Ein Symposium Schritt für Schritt organisieren

Ein Symposium steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Erst werden Programm, Referenten und Veranstaltungsort festgelegt, danach folgen Anmeldung, Technik und Catering. Plane die Präsentationen und technischen Proben nicht erst für den Veranstaltungstag. Auch Namensschilder, Wegweiser und eine geprüfte Registrierungsliste sparen vor Ort viel Zeit. Mit der folgenden Reihenfolge behältst du 83 Aufgaben und 85 benötigte Gegenstände unter Kontrolle, ohne wichtige Details zwischen Einladungen und Aufbau zu verlieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Programm finalisieren
2 Personen
2
Referenten bestätigen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Catering reservieren
5
Technik reservieren
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Promotion auf dem Campus starten
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Sprecherinformationen sammeln
13
Präsentationen anfordern
14
Programm online veröffentlichen
15
Namensschilder entwerfen
16
Drehbuch ausdrucken
17
Wegbeschreibung erstellen
18
Beschilderung entwerfen
19
Registrierungsliste prüfen
2 Personen
20
Namensschilder drucken
2 Personen
21
Badges sortieren
2 Personen
22
Präsentationen sammeln
23
Präsentationen testen
2 Personen
24
Catering-Mengen durchgeben
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Druckmaterial bereitlegen
2 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Lieferungen annehmen
2 Personen
30
Saal kontrollieren
2 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Tische aufstellen
3 Personen
33
Podiumstisch aufstellen
3 Personen
34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
39
Beamer anschließen
2 Personen
40
Mikrofone testen
2 Personen
41
Licht und Ton testen
2 Personen
42
Referenten empfangen
2 Personen
43
Referenten einweisen
2 Personen
44
Registrierungsteam briefen
2 Personen
45
Besucher registrieren
4 Personen
46
Programm verteilen
2 Personen
47
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
48
Eröffnung ankündigen
49
Redner betreuen
2 Personen
50
Präsentationen betreuen
51
Zeitplan überwachen
52
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Kaffeepause organisieren
3 Personen
55
Geschirr sammeln
2 Personen
56
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
57
Mikrofone weitergeben
2 Personen
58
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
59
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
60
Abendbuffet servieren
4 Personen
61
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
62
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
63
Snacks servieren
3 Personen
64
Abschied ankündigen
65
Besucher verabschieden
2 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

67
Geschirr sammeln
3 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Buffets abbauen
3 Personen
70
Saal räumen
4 Personen
71
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
72
Oberflächen reinigen
3 Personen
73
Küche reinigen
3 Personen
74
Toiletten kontrollieren
75
Fundsachen sammeln
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
78
Geschirr zurückbringen
2 Personen
79
Reste einlagern
2 Personen
80
Abfall entsorgen
2 Personen
81
Dankesmail versenden
82
Präsentationen teilen
83
Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 100
TischeAnz. 12
Podiumstisch
HockerAnz. 6
RegistrierungstischAnz. 2
BuffetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
PräsentationsklickerAnz. 2
LaserpointerAnz. 2
USB-SticksAnz. 4
Whiteboard
FlipchartAnz. 2
Flipchart-StänderAnz. 2
FlipchartblätterAnz. 3
VentilatorenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 10
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
BlumenarrangementsAnz. 8
Namensschilder für SprecherAnz. 8
WegweiserAnz. 12
Anmeldebrett
StiftehalterAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochhaubenAnz. 10
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
MessbecherAnz. 2
ScherenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
BodenwischerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Papierwaren

NamensschilderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
EvaluierungsformulareAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
KugelschreiberAnz. 120
SprecherkärtchenAnz. 10
TischnummernkartenAnz. 12
PräsentationsschilderAnz. 10
UmschlägeAnz. 20
KlebebandAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
TackerAnz. 3
BüroklammernAnz. 4
MarkerAnz. 12
StifteAnz. 20

Sicherheit

KabelmattenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24
Erste-Hilfe-Kasten

Tipps

Finalisiere das Programm, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige alle Referenten schriftlich und fordere ihre Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an, damit Namen, Zeiten und technische Anforderungen noch korrigiert werden können.
Veröffentliche das Anmeldeformular früh und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche mindestens 5 Tage vor dem Symposium und gib die endgültigen Catering-Mengen danach an den Anbieter weiter.
Plane die Technik als eigenen Prüfpunkt: Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult müssen zusammen getestet werden. Führe den vollständigen Präsentationstest spätestens am Vortag durch.
Richte die Ankunft der Gäste separat vom Buffet ein. Ein Registrierungstisch, sortierte Badges, eine geprüfte Teilnehmerliste sowie gut sichtbare Wegbeschilderung verhindern Warteschlangen in den ersten 15 Minuten.
Drucke Drehbuch, Namensschilder und Präsentationen nicht erst am Morgen aus. Lege alle Unterlagen am Vortag bereit und plane beim Aufbau zusätzlich Verlängerungskabel, Stromanschlüsse, Sitzordnung sowie Tische für Registrierung und Buffet ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Symposium organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Programm, Referenten, Location, Technik, Catering und Einladungen in der richtigen Reihenfolge koordinieren.
Wann sollte man die Referenten für ein Symposium bestätigen?: Bestätige die Referenten, bevor das Programm veröffentlicht und die Einladung verschickt wird, am besten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Fordere Präsentationen und Sprecherinformationen spätestens 7 Tage vorher an.
Wie viel Catering braucht man für ein Symposium?: Ermittle die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und der Dauer des Programms. Gib die endgültige Zahl nach Erfassung der Ernährungswünsche etwa 5 Tage vorher an, statt nur nach der Raumkapazität zu bestellen.
Wann sollte man die Technik für ein Symposium testen?: Teste alle Präsentationen, Kabel, Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und den Beamer spätestens am Vortag. Halte zusätzlich am Veranstaltungstag 60 bis 90 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest frei.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.