Cómo organizar un simposio sin perder el control

Organizar un simposio requiere cerrar primero el contenido y después encajar ponentes, lugar, técnica y asistentes en un calendario realista. Empieza por definir el programa final y confirmar a cada ponente antes de abrir las inscripciones. Luego reserva el espacio, el catering y el equipo audiovisual, y deja por escrito quién se encarga de cada entrega. Las presentaciones, las preferencias dietéticas y la prueba técnica suelen llegar tarde: fija fechas límite concretas para evitar cambios durante el evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el programa final
2 personas
2
Confirmar ponentes
2 personas
3
Reservar el lugar
4
Reservar el catering
5
Reservar técnica
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Lanzar la promoción en el campus
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Recopilar información de los ponentes
13
Solicitar presentaciones
14
Publicar el programa en línea
15
Diseñar tarjetas de nombre
16
Imprimir el plan de trabajo
17
Hacer indicaciones de ruta
18
Diseñar la señalización
19
Comprobar la lista de registro
2 personas
20
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
21
Clasificar acreditaciones
2 personas
22
Recopilar las presentaciones
23
Probar presentaciones
2 personas
24
Comunicar las cantidades de catering
25
Hacer la compra
3 personas
26
Preparar el material impreso
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Recibir las entregas
2 personas
30
Comprobar la sala
2 personas
31
Colocar las sillas
4 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Colocar la mesa del escenario
3 personas
34
Montar el mostrador de registro
2 personas
35
Montar el buffet de catering
3 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Colgar señalización
2 personas
38
Preparar las presentaciones
2 personas
39
Conectar el proyector
2 personas
40
Probar los micrófonos
2 personas
41
Probar la luz y el sonido
2 personas
42
Recibir a los ponentes
2 personas
43
Instruir a los ponentes
2 personas
44
Informar al equipo de registro
2 personas
45
Registrar a los visitantes
4 personas
46
Repartir el programa
2 personas
47
Servir café y té
3 personas
48
Anunciar la apertura
49
Coordinar a los ponentes
2 personas
50
Gestionar las presentaciones
51
Vigilar el horario
52
Recoger preguntas del público
2 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Organizar la pausa del café
3 personas
55
Recoger la vajilla
2 personas
56
Moderación del panel de debate
2 personas
57
Pasar los micrófonos
2 personas
58
Preparar el bufé de cena
4 personas
59
Reponer el buffet de cena
3 personas
60
Servir el bufé de cena
4 personas
61
Entregar comidas especiales
2 personas
62
Montar el aperitivo de networking
3 personas
63
Servir aperitivos
3 personas
64
Anunciar la despedida
65
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
66
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

67
Recoger la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Desmontar los buffets
3 personas
70
Desocupar la sala
4 personas
71
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
72
Limpiar superficies
3 personas
73
Limpiar la cocina
3 personas
74
Comprobar los baños
75
Recoger objetos perdidos
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver el equipo
2 personas
78
Devolver la vajilla
2 personas
79
Guardar los restos
2 personas
80
Retirar los residuos
2 personas
81
Enviar correo de agradecimiento
82
Compartir las presentaciones
83
Archivar la lista de asistencia

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 12
Mesa del escenario
Taburetescant. 6
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 3
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Clic de presentacióncant. 2
Puntero lásercant. 2
Memorias USBcant. 4
Pizarra blanca
Atril de hojascant. 2
Atriles de rotafoliocant. 2
Hojas de rotafoliocant. 3
Ventiladorescant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 10
Termoscant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Fondo del escenario
Arreglos floralescant. 8
Carteles con nombres para los ponentescant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de registro
Portalápicescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Gorros de cocinerocant. 10
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Jarras medidorascant. 2
Tijerascant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Artículos de papel

Tarjetas de nombrecant. 120
Folletos del programacant. 120
Formularios de evaluacióncant. 100
Bloc de notascant. 100
Bolígrafoscant. 120
Tarjetas para ponentescant. 10
Tarjetas con números de mesacant. 12
Carteles de presentacióncant. 10
Sobrescant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Grapadorascant. 3
Clipscant. 4
Marcadorescant. 12
Bolígrafoscant. 20

Seguridad

Alfombrillas para cablescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Linternascant. 4
Baterías de repuestocant. 24
Botiquín de primeros auxilios

Consejos

Cierra el programa y confirma a los ponentes antes de publicar el formulario de inscripción. Pide el título, la duración y la presentación definitiva con al menos 7 días de margen.
Reserva el lugar, el catering y la técnica en cuanto tengas una fecha y un aforo aproximado. Para la sala, comprueba que caben las sillas, las mesas de registro y buffet, y que hay espacio visible para la pantalla.
Publica el programa en línea junto con las invitaciones y revisa las inscripciones cada semana. Solicita las preferencias dietéticas al registrarse y comunica las cantidades finales al catering entre 3 y 5 días antes.
Haz una prueba técnica completa, no solo una prueba del proyector. Comprueba portátil, cables HDMI, adaptadores, regletas, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas y clic de presentación con las presentaciones reales.
Prepara el acceso el día anterior o con varias horas de margen: lista de registro, acreditaciones clasificadas, etiquetas con nombres, indicaciones de ruta y señalización. Imprime también el plan de trabajo para que el equipo pueda resolver incidencias sin buscar información en línea.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un simposio?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar sala, catering y técnica. Deja la última semana para confirmar asistentes, presentaciones, cantidades y señalización.
¿Cuándo se debe cerrar el programa de un simposio?: Intenta cerrar el programa al menos 6 semanas antes de la fecha. Así puedes redactar las invitaciones, publicar el formulario y promocionar el simposio en el campus sin cambiar horarios continuamente.
¿Cuándo hay que enviar las presentaciones de los ponentes?: Solicítalas con una fecha límite de 7 días antes y recopila todos los archivos en una única carpeta. Haz la prueba con el portátil y el proyector como mínimo el día anterior.
¿Cuándo se confirma el catering de un simposio?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y comunica el número final al catering entre 3 y 5 días antes. Añade después cualquier cambio urgente y verifica que haya tazas, vasos, copas y platos suficientes para el servicio previsto.

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