Cómo organizar un Tall Ships Festival paso a paso

Un Tall Ships Festival combina barcos históricos, visitas guiadas, actividades en el muelle y mucha coordinación en tierra. Empieza por los permisos y los amarres; después fija el programa, las reservas y los turnos de voluntariado. Cuando conozcas la asistencia prevista, encarga el catering, el material impreso y el equipamiento. El montaje final debe dejar tiempo para inspeccionar el recinto, probar el sonido y preparar la recepción antes de que lleguen los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar permiso
2
Confirmar los amarres
2 personas
3
Hacer reservas
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Planificar las visitas guiadas
2 personas
10
Pedir el catering
11
Encargar material impreso
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Publicar información para visitantes
2 personas
14
Comprobar el material
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Enfriar las bebidas
2 personas
17
Preparar aperitivos
4 personas
18
Preparar señales de ruta
2 personas
19
Preparar la reunión del equipo
2 personas
20
Inspeccionar el muelle y el recinto
3 personas
21
Montar tiendas
6 personas
22
Colocar mesas y sillas
5 personas
23
Montar el mostrador de información
3 personas
24
Montar el mostrador de catering
4 personas
25
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
26
Colgar la decoración
3 personas
27
Colocar señales de ruta
3 personas
28
Colocar vallas de seguridad
4 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Conectar el equipo de sonido
2 personas
31
Preparar el material de la visita guiada
2 personas
32
Preparar café y té
2 personas
33
Montar aperitivos
3 personas
34
Preparar la lista de registro
2 personas
35
Dar la charla al equipo
4 personas
36
Realizar la revisión final del recinto
3 personas

Evento

37
Recibir a los visitantes
6 personas
38
Marcar las inscripciones
3 personas
39
Repartir el programa
2 personas
40
Guiar visitas por el barco
6 personas
41
Guiar las demostraciones marítimas
4 personas
42
Coordinar el programa musical
2 personas
43
Servir aperitivos
4 personas
44
Servir las bebidas
4 personas
45
Rellenar las bebidas
3 personas
46
Reponer café y té
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
48
Comprobar los baños
2 personas
49
Responder preguntas del público
3 personas
50
Coordinar el momento de fotos
2 personas
51
Comprobar la iluminación nocturna
2 personas
52
Guiar la última visita
4 personas
53
Despedir a los visitantes
4 personas
54
Servir la última ronda de bebidas
3 personas

Seguimiento

55
Apagar el equipo de sonido
2 personas
56
Recoger el catering
4 personas
57
Lavar la vajilla
3 personas
58
Recoger la basura
4 personas
59
Recoger mesas y sillas
5 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Retirar el vallado de seguridad
4 personas
62
Limpiar el recinto
5 personas
63
Inventariar materiales
2 personas
64
Devolver los objetos prestados
2 personas
65
Limpiar neveras portátiles
2 personas
66
Guardar el stock restante
2 personas
67
Retirar los carteles y las cintas
3 personas
68
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 10
Bancoscant. 20
Sillascant. 80
Mostrador de recepcióncant. 2
Mantelcant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 600
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 500
Platos de postrecant. 300
Cubiertoscant. 500
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 8
Vallas de separacióncant. 20
Cinta de señalizacióncant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Megáfono
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Pegatinas con nombrecant. 250
Folletos del programacant. 600
Pulserascant. 600

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas marítimascant. 20
Rollos de cuerdacant. 4
Pizarrascant. 8
Decoración de mesacant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Termoscant. 8
Cubiterascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y los amarres antes de publicar el programa. Reserva al menos 4 semanas para confirmar accesos, zonas de montaje y condiciones de seguridad del muelle.
Define las visitas guiadas por franjas horarias y limita las inscripciones a la capacidad real. Asigna un voluntario a cada punto de acceso y prepara una lista de espera si se llenan.
Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confirma el número final al catering entre 5 y 7 días antes. Calcula también vajilla, vasos reutilizables, bandejas y pinzas de servir.
Haz una reunión del equipo entre 7 y 10 días antes y otra en la mañana del festival. Revisa especialmente el pronóstico, las rutas señalizadas, los cables, las regletas y las baterías externas.
Monta las carpas, mesas, bancos, sillas y mostradores antes de colocar la decoración. Deja como mínimo 2 horas para inspeccionar el muelle, probar micrófonos y sonido, enfriar las bebidas y completar la información para visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Tall Ships Festival?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes, porque los permisos, los amarres y las reservas condicionan todo el programa. Deja las confirmaciones finales, el catering y el material impreso para la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para las visitas guiadas?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes para poder asignar horarios, voluntarios y listas de espera. Guarda algunos huecos para incidencias o visitantes que se incorporen el mismo día.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el recinto?: Reserva al menos 2 horas para carpas, mesas, sillas, mostradores, señalización y decoración. Añade tiempo para inspeccionar el muelle y hacer una prueba completa del sonido y los micrófonos.
¿Cuándo se debe comprobar el tiempo y preparar un plan alternativo?: Consulta el pronóstico 7 días antes y vuelve a comprobarlo la tarde anterior y la mañana del festival. Si hay riesgo de viento o lluvia, decide entonces cómo proteger el catering, la información y el equipamiento eléctrico.

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