Organiser un Tall Ships Festival, étape par étape

Un Tall Ships Festival se prépare d’abord à quai, puis autour de l’accueil du public. Commence par obtenir les autorisations et confirmer les emplacements d’amarrage avant de réserver les prestataires ou d’annoncer le programme. Ensuite, organise les inscriptions, les bénévoles, les visites guidées et la restauration. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le matériel, la signalétique et les branchements électriques sur le site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Confirmer les emplacements d’amarrage
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Établir le programme
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Planifier les visites guidées
2 personnes
10
Commander le catering
11
Commander les imprimés
12
Vérifier les prévisions météo
13
Publier les informations aux visiteurs
2 personnes
14
Vérifier le matériel
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer les en-cas
4 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
19
Préparer le briefing de l'équipe
2 personnes
20
Inspecter le quai et le site
3 personnes
21
Monter les tentes
6 personnes
22
Installer les tables et les chaises
5 personnes
23
Aménager le comptoir d’information
3 personnes
24
Aménager le comptoir traiteur
4 personnes
25
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
28
Installer la barrière de sécurité
4 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Raccorder le matériel audio
2 personnes
31
Préparer le matériel de visite guidée
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
34
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
35
Faire le briefing de l'équipe
4 personnes
36
Effectuer la dernière inspection du site
3 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
6 personnes
38
Cocher les inscriptions
3 personnes
39
Distribuer le programme
2 personnes
40
Encadrer les visites du bateau
6 personnes
41
Encadrer les démonstrations maritimes
4 personnes
42
Encadrer le programme musical
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
4 personnes
44
Servir les boissons
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
47
Vider les poubelles
3 personnes
48
Vérifier les toilettes
2 personnes
49
Répondre aux questions du public
3 personnes
50
Animer le moment photo
2 personnes
51
Vérifier l’éclairage du soir
2 personnes
52
Accompagner la dernière visite guidée
4 personnes
53
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes
54
Servir le dernier tour de boissons
3 personnes

Suivi

55
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
56
Ranger le service traiteur
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Retirer la barrière de sécurité
4 personnes
62
Nettoyer le site
5 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Nettoyer les glacières
2 personnes
66
Ranger le stock restant
2 personnes
67
Retirer les panneaux et les rubans
3 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 20
Chaisesqté 80
Comptoir d'accueilqté 2
Nappeqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 500
Assiettes à dessertqté 300
Couvertsqté 500
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 250
Flyers du programmeqté 600
Braceletsqté 600

Éclairage

Guirlandes LEDqté 10
Lampes LEDqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux maritimesqté 20
Rouleaux de cordeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Décoration de tableqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence au moins 12 semaines avant le festival par les autorisations et les emplacements d’amarrage. Sans confirmation du quai, les réservations, le programme et les informations aux visiteurs restent fragiles.
Bloque le programme avant d’envoyer les invitations. Prévois les créneaux des visites guidées, puis traite les inscriptions et recueille les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant l’événement.
Répartis les bénévoles par postes et par horaires, pas seulement par mission. Organise un briefing de 20 à 30 minutes avant l’ouverture, avec les rôles à l’accueil, à la restauration et sur les quais.
Inspecte le quai et le site la veille du montage. Vérifie les tentes, tables, bancs, chaises, comptoirs, panneaux de direction, sonorisation, rallonges et multiprises avant l’arrivée du public.
Ne laisse pas les boissons et les en-cas au dernier moment. Mets les boissons au frais le matin même, prépare les plateaux et la vaisselle avant l’ouverture, et consulte les prévisions météo 48 heures puis 6 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Tall Ships Festival ?: Prévois au minimum 12 semaines pour un événement avec plusieurs navires, des autorisations et des visites guidées. Commence encore plus tôt si les emplacements d’amarrage ou les réservations dépendent d’autres organismes.
Quand faut-il demander l’autorisation pour un Tall Ships Festival ?: Dépose la demande dès que le site et les dates sont envisagés, idéalement 12 à 16 semaines avant le festival. Attends la confirmation avant de publier le programme ou d’envoyer les invitations.
Quand commander le catering pour un Tall Ships Festival ?: Commande la restauration environ 3 à 4 semaines avant l’événement, après avoir consolidé les inscriptions et les besoins alimentaires. Confirme les quantités et l’horaire de livraison 7 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un Tall Ships Festival ?: Inspecte le quai, les accès, les tentes, le mobilier, la signalétique et les branchements électriques la veille. Vérifie aussi la météo à 48 heures et à 6 heures pour ajuster l’installation et le briefing de l’équipe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.