Comment organiser un symposium, étape par étape

Organiser un symposium demande surtout de verrouiller les dépendances dans le bon ordre. Commencez par le programme, le lieu et les intervenants, puis ouvrez les inscriptions une fois les informations essentielles confirmées. Les dernières semaines servent à rassembler les présentations, tester la technique et ajuster le traiteur selon les inscrits. Ce plan vous aide à passer de la préparation générale au déroulement précis du jour J, sans attendre la dernière minute pour les badges ou la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Confirmer les intervenants
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le catering
5
Réserver la technique
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Lancer la promotion sur le campus
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Rassembler les informations sur les intervenants
13
Demander les présentations
14
Publier le programme en ligne
15
Concevoir les badges nominatifs
16
Imprimer le déroulé
17
Rédiger l’itinéraire
18
Concevoir la signalétique
19
Vérifier la liste d'inscription
2 personnes
20
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
21
Trier les badges
2 personnes
22
Rassembler les présentations
23
Tester les présentations
2 personnes
24
Communiquer les quantités au traiteur
25
Faire les courses
3 personnes
26
Préparer le matériel imprimé
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Recevoir les livraisons
2 personnes
30
Vérifier la salle
2 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables
3 personnes
33
Installer la table de scène
3 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Préparer les présentations
2 personnes
39
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
40
Tester les microphones
2 personnes
41
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
42
Accueillir les intervenants
2 personnes
43
Briefer les intervenants
2 personnes
44
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer le programme
2 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Annoncer l'ouverture
49
Accompagner les intervenants
2 personnes
50
Animer les présentations
51
Veiller au planning
52
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Assurer la pause café
3 personnes
55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
56
Animer le débat
2 personnes
57
Passer les microphones
2 personnes
58
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
59
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
60
Servir le buffet du dîner
4 personnes
61
Servir les repas adaptés
2 personnes
62
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
63
Servir des amuse-bouches
3 personnes
64
Annoncer le départ
65
Reconduire les visiteurs
2 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

67
Rassembler la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Démonter les buffets
3 personnes
70
Vider la salle
4 personnes
71
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
72
Nettoyer les surfaces
3 personnes
73
Nettoyer la cuisine
3 personnes
74
Vérifier les toilettes
75
Rassembler les objets perdus
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Retourner le matériel
2 personnes
78
Retourner la vaisselle
2 personnes
79
Ranger les restes
2 personnes
80
Évacuer les déchets
2 personnes
81
Envoyer un e-mail de remerciement
82
Partager les présentations
83
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 12
Table de scène
Tabouretsqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Cliqueur de présentationqté 2
Pointeur laserqté 2
Clés USBqté 4
Tableau blanc
Panneau de paperboardqté 2
Supports pour paperboardqté 2
Feuilles de paperboardqté 3
Ventilateursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Fond de scène
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifs pour les intervenantsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’inscription
Pots à stylosqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Charlotte de cuisineqté 10
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Papeterie

Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Formulaires d’évaluationqté 100
Blocs-notesqté 100
Stylos à billeqté 120
Cartes des intervenantsqté 10
Cartes de numéros de tableqté 12
Panneaux de présentationqté 10
Enveloppesqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésif double faceqté 4
Agrafeusesqté 3
Trombonesqté 4
Marqueursqté 12
Stylosqté 20

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4
Piles de rechangeqté 24
Trousse de premiers secours

Conseils

Bloquez d’abord le lieu, le traiteur et la technique, puis confirmez les intervenants avant d’envoyer les invitations. Sans ces éléments, le programme publié risque de changer plusieurs fois.
Ouvrez les inscriptions dès que la date, les horaires et le programme provisoire sont fiables. Prévoyez une question sur les besoins alimentaires et arrêtez les quantités du traiteur au moins 3 à 5 jours avant le symposium.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 7 jours avant l’événement. Rassemblez-les sur un même ordinateur, testez les fichiers avec le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste d’inscription, puis triez-les par ordre alphabétique ou par groupe. Imprimez aussi le déroulé, l’itinéraire et la signalétique au moins 24 heures avant l’accueil.
Faites un essai dans la salle la veille ou le matin même : microphones, haut-parleurs, table de mixage, multiprises, rallonges et ventilation. Vérifiez également les tables d’inscription et de buffet, les chaises et la vaisselle avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un symposium ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et la technique, confirmer les intervenants, promouvoir l’inscription et relancer les présentations avant la dernière semaine.
Quand ouvrir les inscriptions pour un symposium ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la date, dès que les horaires et les principaux intervenants sont confirmés. Fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et finaliser les quantités.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au plus tard 7 jours avant le symposium et fixez une échéance précise. Gardez une journée pour vérifier les formats, tester les vidéos et réunir tous les fichiers sur l’ordinateur prévu pour les projections.
Quand préparer les badges et la signalétique ?: Préparez les modèles 1 à 2 semaines avant, puis imprimez les badges après la clôture des inscriptions. Faites la vérification finale et installez la signalétique au plus tard la veille, afin de corriger les noms ou les directions manquantes.

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