So organisierst du einen zahnmedizinischen Kongress

Bei einem zahnmedizinischen Kongress greifen Programm, Referenten, Akkreditierung, Technik und Teilnehmerbetreuung ineinander. Beginne deshalb mit Ort, Datum und fachlichem Schwerpunkt, bevor du Einladungen oder Anmeldungen vorbereitest. Danach folgen Verträge, Catering, Technik und die Unterlagen für die Teilnehmenden. Plane außerdem feste Fristen für Präsentationen, Ernährungswünsche und Akkreditierungsdaten ein – diese Informationen kommen sonst oft zu spät.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum festlegen
2 Personen
2
Programm und Thema festlegen
3 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Sprecherverträge bestätigen
2 Personen
5
Catering reservieren
2 Personen
6
Technischen Support reservieren
2 Personen
7
Anmeldeformular erstellen
8
Einladungen erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldeliste führen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Akkreditierungsdaten sammeln
2 Personen
14
Namensschilder entwerfen
15
Programm drucken lassen
16
Vorträge der Referenten sammeln
2 Personen
17
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
18
Routen- und Parkinformationen erstellen
19
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
20
Cateringmengen bestätigen
2 Personen
21
Materialien inventarisieren
2 Personen
22
Namensschilder drucken
2 Personen
23
Kongressmappen zusammenstellen
3 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Präsentationstechnik aufbauen
2 Personen
27
Räume kontrollieren
2 Personen
28
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
31
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Präsentationen auf den Laptop laden
2 Personen
34
Kongressmappen bereitlegen
2 Personen
35
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
36
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
37
Namenskarten sortieren
2 Personen

Event

38
Referenten empfangen
2 Personen
39
Teilnehmer registrieren
4 Personen
40
Namensschilder verteilen
3 Personen
41
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
42
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
43
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Kaffeepause servieren
3 Personen
46
Geschirr und Abfall einsammeln
3 Personen
47
Fragemikrofon bedienen
48
Anwesenheit bei der Akkreditierung registrieren
2 Personen
49
Snacks für den Empfang vorbereiten
3 Personen
50
Buffet fürs Abendessen aufbauen
4 Personen
51
Abendbuffet servieren
4 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Podiumsdiskussion moderieren
2 Personen
54
Abschließende Präsentation begleiten
2 Personen
55
Networking-Empfang betreuen
3 Personen
56
Letzte Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

57
Präsentationstechnik ausschalten
2 Personen
58
Geschirr abwaschen
3 Personen
59
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
60
Abfall sammeln
3 Personen
61
Saal reinigen
4 Personen
62
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
63
Dekoration entfernen
2 Personen
64
Materialien zählen und verpacken
2 Personen
65
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
66
Lieferantenrechnungen sammeln
67
Teilnahmebestätigungen versenden
2 Personen
68
Dankesnachricht an Sprecher senden
69
Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 120
TischeAnz. 18
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
BühnenelementeAnz. 4
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
Laptop-LadegeräteAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Catering

KaffeemaschinenAnz. 3
TeedosenAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
TischläuferAnz. 18
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
Einkäufe

Dekoration

WillkommensbannerAnz. 2
WegweiserAnz. 10
NamensschildhalterAnz. 12
TischschilderAnz. 20
BlumenarrangementsAnz. 8
StifteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 130
TagungsmappenAnz. 120
NamensschilderAnz. 130
LanyardsAnz. 130
BadgehalterAnz. 130
TischnummernAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 10
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapierAnz. 48

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlplattenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenpapierrollenAnz. 12
LebensmittelbehälterAnz. 20

Tipps

Lege Ort, Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Referenten anschließend schriftlich. Für Verträge, Vortragstitel und Präsentationen solltest du jeweils eine eigene Abgabefrist einplanen, statt alles bis zur Kongresswoche aufzuschieben.
Erstelle das Anmeldeformular mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Frage dort direkt Ernährungswünsche und benötigte Akkreditierungsdaten ab; eine separate Nachfassrunde kurz vor der Veranstaltung kostet meist viel Zeit.
Prüfe jede Präsentation spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Kongress auf Format, Bildauflösung und Ton. Teste Laptop, Projektor, HDMI-Kabel, Mikrofone und Präsentationsklicker anschließend mit genau den Dateien, die vor Ort verwendet werden.
Bestätige die Cateringmengen 5 bis 7 Tage vorher anhand der aktuellen Anmeldeliste. Berücksichtige dabei nicht nur das Mittagessen, sondern auch Kaffee, Wasser, Gläser, Tassen, Teller und Besteck für die tatsächliche Teilnehmerzahl.
Schicke Routen-, Park- und Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor Beginn. Drucke Namensschilder und Programm erst nach dem letzten Abgleich der Anmeldeliste und stelle Kongressmappen, Referentenunterlagen und Technik am Vortag bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen zahnmedizinischen Kongress organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Ort, Datum und Programm. Referenten, Catering und technische Betreuung lassen sich dann mit ausreichendem Vorlauf bestätigen.
Wann sollte ich die Referenten für den Kongress anfragen?: Frage die Referenten mindestens 4 bis 6 Monate vor dem Termin an. Lass Verträge, Vortragstitel und technische Anforderungen spätestens 4 Wochen vor dem Kongress bestätigen.
Wie viele Tage vorher müssen die Präsentationen geprüft werden?: Sammle alle Präsentationen spätestens 5 Werktage vorher ein und prüfe sie technisch. Eine zweite Kontrolle am Vortag verhindert Probleme durch nachträglich geänderte Dateien oder fehlende Kabel.
Wann soll das Catering für einen Kongress endgültig bestätigt werden?: Bestätige die Mengen 5 bis 7 Tage vor dem Kongress anhand der aktuellen Anmeldungen und Ernährungswünsche. Plane außerdem eine letzte Kontrolle von Getränken, Geschirr und Buffetaufbau am Vortag ein.

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