Zo organiseer je een tandheelkundig congres

Begin met de datum, locatie en het inhoudelijke programma; die keuzes bepalen vrijwel alle volgende deadlines. Benader sprekers vroeg, leg afspraken schriftelijk vast en verzamel direct hun accreditatiegegevens en presentaties. Daarna volgen inschrijving, catering, techniek en deelnemersinformatie. Plan de laatste controle niet alleen op de congresdag: naamkaartjes, congresmappen, route-informatie en audiovisuele bestanden moeten al eerder klaarstaan. Zo houd je op de dag zelf tijd over voor registratie en onverwachte wijzigingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2 personen
2
Programma en thema bepalen
3 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekerscontracten bevestigen
2 personen
5
Catering reserveren
2 personen
6
Technische ondersteuning reserveren
2 personen
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Registratielijst bijhouden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Accreditatiegegevens verzamelen
2 personen
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Programma laten drukken
16
Sprekerspresentaties verzamelen
2 personen
17
Presentaties technisch controleren
2 personen
18
Route- en parkeerinformatie maken
19
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
20
Cateringhoeveelheden bevestigen
2 personen
21
Materialen inventariseren
2 personen
22
Naamkaartjes printen
2 personen
23
Congresmappen samenstellen
3 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Presentatietechniek klaarzetten
2 personen
27
Ruimtes controleren
2 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
31
Projector en scherm aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Presentaties op laptop zetten
2 personen
34
Congresmappen klaarleggen
2 personen
35
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
36
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
37
Naamkaartjes sorteren
2 personen

Event

38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
3 personen
41
Welkomstkoffie serveren
3 personen
42
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
43
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffiepauze serveren
3 personen
46
Servies en afval verzamelen
3 personen
47
Vragenmicrofoon bedienen
48
Accreditatieaanwezigheid registreren
2 personen
49
Borrelhapjes voorbereiden
3 personen
50
Buffet voor diner opbouwen
4 personen
51
Dinerbuffet serveren
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
54
Afsluitende presentatie begeleiden
2 personen
55
Netwerkborrel verzorgen
3 personen
56
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

57
Presentatietechniek uitschakelen
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Zaal schoonmaken
4 personen
62
Meubilair terugplaatsen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Materialen tellen en verpakken
2 personen
65
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
66
Leveranciersfacturen verzamelen
67
Aanwezigheidsbewijzen versturen
2 personen
68
Bedankbericht aan sprekers sturen
69
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
Laptopladersaantal 4
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 3
Theedozenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Chafing dishesaantal 6
Tafellopersaantal 18
Kurkentrekkersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Welkomstbannersaantal 2
Richtingsbordenaantal 10
Naambordhoudersaantal 12
Tafelbordjesaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Pennenaantal 130
Notitieblokkenaantal 130
Congresmappenaantal 120
Naamkaartjesaantal 130
Lanyardsaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Tafelnummersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Afwasteiltjesaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapieraantal 48

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelplatenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenpapierrollenaantal 12
Voedselcontainersaantal 20

Tips

Leg de locatie en datum vast voordat je sprekers uitnodigt. Controleer meteen of er genoeg congresstoelen, registratietafels, buffettafels en een aparte ruimte voor catering en pauzes beschikbaar zijn.
Vraag bij de aanmelding niet alleen naam en contactgegevens, maar ook dieetwensen en accreditatiegegevens. Stel een sluitingsdatum in en controleer de registratielijst daarna minstens twee keer per week.
Plan een technische controle uiterlijk één werkdag voor het congres. Test elke laptop, projector, HDMI-kabel, microfoon en presentatieklikker afzonderlijk en leg verlengkabels, stekkerdozen en laptopladers klaar.
Vraag sprekers hun definitieve presentaties uiterlijk 48 uur vooraf aan te leveren. Controleer lettertypes, video’s, geluidsfragmenten en de volgorde van bestanden op de congreslaptop.
Bevestig de cateringhoeveelheden nadat de inschrijvingen zijn bijgewerkt, niet op basis van een oude schatting. Koel dranken vooraf, zet waterkokers en koffiekopjes klaar en maak voor de registratie een aparte tafel met naamkaartjes en congresmappen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een tandheelkundig congres?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Reserveer catering en technische ondersteuning zodra de congresdatum vaststaat; de laatste deelnemersinformatie verstuur je ongeveer 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je sprekers benaderen voor een tandheelkundig congres?: Benader de eerste sprekers 4 tot 6 maanden vooraf, zodat contracten en programmaonderdelen tijdig bevestigd zijn. Vraag de definitieve presentaties uiterlijk 48 uur voor het congres op.
Wanneer verzamel je accreditatiegegevens van deelnemers?: Vraag accreditatiegegevens direct op bij het aanmeldformulier. Controleer de ontbrekende gegevens wekelijks en sluit de controle uiterlijk 7 dagen voor het congres af, zodat registratie en verslaglegging niet op de congresdag blijven liggen.
Hoe controleer je de techniek voor een tandheelkundig congres?: Plan een volledige test uiterlijk één werkdag vooraf en herhaal een korte controle 60 minuten voor de start. Test beeld, geluid, microfoons, presentatiebestanden en aansluitingen; houd reservekabels, laders en powerbanks beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.