Tall Ships Festival organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Genehmigungen und bestätige die Liegeplätze zuerst. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, weil Änderungen an Hafenflächen oder Zufahrten später fast alle weiteren Entscheidungen beeinflussen.
• Stelle das Programm erst nach der Flächenplanung zusammen. Lege für Führungen, Infostand und Catering feste Zeitfenster fest und veröffentliche Besucherinformationen spätestens 7 Tage vor dem Festival.
• Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Übersicht. Bestelle das Catering nach bestätigten Personenzahlen und ergänze pro Essensausgabe etwa 5 bis 10 Prozent Reserve.
• Teile Freiwillige in Schichten mit klaren Treffpunkten ein. Ein Crew-Briefing von 20 bis 30 Minuten vor Öffnung reicht oft aus, wenn dort Wege, Mikrofone, Wegweiser und Zuständigkeiten festgelegt werden.
• Prüfe am Vortag Gelände, Material und Wettervorhersage. Baue Zelte, Tische, Stühle und den Infostand früh auf, stelle Getränke mindestens 2 Stunden vorher kalt und teste Soundanlage, Mikrofone sowie Verlängerungskabel vor dem Besucherandrang.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Tall Ships Festival organisieren?

Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen und Liegeplätzen. Programm, Reservierungen und Catering können danach schrittweise folgen; die letzten 7 Tage dienen vor allem der Wetterprüfung, Besucherinfo und Materialkontrolle.

Wie viele Helfer braucht man für ein Tall Ships Festival?

Plane pro gleichzeitig betreutem Bereich mindestens 2 Helfer ein, zum Beispiel für Infostand, Führungen und Catering. Für Schichtwechsel solltest du zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve einrechnen.

Wann sollte man Catering für ein Tall Ships Festival bestellen?

Bestelle das Catering 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Aktualisiere die Personenzahl spätestens 5 bis 7 Tage vorher und kalkuliere 5 bis 10 Prozent Reserve.

Was muss man am Veranstaltungstag zuerst aufbauen?

Beginne mit Zelten, Stromversorgung und Wegweisern, danach folgen Tische, Stühle, Infostand und Cateringtheke. Plane für Aufbau und Funktionstest mindestens 3 Stunden vor der Öffnung ein.