rallonges et multiprises sont souvent oubliées jusqu’au montage.
Ferme les inscriptions plusieurs semaines avant l’événement. Envoie ensuite les conditions de participation, recueille les besoins alimentaires et confirme la liste des artistes afin d’éviter les changements dans les derniers jours.
Prépare l’accueil la veille : bracelets et billets comptés, inscriptions et formulaires imprimés, terminaux de paiement chargés et boissons refroidies. Garde aussi des piles de rechange, des chargeurs USB et un éclairage LED pour les zones mal éclairées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du tatouage et du piercing ?: Prévois idéalement 4 à 6 mois. Ce délai laisse le temps de trouver le lieu, vérifier les autorisations, confirmer les artistes, ouvrir les inscriptions et lancer la communication.
Quand faut-il contacter les tatoueurs et les perceurs ?: Contacte-les dès que la date et le lieu sont sécurisés, idéalement 3 à 4 mois avant le salon. Demande une confirmation écrite et leurs besoins techniques avant de finaliser le plan des stands.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?: Ferme les inscriptions environ 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les dossiers, attribuer les emplacements, imprimer les documents et organiser les livraisons.
Quel matériel prévoir pour l’accueil d’un salon du tatouage ?: Prévois au minimum une table d’accueil, des chaises, des bracelets ou billets, des formulaires imprimés et un terminal de paiement par point de vente. Ajoute 10 à 15 % de consommables et de billets en réserve pour absorber les imprévus.

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