Cómo organizar un congreso dental sin perder detalles

Organizar un congreso dental requiere coordinar programa, ponentes, asistentes, acreditaciones, catering y tecnología en un orden concreto. Empieza fijando lugar y fecha, y después cierra el tema, el programa y los contratos de los ponentes. Las inscripciones deben abrirse con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y datos de acreditación. En la última semana, concentra las comprobaciones técnicas, los materiales de registro y la información práctica para los participantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar lugar y fecha
2 personas
2
Determinar el programa y el tema
3 personas
3
Contactar con los ponentes
2 personas
4
Confirmar los contratos de los ponentes
2 personas
5
Reservar el catering
2 personas
6
Reservar asistencia técnica
2 personas
7
Crear formulario de inscripción
8
Redactar invitaciones
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Llevar la lista de registro
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Recopilar los datos de acreditación
2 personas
14
Diseñar tarjetas de nombre
15
Imprimir el programa
16
Recopilar las presentaciones de los ponentes
2 personas
17
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
18
Preparar la información de ruta y aparcamiento
19
Enviar información a los participantes
2 personas
20
Confirmar las cantidades de catering
2 personas
21
Inventariar materiales
2 personas
22
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
23
Preparar carpetas del congreso
3 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar la técnica de presentación
2 personas
27
Comprobar los espacios
2 personas
28
Montar el mostrador de registro
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
31
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Pasar las presentaciones al portátil
2 personas
34
Preparar las carpetas del congreso
2 personas
35
Montar el punto de café y té
2 personas
36
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
37
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas

Evento

38
Recibir a los ponentes
2 personas
39
Registrar a los participantes
4 personas
40
Repartir las tarjetas con nombres
3 personas
41
Servir café de bienvenida
3 personas
42
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
43
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Servir la pausa para el café
3 personas
46
Recoger vajilla y residuos
3 personas
47
Manejar micrófono de preguntas
48
Registrar la asistencia de acreditación
2 personas
49
Preparar aperitivos
3 personas
50
Montar el buffet para la cena
4 personas
51
Servir el bufé de cena
4 personas
52
Servir comidas especiales
2 personas
53
Moderar el panel de discusión
2 personas
54
Dirigir la presentación final
2 personas
55
Atender el cóctel de networking
3 personas
56
Hacer check-out de los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

57
Apagar el equipo de presentación
2 personas
58
Lavar la vajilla
3 personas
59
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
60
Recoger la basura
3 personas
61
Limpiar la sala
4 personas
62
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
63
Retirar la decoración
2 personas
64
Contar y empaquetar el material
2 personas
65
Devolver el equipo prestado
2 personas
66
Recoger facturas de proveedores
67
Enviar los comprobantes de asistencia
2 personas
68
Enviar un mensaje de agradecimiento a los ponentes
69
Compartir presentaciones con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesascant. 18
Mesas de registrocant. 2
Mesa de oradores
Piezas de escenariocant. 4
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Cargadores de portátilcant. 4
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 130
Platos de postrecant. 130
Cubiertoscant. 130
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 12

Catering

Máquinas de cafécant. 3
Cajas de técant. 4
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de serviciocant. 8
Chafing dishescant. 6
Manteles runnerscant. 18
Sacacorchoscant. 4
Abrebotellascant. 4
Compras

Decoración

Banners de bienvenidacant. 2
Señales direccionalescant. 10
Portanombrescant. 12
Carteles de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 8
Bolígrafoscant. 130
Bloc de notascant. 130
Carpetas para congresocant. 120
Tarjetas de nombrecant. 130
Lanyardscant. 130
Portabadgescant. 130
Números de mesacant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Toallas de papelcant. 12
Papel higiénicocant. 48

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Placas refrigerantescant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Rollos de papel de cocinacant. 12
Contenedores de alimentoscant. 20

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Intenta confirmar a los ponentes y sus contratos al menos 8 semanas antes, porque sus presentaciones condicionan los horarios y las necesidades técnicas.
Abre el formulario de inscripción entre 6 y 8 semanas antes del congreso. Incluye desde el principio los datos de acreditación, las preferencias dietéticas y cualquier información necesaria para preparar las tarjetas de nombre.
Pide las presentaciones de los ponentes como máximo 3 días antes y pruébalas en el portátil, el proyector, la pantalla y la mesa de mezclas que se utilizarán en la sala. Comprueba también los micrófonos inalámbricos, los altavoces, los cables HDMI y el clic de presentación.
Confirma las cantidades de catering 3 o 4 días antes usando la lista de registro actualizada. Calcula por separado las comidas, las pausas de café, las bebidas frías y las opciones dietéticas; enfría las bebidas el día anterior si no hay servicio de catering que lo haga.
Prepara el registro y las carpetas del congreso el día anterior. Imprime las etiquetas con nombres, el programa y la información de ruta y aparcamiento, y deja juntos los cargadores, las baterías externas, las regletas y los cables alargadores para evitar búsquedas durante la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso dental?: Reserva el lugar y fija la fecha entre 3 y 6 meses antes. Para un congreso con varios ponentes, abre las inscripciones unas 6 u 8 semanas antes y deja la última semana para las comprobaciones y el montaje.
¿Cuándo hay que contactar con los ponentes?: Contacta con los ponentes después de definir el tema y el programa preliminar, idealmente entre 8 y 12 semanas antes. Confirma sus contratos y solicita las presentaciones como máximo 3 días antes del evento.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y el catering?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, según la capacidad del lugar. Confirma las cantidades de catering 3 o 4 días antes, cuando ya tengas una lista fiable de asistentes y sus preferencias dietéticas.
¿Qué hay que comprobar antes de un congreso dental?: Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y clic de presentación. También revisa el registro, las tarjetas de nombre, las carpetas y la señalización de ruta y aparcamiento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.