Zo organiseer je een symposium zonder verrassingen

Begin met het programma en werk daarna terug vanaf de symposiumdatum. Bevestig eerst de sprekers, locatie, catering en techniek; pas daarna kun je uitnodigingen en aanmeldingen betrouwbaar plannen. Verzamel dieetwensen en presentaties ruim vóór de bijeenkomst, zodat je aantallen en apparatuur tijdig kunt aanpassen. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde registratie, geteste presentaties en een draaiboek met duidelijke tijden en verantwoordelijkheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma definitief maken
2 personen
2
Sprekers bevestigen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
5
Techniek reserveren
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op campus starten
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Sprekersinformatie verzamelen
13
Presentaties opvragen
14
Programma online publiceren
15
Naamkaartjes ontwerpen
16
Draaiboek afdrukken
17
Routebeschrijving maken
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Registratielijst controleren
2 personen
20
Naamkaartjes printen
2 personen
21
Badges sorteren
2 personen
22
Presentaties verzamelen
23
Presentaties testen
2 personen
24
Catering aantallen doorgeven
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Printmateriaal klaarleggen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Leveringen aannemen
2 personen
30
Zaal controleren
2 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Podiumtafel plaatsen
3 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Cateringbuffet inrichten
3 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Presentaties klaarzetten
2 personen
39
Beamer aansluiten
2 personen
40
Microfoons testen
2 personen
41
Licht en geluid testen
2 personen
42
Sprekers ontvangen
2 personen
43
Sprekers instrueren
2 personen
44
Registratieteam briefen
2 personen
45
Bezoekers registreren
4 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Opening aankondigen
49
Sprekers begeleiden
2 personen
50
Presentaties bedienen
51
Tijdschema bewaken
52
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Koffiepauze verzorgen
3 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Panelgesprek begeleiden
2 personen
57
Microfoons doorgeven
2 personen
58
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
59
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
60
Dinerbuffet serveren
4 personen
61
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
62
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
63
Hapjes serveren
3 personen
64
Afscheid aankondigen
65
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

67
Servies verzamelen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Buffetten afbreken
3 personen
70
Zaal leegmaken
4 personen
71
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
72
Oppervlakken schoonmaken
3 personen
73
Keuken schoonmaken
3 personen
74
Toiletten controleren
75
Verloren voorwerpen verzamelen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Apparatuur retourneren
2 personen
78
Servies retourneren
2 personen
79
Restanten opslaan
2 personen
80
Afval afvoeren
2 personen
81
Bedankmail versturen
82
Presentaties delen
83
Aanwezigheidslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 12
Podiumtafel
Krukkenaantal 6
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Presentatieklikkeraantal 2
Laserpointeraantal 2
USB-sticksaantal 4
Whiteboard
Flip-overbordaantal 2
Flip-overstandaardsaantal 2
Flip-overvellenaantal 3
Ventilatorenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 10
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumachtergrond
Bloemstukkenaantal 8
Naambordjes voor sprekersaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Registratiebord
Pennenbakjesaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksnetjesaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Maatbekersaantal 2
Scharenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Vloermoppenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Evaluatieformulierenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Balpennenaantal 120
Sprekerskaartjesaantal 10
Tafelnummerkaartenaantal 12
Presentatiebordjesaantal 10
Enveloppenaantal 20
Plakbandaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Nietmachinesaantal 3
Paperclipsaantal 4
Markersaantal 12
Pennenaantal 20

Veiligheid

Kabelmattenaantal 12
Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24
EHBO-doos

Tips

Leg het programma eerst vast en geef sprekers een uiterste datum voor hun bevestiging en presentatie. Zonder definitieve tijden kun je uitnodigingen, catering en techniek niet goed afstemmen.
Reserveer locatie, catering en techniek zodra het programma inhoudelijk staat. Controleer daarbij niet alleen stoelen en tafels, maar ook scherm, beamer, microfoons, HDMI-adapters, stekkerdozen en verlengkabels.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie vaststaan. Vraag meteen naar dieetwensen en gebruik een registratielijst die je enkele dagen voor het symposium nog controleert.
Vraag presentaties uiterlijk enkele werkdagen vooraf op en test ze met de laptop, beamer, het projectiescherm en de presentatieklikker. Neem presentaties ook mee op USB-sticks als reserve.
Plan op de dag zelf extra tijd voor registratie en techniek. Sorteer naamkaartjes vooraf, leg bewegwijzering klaar en houd een geprint draaiboek bij de registratietafel voor wijzigingen en contactgegevens.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een symposium organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om sprekers en locatie te bevestigen, uitnodigingen te versturen en aanmeldingen plus dieetwensen te verwerken.
Wanneer moet je de catering voor een symposium doorgeven?: Geef het definitieve aantal deelnemers meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf door, afhankelijk van de afspraken met de cateraar. Houd daarna enkele extra porties alleen aan als de locatie of cateraar dat toestaat.
Wanneer moet je presentaties voor een symposium verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór het symposium op en test ze daarna op de gebruikte laptop en beamer. Vraag sprekers om wijzigingen na de test niet meer rechtstreeks op het laatste moment aan te leveren.
Welke techniek heb je nodig voor een symposium?: Reken minimaal op een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en passende adapters. Voeg per spreker een microfoon toe waar nodig en leg minstens één reservekabel, stekkerdoos en USB-stick klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.