Zo organiseer je een Tall Ships Festival

Begin niet met de aankleding, maar met de kade, vergunning en ligplaatsen. Zodra duidelijk is welke schepen waar komen, kun je het programma, rondleidingen, catering en publieksstromen plannen. Werk daarna toe naar aanmeldingen, vrijwilligers en praktische voorzieningen zoals routeborden, tenten, stroom en informatiepunten. De laatste week draait vooral om controleren: weersverwachting, materiaal, briefing en de inrichting van het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning aanvragen
2
Ligplaatsen bevestigen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Rondleidingen plannen
2 personen
10
Catering bestellen
11
Drukwerk bestellen
12
Weersverwachting controleren
13
Bezoekersinformatie publiceren
2 personen
14
Materiaal controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Dranken koud zetten
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Routeborden voorbereiden
2 personen
19
Crewbriefing voorbereiden
2 personen
20
Kade en terrein inspecteren
3 personen
21
Tenten opbouwen
6 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
23
Infobalie inrichten
3 personen
24
Cateringbalie inrichten
4 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Routeborden plaatsen
3 personen
28
Veiligheidsafzetting plaatsen
4 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
31
Rondleidingsmaterialen klaarleggen
2 personen
32
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
33
Hapjes uitstallen
3 personen
34
Registratielijst klaarleggen
2 personen
35
Crewbriefing geven
4 personen
36
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen

Event

37
Bezoekers ontvangen
6 personen
38
Aanmeldingen afvinken
3 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Scheepsrondleidingen begeleiden
6 personen
41
Maritieme demonstraties begeleiden
4 personen
42
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
43
Hapjes serveren
4 personen
44
Dranken serveren
4 personen
45
Dranken bijvullen
3 personen
46
Koffie en thee bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
3 personen
48
Toiletten controleren
2 personen
49
Publieksvragen beantwoorden
3 personen
50
Fotomoment begeleiden
2 personen
51
Avondverlichting controleren
2 personen
52
Laatste rondleiding begeleiden
4 personen
53
Bezoekers uitzwaaien
4 personen
54
Laatste drankronde serveren
3 personen

Nazorg

55
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
56
Catering opruimen
4 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval verzamelen
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Veiligheidsafzetting verwijderen
4 personen
62
Terrein schoonmaken
5 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Koelboxen reinigen
2 personen
66
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
67
Borden en linten verwijderen
3 personen
68
Verloren voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 20
Stoelenaantal 80
Baliestandaantal 2
Tafelkleedaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 600
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 500
Dessertbordenaantal 300
Besteksetsaantal 500
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Routebordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Markeerlintaantal 6
Portofoonsaantal 8
Megafoon
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 250
Programmaflyersaantal 600
Polsbandjesaantal 600

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Maritieme vlaggenaantal 20
Touwrollenaantal 4
Krijtbordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vergunning, ligplaatsen en reserveringen als eerste vast. Plan hiervoor minimaal enkele maanden voorbereiding, omdat wijzigingen in de kade-indeling direct gevolgen hebben voor rondleidingen, catering en bezoekersroutes.
Maak het programma pas definitief nadat de schepen en rondleidingen zijn bevestigd. Zet per activiteit een starttijd, verzamelpunt en verantwoordelijke in de bezoekersinformatie, zodat de infobalie niet alle vragen hoeft op te lossen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef de cateraar het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf door. Reken vervolgens op extra porties voor onverwachte bezoekers en vrijwilligers.
Plan vrijwilligers per tijdsblok van 3 à 4 uur en houd aparte bezetting aan voor de infobalie, rondleidingen, catering en terreincontrole. Geef de crew vóór opening een korte briefing met route, veiligheidsafspraken en aanspreekpunten.
Controleer 1 à 2 dagen vooraf stroom, geluidsset, microfoons, verlengkabels en verlichting op locatie. Bouw tenten, tafels, baliestand en routeborden zo op dat bezoekers de weg vinden zonder kruising met bevoorrading of crewverkeer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Tall Ships Festival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met vergunning, ligplaatsen en reserveringen. Het programma en de vrijwilligersindeling kunnen daarna worden uitgewerkt; sluit bezoekersinformatie en catering uiterlijk 2 tot 4 weken voor het festival af.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een Tall Ships Festival?: Vraag de vergunning aan zodra datum, kade en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, meestal 6 tot 9 maanden vooraf. Controleer uiterlijk 8 weken voor de start of aanvullende documenten of veiligheidsinformatie nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Tall Ships Festival?: Maak per gelijktijdige publieksactiviteit minimaal 2 vrijwilligers vrij en voeg aparte bezetting toe voor infobalie, catering en terreincontrole. Werk met diensten van 3 à 4 uur, zodat elke post tijdens een festivaldag bezet blijft.
Wanneer richt je het terrein in voor een Tall Ships Festival?: Inspecteer kade en terrein eerst 1 à 2 dagen vooraf en bouw tenten, balies en routeborden daarna op volgens de definitieve indeling. Zet stoelen, tafels, servies en catering pas op de laatste dag klaar; controleer stroom, verlichting en geluidsapparatuur vóór opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.