Organiser un congrès dentaire, étape par étape

Un congrès dentaire se prépare d’abord autour de la date, du lieu et d’un programme réaliste. Ensuite, verrouillez les intervenants, les contrats, la restauration et l’assistance technique avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations d’accréditation, les besoins alimentaires et les données de stationnement doivent être collectés assez tôt pour éviter les corrections de dernière minute. La dernière semaine sert surtout à vérifier les présentations, les badges, les quantités et le matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu et la date
2 personnes
2
Définir le programme et le thème
3 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les contrats des intervenants
2 personnes
5
Réserver le catering
2 personnes
6
Réserver l’assistance technique
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Rédiger les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Tenir la liste d'enregistrement à jour
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Collecter les données d’accréditation
2 personnes
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Faire imprimer le programme
16
Rassembler les présentations des intervenants
2 personnes
17
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
18
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
19
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
20
Confirmer les quantités de traiteur
2 personnes
21
Inventorier le matériel
2 personnes
22
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
23
Préparer les dossiers du congrès
3 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
27
Vérifier les espaces
2 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
31
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
34
Préparer les dossiers du congrès
2 personnes
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
37
Trier les badges nominatifs
2 personnes

Événement

38
Accueillir les intervenants
2 personnes
39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Distribuer les badges
3 personnes
41
Servir le café de bienvenue
3 personnes
42
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
43
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir la pause-café
3 personnes
46
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
47
Gérer le micro pour les questions
48
Enregistrer la présence à l’accréditation
2 personnes
49
Préparer des amuse-bouches
3 personnes
50
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
51
Servir le buffet du dîner
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Animer la table ronde
2 personnes
54
Encadrer la présentation de clôture
2 personnes
55
Organiser le cocktail networking
3 personnes
56
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

57
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Ranger les restes au frais
2 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer la salle
4 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Compter et emballer le matériel
2 personnes
65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
66
Rassembler les factures des fournisseurs
67
Envoyer les justificatifs de présence
2 personnes
68
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
69
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tablesqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tables de buffetqté 4
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 12

Catering

Machines à caféqté 3
Boîtes de théqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Bains-marieqté 6
Chemins de tableqté 18
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Courses

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux directionnelsqté 10
Porte-nomsqté 12
Pancartes de tableqté 20
Compositions floralesqté 8
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 130
Dossiers de congrèsqté 120
Badges nominatifsqté 130
Lanyardsqté 130
Porte-badgesqté 130
Numéros de tableqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 10
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 48

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Rouleaux d’essuie-toutqté 12
Conteneurs alimentairesqté 20

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et le programme, puis contactez les intervenants. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les confirmations et signer les contrats avant d’annoncer le congrès.
Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui recueille dès le départ les besoins alimentaires et les données nécessaires à l’accréditation. Une liste mise à jour chaque semaine évite les badges incomplets et les relances le jour J.
Demandez les présentations plusieurs jours avant le congrès et testez-les sur l’ordinateur et le projecteur prévus. Vérifiez notamment les câbles HDMI, le cliqueur, les microphones et le son avant l’arrivée des participants.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’événement : itinéraire, stationnement, horaires et modalités d’accueil. Ces détails sont souvent oubliés alors qu’ils déterminent l’heure d’arrivée réelle des participants.
Confirmez les quantités de traiteur après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Préparez les badges, les dossiers, le programme imprimé et les boissons refroidies la veille plutôt que le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès dentaire ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour coordonner le lieu, le programme, les intervenants, la restauration et la technique. Un congrès avec plusieurs sessions ou une accréditation complexe demande souvent davantage de marge.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un congrès dentaire ?: Ouvrez-les dès que le lieu, la date et le programme provisoire sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Gardez ensuite la liste à jour jusqu’à la dernière semaine pour ajuster les repas et les badges.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers au moins 7 jours avant le congrès et fixez une échéance ferme 3 à 5 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de vérifier les formats, les vidéos, les polices et la compatibilité avec le matériel.
Que faut-il préparer la veille d’un congrès dentaire ?: La veille, imprimez les badges et le programme, préparez les dossiers, contrôlez l’inventaire technique et refroidissez les boissons. Faites aussi un test complet du projecteur, des microphones, des haut-parleurs et des rallonges avant l’ouverture.

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